上周，我们说到新推出的征文系统，实现了从征文自助上传、专家管理、分配征文给专家审阅、专家意见反馈、通知上传者、修改再审阅、评价汇总归档等的系统化管理，工作人员可以从繁琐的电话通知和复杂的征文管理中解脱出来，把更多地时间用在对会议本身的思考中。

发出后，收到不少的咨询和疑问，大多是针对系统实际运用的。

 所以，这周，我们就着重了解一下，这套系统，在设计和使用的过程中，如何给会议主办方减负的？

学术会议对上传的征文都是有标准的，如摘要的字数、上传的规范、格式、提交的时间段等。现在主办方可以通过系统来进行标准化控制。

打个比方：我有场学术会议，征文收集的期间为1年，需要投稿者投递的论文附加20000字以内的word格式摘要，并填写作者信息。那我就可以在系统里做以下设置。

当用户完成大会注册后，投稿者就只能在一个标准的框架下去投稿，工作人员不用再为文档格式、信息烦恼。

这步，原先是很让工作人员头疼的步骤：要把收集到的几千份文档分给各个专家，撇开沟通成本不谈，在征文审阅过程中，专家审阅的情况、不断发出的征文是不是收到、是否能按时审完，工作人员心里都是没底的。

现在所有的征文，投稿者上传后征文都归集到统一后台，工作人员可以批量分配给各个专家。完成分配后，可以清楚地在后台看到，专家名下有多少篇论文待审阅、已审阅、是否有未读取的论文。

有人担心，专家一段时间很忙，没时间收取、审阅论文，是不是会延误处理时间？这点我们在设计产品时已经考虑进去了。

在分配时，你可以做个设置，当专家在一定时间内未接收分配给他的论文，论文将回到管理员后台重新分派。当然了，分配任务时，你也可以派系统推送短信提醒专家。这项功能设计，有效解决论文吊在“半空”的尴尬。

每个专家都有自己审阅论文的后台，每当有新的论文进来，导航上会有橘色小圆圈提示，专家不会错过。

专家可以选择接收任务，进行审阅，如果近阶段非常忙碌，也可以退回，让工作人员派遣其他专家评审。

专家可以在系统里点开论文逐一审阅，并提交意见，如“需修改、拒绝、通过”等。

系统很全面也很强大，一一说情功能比较费时，我们直接通过流程图看一下从论文上传后到分配、再到专家审阅......直到最后汇总，都融进了哪些功能：

这些原本耗费大量时间的繁琐操作都已通过系统实现了自动触发和归集，也就兑现了上次明哥提到的“把工作人员可以从繁琐的电话通知和复杂的征文管理中解脱出来，把更多地时间用在对会议本身的思考中”的系统使命。把准确、自动化留给学术会议的主办者们；繁琐的流程留给系统来为你“消化”。

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