对于会议中心而言，使用率（Occupancy）作为关键绩效指标（KPI）具有某种优雅的简洁性。这一个指标就能揭示一切——你是否繁忙、是否繁荣甚至盈利、你的运营是否提供稳定的就业基础，以及你的业务是否为城市酒店、餐厅和娱乐场所吸引大量外地访客——或者恰恰相反。

高使用率会赢得赞誉、增加收入、支持进一步投资，并在预订活动时拥有一定的选择余地。低使用率则会招致审查，往往是负面的，质疑最初投资的明智性，会议中心管理层和支持者的反应通常会显得不安和紧张。

然而，使用率作为绩效指标是无法回避的。作为运营者，你应该关注它、理解它，并知道如何应对和使用它。

使用率的计算并不复杂。以酒店业使用的方法为模型是一种简单而合理的方式。酒店使用的绩效指标基于《酒店业统一会计制度》（Uniform System of Accounts for the Lodging Industry），这些标准久经考验，被酒店业广泛接受：

对于酒店，使用率是指在特定时间段内已售客房占可用客房的百分比。

供应量（可用客房数） = 酒店客房数 × 当月天数

需求量（已售客房数） = 酒店售出的客房数，不包括免费房或"未入住"房间

使用率 = 需求量 / 供应量

酒店的报告期通常按月度和季度统计，并计算年度累计平均值。需要注意的是，使用率不适用于酒店的其他部分，如会议室。酒店的核心业务是销售客房，因此使用率指标仅与核心业绩相关。

会议中心的使用率测量应该与酒店非常相似。由于会议室有时被视为与展厅不同，所有可出租空间（会议室、宴会厅和展厅）都应以平方英尺（或平方米）表示。

供应量（可用空间） = 在给定时间段内可用的平方英尺数（会议室、宴会厅和展厅面积总和）

需求量（已租赁/许可空间） = 在同一时间段内已租赁/许可的平方英尺数（会议室、宴会厅和展厅面积总和）

使用率 = 需求量 / 供应量

假设你的会议中心在9月份租出了150,000平方英尺的空间，租用时间为17天。你的中心每天有300,000平方英尺可供出租，那么：

9月使用率 = (150,000平方英尺 × 17天) / (300,000平方英尺 × 30天)

使用率 = 2,550,000 / 9,000,000 = 28.4%

值得注意的是，有些会议中心使用一种荒谬且完全错误的方法。在这些情况下，无论使用率多么小，该时间段都被视为100%占用。这不仅是自欺欺人，更是严重歪曲事实。

当考虑像中心扩建这样的重大资本投资时，使用率总是会受到质疑。如果董事会成员不质疑它，银行家肯定会。在衡量如此重要的指标时，总会有区别、影响和复杂性。了解这些并准备好理性解释至关重要。最好有其他绩效指标作为支持。

1. 活动布展和撤展日
   这些日子应被视为占用日。这正是一个中心的某项活动使用率可能不等于另一个中心的地方。低使用率中心 ：通常会允许更多的布展和撤展日，甚至可能免费或打折这些额外天数高使用率中心 ：积极的日期/时间管理意味着要争取更多活动，因此布展和撤展天数会被积极谈判两个会议中心之间的差异可能微不足道，但这是一个值得理解的重要区别。

2. 净面积与毛面积比率
   如果展厅的净面积利用率长期偏低，这会削弱使用率作为关键绩效指标的价值吗？答案是肯定的。在纽约贾维茨中心（Javits Center）的运营经验中，他们总是测量展厅的净面积与毛面积比率（以百分比表示）。其目的是监控净面积绩效。较低的净毛比率往往会引起与活动可能正在衰退的展会经理的讨论。建议 ：将净毛比率与使用率并行测量。

3. 活动质量问题
   使用率对活动质量是"不可知"的。诚然，有些低质量活动，如电子批发商或跳蚤市场类型的消费者活动。让质量问题在其他绩效指标中体现，例如每净平方英尺的服务收入或产生的酒店客房间夜数。

4. 在可租赁空间之外进行的活动

酒店业设定的例子适用于此。他们只测量客房占用率。客房销售是他们的核心业务，简单纯粹的使用率数据避免了扭曲和含糊其辞。会议室或宴会厅的租赁不计入酒店的使用率。

一些会议中心在正常可租赁空间（会议室、宴会厅和展厅）之外开展业务。例如，洛杉矶会议中心和贾维茨中心从影视拍摄中获得收入。除非使用会议室或展厅，否则这类业务的定价基础通常是场地费。

建议 ：保持纯粹性，将这类使用的空间排除在使用率计算之外，除非它们在固定的可租赁空间中运营。

理解使用率后，可将其作为其他关键绩效指标的统计基础：

按月比较各展厅使用率 - 作为设定租金价格的基础。许多其他商业领域（最常见的是航空旅行和酒店）都使用需求定价。你可以模拟过去几年的使用率，看看需求定价模型如何改变收入。目标当然是增加租赁收入，并为活动考虑淡季和不太受欢迎的展厅创造价格激励。据我们所知，没有会议中心将需求定价作为一致的正式定价方法。

计算每个占用日的月度和年度收入与支出 - 基于预测的使用率进行预测。

计算每个占用日的月度和年度能源使用量和成本 - 作为预测能源成本的基础，这是你最大的单项费用之一。绘制图表，你可能会对发现的结果感到惊讶。我们的猜测是结果将是非线性的。

20多年前，普华永道（PWC）宣布70%是会议中心的实际最高使用率。他们的逻辑是，会议和展会对日期和星期几有明确的要求，这是刚性要求。这些活动之间自然会有几天或更长的空档期。再加上圣诞节等假期时段，任何展会或会议都很罕见。现在活动日的可能性减少了，使70%的说法更加可信。

根据实际经验，有其他因素支持PWC的理论：

1. 建筑和设施维护变得极其困难
   延期维护清单迅速增长基础设施故障的几率增加——停电、空调故障等

2. 劳动力和员工压力
   员工最终工作时间过长有时不得不雇用缺乏经验的兼职工人，导致服务投诉休假和休息时间难以安排

3. 承包商利润压力

• 展会装饰总承包商本就利润微薄

• 可能不得不从其他城市调入额外的管理和监督人员

• 加班工资不可避免（除非在有"前8小时正常工资"工作规则的城市）

使用率是会议中心运营的核心指标，但它必须被正确理解和应用。70%的上限不是理论假设，而是基于实际运营经验得出的现实约束。对于会议中心管理者而言，关键不是盲目追求更高的使用率，而是在这个框架内优化收入、提升活动质量，并确保设施和员工的可持续运营。

在规划新建或扩建会议中心时，这一指标尤为重要。如果一个城市的会议中心长期使用率仅为30-40%，那么扩建的合理性就需要更加审慎的评估——特别是在面临人口结构变化和市场萎缩的预期时。

文献来源：

https://mtmconsult.wordpress.com/tag/maximum-practical-occupancy/

原标题： Sales and Marketing – Making Sense of Vertical Markets