• 参展商决定不续约时，销售团队往往措手不及

• 挽回工作成本高、成功率低

• 流失后的展位空缺影响展区布局和整体招展节奏
• 
  

1.2 留存的经济学意义

• 收入可预测性提升：老参展商续约意愿强，提前锁定收入

• 销售效率提高：销售团队可以专注深耕，而非疲于"填坑"

• 展会品质稳定：老参展商熟悉流程，展区布局更连贯

• 参展商不清楚自己在展会上的投资回报

• 缺乏数据支撑的成果反馈
• 无法向内部决策者证明参展价值
  
  

• 展位位置差导致客流量低

• 到访观众质量不高，非目标客户
• 缺乏与高价值观众的有效连接
  
  

• 参展手续复杂，信息分散

• 主办方与参展商沟通不畅
• 缺乏数字化、自助式的便捷体验
  
  

• 47.4%的参展商（高+中风险）存在流失风险

• 如果主办方缺乏数据工具，这些风险将被完全忽视

• 仅靠销售人员"感觉"判断，远远不够精准

3.1 三步留存方法论

报告提出清晰的三步框架：

• 展位流量数据

• 观众互动数据（扫码、收藏、预约）

• 参展商在展会官网/APP的活跃度

• 参展商对营销工具的使用情况

• 基于数据早期识别风险

• 主动介入而非被动等待

• 分层管理：高风险重点关注，中风险预防性沟通

• 简化续约流程：一键续约、优先选位

• 提供数据报告：让参展商看到ROI

• 创造续约激励：早鸟价、优先权益

• 自动计算每位参展商的风险评分
• 基于多维度数据（历史参展记录、互动数据、支付行为等）
• 风险变化时自动预警

• 对比往年同期的招展进度

• 预测本届展会最终收入

• 及时发现异常下滑趋势

• 不仅提供数据，更提供行动建议

• 例如："228家高风险参展商中，有120家已3周未登录展会平台，建议主动联系"

• 减少获客成本投入

• 避免展位空缺造成的收入损失

• 降低销售团队的"填坑"压力

案例计算（基于5-7倍获客成本原则）：

假设挽回50家高风险参展商

平均展位费3万元

节省成本：50 × 3万 × 6倍 = 900万元

"您明年还参展吗？我们有早鸟优惠。"

• 有数据 = 专业、可信、以参展商利益为中心

• 无数据 = 推销、空洞、主办方立场

4.3 收益三：更早续约 = 可预测的收入

• CFO视角：提前预测全年收入，优化现金流管理

• 销售视角：明确差距，调整招展策略和资源配置

• 决策视角：基于数据决定是否扩大展区、增加营销预算

当你知道节奏和留存基准，你可以在收入下滑前采取行动。

05

5.1 为什么"可见性"对留存至关重要？

核心逻辑：

• 参展商的ROI很大程度取决于"被多少观众看到"

• 主办方如果不能帮助参展商提升可见性，参展商就会流失

• 可见性不仅是展位位置，更包括数字化渠道的曝光

5.2 可见性从展会官网（线上平台）开始

功能一：定制化线上展商名录

• 品牌化设计，与展会VI一致

• 每个参展商有独立页面

• 支持富媒体内容（视频、产品图、公司介绍）

功能二：观众互动功能

• 观众可以"收藏"（Save to Planner）感兴趣的参展商

• 获取展位导航（Get Directions）

• 查看展商详情（Exhibitor Details）

• 会前预约会面（Book Meeting）

• 扩大曝光：不仅限于展会现场3天，而是展前数周甚至数月

• 精准触达：只有真正感兴趣的观众才会收藏和预约

• 数据反馈：参展商可以看到有多少人访问了自己的页面

对主办方的留存价值：

• 可以向参展商展示具体的"页面浏览量、收藏数、预约量"数据

• 这些数据成为续约对话中的ROI证明

• 参展商看到效果，续约意愿自然提升

5.3 跨数字工具的统一体验

• 展位导航：观众在展馆内输入展位号，APP提供路线指引

• 展商推荐："你附近有哪些参展商或活动？"

• 收藏同步：官网收藏的参展商自动同步到APP个人日程

• 观众使用移动端频次越高，参展商获得的互动机会越多

• 主办方可以追踪每个参展商在数字渠道的表现

• 表现好的参展商看到ROI，表现差的主办方可以主动帮助改进

5.4 向上销售可见性：数字广告、展商推荐机会

参展商可以购买的数字广告位：

• 官网Banner广告："Win a new Ace Labs VR headset"（抽奖活动）

• 推送通知："Ace Labs Live Demo at Booth 8273, Thu. Mar. 14 at 1:30 PM"（活动提醒）

• 促销信息："Free Shipping Offer - Any order made during the next two weeks"（限时优惠）
• 展商推荐：limited exhibitor recommadation(机会有限） 

• 观众获益：接收到个性化、有价值的信息

• 参展商获益：显著提升展位流量和转化率

• 主办方获益：增加收入来源，同时提升参展商ROI，促进续约

留存关联：

6.1 从"销售展位"到"经营参展商生命周期"

传统会展商业模式：

招展 → 入驻服务 → 展前激活 → 展中赋能 → 展后数据反馈 → 续约 → 持续优化

• 不再是一次性交易，而是持续的服务关系

• 每个环节收集数据，用于优化下一环节

• 参展商生命周期价值（LTV）成为核心指标

6.2 建立"参展商成功"（Exhibitor Success）职能

• 不同于销售团队（负责新客获取）

• 也不同于现场服务团队（负责展期执行）

• 专注于确保参展商达成参展目标并愿意续约

• 监控参展商风险评分，主动介入高风险客户

• 帮助参展商优化展位设计、营销策略

• 提供数据报告，协助参展商内部汇报

• 收集反馈，推动展会产品迭代

• 参展商留存率（总体及分层）

• 参展商NPS（净推荐值）

• 续约时长（提前续约的周数）

• 升级率（展位面积或服务包升级比例）

6.3 数据平台是基础设施，不是可选项

主办方需要的数据能力：

数据收集：

• 参展商注册、支付、物流等交易数据

• 展会官网/移动端的浏览、互动数据

• 展位流量数据（通过RFID、蓝牙信标、人流计数器等）

• 社交媒体提及、评价数据

• 风险评分模型：基于多维度数据预测流失概率

• 财务节奏分析：对比历史数据，预测收入趋势

• 细分分析：不同行业、展位类型、参展历史的留存差异

• 自动化预警：高风险参展商触发工作流

• 个性化沟通：基于参展商画像定制续约方案

• 产品优化：识别流失原因，改进展会服务

数据平台投入：假设年费50万元

若因此提升留存率5%（50家参展商，均价3万）

节省获客成本：50 × 3万 × 6倍 = 900万元

ROI = 1700%

综合战略建议：

• 展前6-12个月：识别高价值目标客户（买家旅程思维），同时监测现有参展商风险（留存思维）

• 展前3-6个月：为目标客户提供透明的ROI数据和案例证明，为高风险参展商提供改进方案

• 展期：用数字工具提升参展商可见性，收集展位流量和互动数据

• 展后1个月：提供数据报告，简化续约流程，争取60天内锁定70%续约

• 全年持续：运营参展商社区，提供增值内容和服务，强化关系资产

7.1 立即可做（0-30天）

• 统计过去3年的参展商留存率（总体和分层）

• 计算新客获取成本 vs 老客续约成本

• 识别已经流失的高价值参展商，分析流失原因

• 连续参展年数

• 展位面积变化趋势

• 支付及时性

• 与主办方互动频次

7.2 短期投入（1-3个月）

• 评估现有展会管理系统是否具备风险分析功能

• 如不具备，调研31展览云等专业平台

• 计算投资回报：平台成本 vs 提升留存节省的获客成本

• 升级展会官网，确保每个参展商有独立页面

• 添加"收藏""预约会面"等互动功能

• 开发或优化展会APP，整合参展商名录和导航

• 在展馆部署人流计数设备（至少覆盖20%重点展位）

• 在官网和APP埋点，追踪参展商页面浏览数据

• 设计参展商满意度调研问卷（展后发送）

7.3 中期建设（3-12个月）

• 成立"参展商成功"团队或指定专人负责留存

• 制定留存KPI，纳入销售团队和运营团队考核

• 培训团队使用数据平台和风险分析工具

• 设计"参展商生命周期管理"流程，明确各阶段触点和责任人

• 建立高风险参展商干预机制（触发条件、响应时限、挽留话术）

• 简化续约流程：提供一键续约、自动选位、分期支付等便利

• 基于流失原因分析，改进展位布局、观众邀请、配套服务

• 开发数字广告包等增值产品，提升参展商ROI

• 推出"续约礼包"（如免费赠送小型会议室、优先选位权）

7.4 长期战略（12个月以上）

• 建立"展会数据中心"，整合招展、观众、现场、财务等全域数据

• 定期发布《参展商ROI白皮书》，用行业数据吸引新客，用个性化数据留住老客

• 将数据能力作为展会差异化竞争优势对外宣传

• 打造参展商社区（线上论坛+线下沙龙），提供全年价值

• 联合头部参展商共创内容（案例故事、联合营销）

• 探索"年度会员制"模式，参展商支付年费即可参加系列展会

• 探索AI呼叫中心为参展商提供7×24小时咨询服务

• 使用机器学习优化风险评分模型，提高预测精度

• 开发智能推荐系统，为参展商推荐最佳展位位置和营销策略

有1,000家参展商，年流失率25%

销售团队疲于奔命，每年需要新招250家参展商填补流失

新客获取成本高，且新参展商首年满意度低（不熟悉流程）

续约邀请发出后，被动等待参展商回复

销售："您好李总，明年的展会您还参加吗？"

参展商："我考虑考虑，今年效果不太理想。"

销售："我们明年会做更多宣传，观众肯定更多。"

参展商："好的，我们内部讨论后再联系你。"（然后就没有然后了……）

250家流失，需要新招250家

新客获取成本：250 × 3万 × 6倍 = 4,500万元

销售团队压力大，展会增长停滞

部署31展览云平台，建立数据体系

成立"参展商成功"团队，专人负责留存

展会官网，H5，小程序提供丰富互动功能

识别出230家高风险参展商

展商团队调阅数据：发现其中120家展位流量低、50家展位位置不佳、60家缺乏数字化营销

主动微信展商："李总，我们看到您今年的展位流量是280人次，低于行业平均的350人次。我们分析了原因，主要是展位位置稍偏。明年我们为您预留了主通道位置，预计可以提升50%流量。另外，我们推荐您试用数字广告包，去年使用的参展商平均增加了40%的展位预约量。"

展商店铺页（线上访问）：1427人次（同比+23%）

展位人次（线下）：400人次（同比提高43%）

观众收藏数：137次

预约洽谈：52次

展品页面浏览：1,850次

流失率从25%降至12%（仅流失120家）

节省获客成本：130 × 3万 × 6倍 = 2,340万元

提前续约率达60%，展会收入可预测性大幅提升

参展商NPS从40分提升至65分

9.1 认知升级

• 以前：疯狂招新客，忽视老客户流失

• 现在：深耕老客户，用省下的成本精准获取高价值新客

从"经验管理"到"数据管理"：

• 以前：凭销售人员"感觉"判断参展商满意度

• 现在：用风险评分、互动数据、流量数据科学决策

• 以前：卖完展位就等着下一届

• 现在：全年服务参展商，持续创造价值

9.2 会展行业的分水岭

• 建立完善的参展商数据体系

• 留存率超过85%

• 参展商生命周期价值（LTV）持续增长

• 品牌溢价能力强，展位供不应求

• 仍在"招展-流失-再招展"的恶性循环中

• 价格竞争激烈，利润率下降

• 参展商满意度低，口碑差

• 最终被淘汰或并购

9.3 最后的思考

关系是资产，数据是工具，信任是货币。

• 关系是资产：无论是买家选择有过往经验的供应商，还是老参展商续约成本远低于新客，都说明长期关系具有巨大价值
• 数据是工具：精准留存、个性化服务、ROI证明，都必须建立在数据基础上
• 信任是货币：买家和参展商都在寻找"可靠的合作伙伴"，而非"便宜的供应商"

对于会展主办方而言，问自己三个问题：

• 你知道哪些参展商有流失风险吗？（如果不知道，你需要数据平台）

• 你能向参展商证明ROI吗？（如果不能，你需要收集展位流量和互动数据）

• 你的续约流程是便捷还是繁琐？（如果繁琐，你需要数字化工具）