最近，专业媒体BizBash与会展技术公司Stova联合发布了一项白皮书，深入探讨了在成本不断攀升和活动策划复杂性增加的当下背景下，如何通过有效追踪关键指标来确保会议和活动的成功举办。文章强调了准确测量数据的重要性，这有助于活动主办方洞察受众参与度、满意度和活动的整体影响，进而优化策略并证明投资回报率（ROI）。

• 职业角色：受访者中，有25%担任高层职位，如创始人、总裁或C级高管。此外，23%是活动总监，22.6%是活动经理，16.3%是活动策划者，这表明大多数受访者直接参与日常的活动执行和管理。

• 行业分布：受访者来自不同的行业，包括公司（34.8%）、协会（12.7%）、体验式代理机构（12.2%）、活动供应商（7.7%）、活动技术公司（6.3%）、目的地（6.8%）和场地（5%）等，这显示了调查覆盖了会展行业的广泛领域。

• 活动策划和预算：受访者中有68%负责每年10场或更多的活动。他们的活动预算规模也各不相同，从少于25万美元（28.9%）到超过100万美元（35.3%）不等。

主要数据、观点或结论

• 调查结果显示，78.7%的受访者收集和分析活动数据的主要目标是改善活动策划和执行。

• 69.7%的受访者表示，展示活动影响和投资回报是他们的主要目标。

• 出席人数（74.2%）、参与者反馈调查结果（65.6%）、销售收入（54.8%）和投资回报（50.7%）是衡量活动成功的最常用指标。

• 80.5%的受访者通过活动后的调查收集参与者的反馈和见解。

• 67.4%的受访者在每次活动后分析数据并至少进行一些调整。

• 51.8%的受访者在每次活动后向利益相关者展示数据和指标。

• 改善活动策划和执行：78.7%的受访者表示，他们收集和分析活动数据的主要目标是为了提高活动策划和执行的质量。

• 为未来活动策略提供信息：74.7%的受访者强调数据在塑造长期规划中的重要性。

• 展示活动影响和投资回报（ROI）：69.7%的受访者提到，他们的主要目标之一是展示活动的影响和投资回报，以证明开支的合理性并验证活动的有效性。

• 开发定向广告：约18%的受访者指出，收集活动数据的一个主要目标是开发定向广告，这对于那些协调客户、潜在客户和盈利性或协会会议和展览的组织者尤其有用。

• 出席人数：74.2%的受访者追踪出席人数，这对于衡量兴趣和参与度至关重要。

• 参与者反馈调查结果：65.6%的受访者使用参与者的反馈调查来直接了解与会者的满意度和改进领域。

• 销售收入：54.8%的受访者追踪销售收入，这是评估活动财务成功的一个重要指标。

• 投资回报（ROI）：50.7%的受访者追踪投资回报，以评估活动的整体影响。

• 社交媒体参与度：54%的受访者追踪社交媒体参与度，这为了解参与者的体验和活动的覆盖范围提供了更广泛的视角。

• 潜在客户生成：43.4%的受访者追踪潜在客户生成情况，这对于理解活动在推动业务增长和实现特定营销目标方面的有效性至关重要。

• 转化率：31.2%的受访者追踪转化率，这也是衡量活动效果的关键指标之一。

总的来说，数据采集的目的是为了通过精确的数据分析来优化活动策略，提高活动质量，并确保活动能够达到预期的效果和投资回报。但是参与者之间的互动深度、质量、频度数据还没有获得足够的重视。总体而言，通过这些数据，策划者可以更好地理解受众的需求和偏好，从而提升活动的整体表现。

• 活动管理软件平台（Event Management Software Platform）：好消息是，82.4%的受访者使用调查和其他反馈形式，但只有46.6%的策划者利用他们的活动管理软件平台进行数据分析。这表明平台的能力还需要用好用足。

• 会后调查（Post-Event Surveys）：80.5%的受访者表示，他们使用活动后的调查来收集结构化和详细的直接反馈。这在个人数据保护法规日益重要的当下尤为重要。

• 社交媒体监控（Social Media Monitoring）：45.3%的受访者通过监控社交媒体来捕获实时反应和广泛受众的更广泛情绪，这对未来的活动策划（如会议主题、用户体验等）可能非常有益。

• 现场问卷采集站（On-Site Feedback Stations）：34%的策划者使用现场反馈站，这为与会者在活动期间提供了立即分享想法的便捷方式，并允许组织者即时调整活动。

• 焦点小组（Focus Groups）：23.1%的策划者利用焦点小组来获取深入的定性见解，这允许更详细的讨论和对与会者观点的细致理解。

• 社交媒体分析工具（Social Media Analytics Tools）：43.9%的受访者使用社交媒体分析工具来收集数据。

• 客户关系管理（CRM）平台：36.2%的受访者使用CRM平台来跟踪和分析数据。

• 其他方法：包括利用先进的报告工具和人工智能的强大数据分析能力来识别可能未立即显现的模式和趋势。

• 成本上升对预算的影响：63.8%的受访者报告称，2024年他们的总体预算有所增加，这反映了成本上升对活动预算的直接影响。

• 预算增减的差异性：尽管大部分受访者经历了预算增加，但也有36.2%的受访者指出他们的总预算实际上减少了，这表明不同组织和行业领域面临的财务压力存在差异。

• 技术成本上升导致考虑虚拟活动：由于现场视听和制作技术成本的显著增加，一些策划者考虑将活动转为虚拟形式，尽管高质量的虚拟体验也伴随着高成本。

• 数据分析对预算增加的贡献：41.8%的受访者认为，预算增加归因于有效的数据收集、分析和报告工作。这强调了利用数据展示活动价值是确保必要资金的重要性。

• 数据分析与预算调整的关联：大多数受访者（67.4%）在每次活动后分析数据并至少进行一些调整，这表明数据分析对于优化活动预算分配和提高资源使用效率具有重要作用。

• 数据展示的频率：51.8%的受访者在每次活动后向利益相关者展示数据和指标，而20.8%的受访者则按季度展示，这表明定期的数据回顾和沟通是常见的做法。

• 展示ROI的挑战：最大的挑战之一是向利益相关者展示具体的ROI数字，因为多种因素可能影响广泛的ROI计算。

• 替代方案 - 目标回报（ROO）：鉴于ROI计算的复杂性，提出了使用目标回报（ROO）作为替代方案，特别是在可以进行参与者的前后测试时。利益相关者可以根据ROO计算，结合他们对会议范围之外因素的了解和考虑，自行估计财务影响。

• 活动策划团队和他们的执行利益相关者需要使用正确的工具追踪正确的活动指标，以应对财务压力。

• 通过利用现有数字会展管理平台的全部功能，策划者可以收集和分析更深入、更精确的数据，从而提升活动质量和效果，但是平台数据还没有用好用足，还没有榨干渣净。

• 详细的活动数据结果展示可以成为确保更多预算和财务报账的催化剂。

• 即使成本上升，通过先进的数据收集方法，可以证明开支的合理性并优化活动策略。

• 活动ROI的展示通常侧重于出席人数、销售收入、参与者反馈趋势和大致的财务回报，而参与者之间的互动(engagement)、社交媒体参与度的关注度还有待提高。

在不断变化的市场环境中，如何利用数据来优化活动策划、执行和评估，以及如何更有效地与利益相关者沟通活动的价值？数据分析的作用越来越重要，甚至是获取活动预算的关键。