会议接待工作是一场会议成功与否的关键，特别是会议规格越高、嘉宾多的大型会议和活动，面对信息同步不及时、接待资源浪费等难题，不仅带来资源浪费还会影响嘉宾体验甚至给会议带来很大的不确定性甚至是风险。如何使用31会议接待易，如何做好行程安排、接待人员保障、车辆安排、酒店安排到接送机/接送站服务等一系列工作，确保嘉宾的满意度呢？

本期培训内容是31接待易，主要包含了会议接待应用场景、31接待易系统配置和智慧接待整体的工作安排，如何从行程安排、接待人员保障、车辆安排、酒店安排等多个方面入手，为参会嘉宾提供有序、高效、高品质的接待服务，确保会议的顺利进行。同时，讲解接待工作流程与后台数据同步更新，注重与嘉宾的及时沟通，调整接待方案，以期为嘉宾提供最佳的参会体验。

31智慧接待，数据实时流转

在接待服务过程中，如何做到嘉宾满意、主办方和接待人员轻松，取得多方共赢局面？31"接待易"实现全流程数据自动流转，多角色人员高效协同。

step1:通知接待嘉宾

临近会议开始，接待方通过短信、邮件等方式告知接待服务

step2:收集接待信息

嘉宾在线填写来程和返程信息，在线同步参会数据和嘉宾信息

step3:录入接待资源

主办方录入接待员、接待酒店、接待车辆等相关信息

step4:分配接待资源

通过系统，主办方可合理安排分配接待资源，接待员及时查看接待任务

step5:来程嘉宾接机

接待员只需获取嘉宾姓名、手机号即可识别嘉宾，完成来程接机确认

step6:嘉宾酒店报到

嘉宾使用姓名和手机号，完成酒店入住确认

step7:返程嘉宾送机

嘉宾使用姓名和手机号，完成送机确认

应用场景多元，接待环环相扣

对于主办方而言：

在接待过程中，信息的收集与整理往往耗费大量时间和精力。如何收集海量嘉宾的酒店航班信息呢？接待易通过短信链接在线收集嘉宾的餐饮、住宿、行程等信息，形成清晰的接待任务，使接待工作有据可依。

step1:点击行程采集链接

临近会议通知，主办方以短信提醒嘉宾填写接待信息

step2:填写来程返程信息

参会嘉宾在接待页面填写往返程接待信息

step3:查看来程返程信息

嘉宾在其个人中心查看主办方配置的酒店和接待易信息

对于接待负责人而言：

接待负责人通过整理好的信息，在后台为嘉宾安排来程、返程，信息可前后端同步，嘉宾可在线查看行程信息。这一功能有效解决了传统接待方式中任务分配模糊、资源浪费等问题。

step1:安排接待人员

step2:安排酒店资源

step3:安排车辆资源

step4:安排班车线路

除此之外，主办方和接待负责人可进入后台，在线查看可视化接待数据，包括接机/站数据、酒店入住数据、送机/站数据，掌握整体接待进度。

对于嘉宾而言：

在“接待易”的程序中，参会嘉宾可以轻松查看航班实时动态、入住酒店、接待员信息、联系电话等行程信息。只需一键操作，信息清晰直观，嘉宾一目了然。不仅如此，当嘉宾的行程发生变动时，接待易还支持在线修改行程信息，并实时同步给接待团队。这样一来，接待团队可以及时调整工作安排，大大提高了接待成功率，确保嘉宾的接待体验。

01查看接待员信息，支持一键拨号

02查看住宿信息，入住酒店名称、入住时间，可一键拨号联系酒店接待员

03查看接送机车辆信息，可一键拨号联系司机

04查看航班/车程信息，可在线修改行程信息

对于接待员而言：

接待员在线查看接待任务，嘉宾只需要告知手机号或姓名，接待员便可以定位到嘉宾身份和对应的车辆和酒店，完成接待确认。

step1:查看分配的接待任务

01接机/站任务

02酒店入住任务

03送机/站任务

step2:确认接待工作已完成

01左滑动点击确认接待状态

02支持按照时间、接待级别、手机姓名号进行筛选

03航班晚点提醒

step3:查看未接待人员信息

怎么样我们的轻会培训是不是干货满满？31智慧接待易，不仅能解决复杂的接待任务，还能提升接待服务质量和效率，同时做到让主办方省心，让接待员放心，让嘉宾开心。