在会议策划人的期望表中，排名最高的三项是费用、日期和会议场地。如今，价格问题决定着大多数谈判的成败。当会议策划人把费用问题当做最重要的问题来考虑时，会议中心的业务就会变得更加困难。

　　原因是什么呢?国际会议中心协会(IACC)是这样描述“会议中心”的：会议中心的特点是，一个价格包含所有的服务内容，即“完全会议打包价”或称CMP(不要和“会议专业人员认证”的CMP相混淆)，这种服务是IACC所有成员都需要提供的。因此，当会议策划者只拿费用作对比时，会议中心就可能不会被纳入考虑的范围之内，因为他们的费用在纸面上看起来显得更高。

　　但典型的情况是，会议中心一天一夜的费用所包含的服务内容，要比酒店多很多：全部会议空间、一日三餐、会间休息时不间断的咖啡供应、基本的A/V (包括LCD放映机)以及额外的赠送等等。会议中心的各种设施，都要符合IACC严格的标准，即“通用标准”的要求。这些标准涵盖了众多的细节，包括会议有关业务占酒店整个业务的百分比(60%，每个会议的平均与会人数为75或更少等)、椅子的形制、隔墙的厚度、照明设备的方式、可使用的技术以及餐饮安排等。

　　华盛顿特区的产业顾问和独立策划人Joan Eisenstodt指出，会议策划人必须知道这些标准是什么。“知道在会议完全打包方案中应该得到什么，并且确定所得到的服务中，哪些是打包标准范围内的，哪些是被强烈建议的，特别是涉及A/V和家具方面的服务内容。”她说。

　　会议中心的总经理和业务销售主管几年来一直在辛勤工作，不断地向他们的客户解释IACC与一般酒店的不同。在今天经济环境不好的情况下，他们将工作重心重新聚焦在他们已经做得最好的那些方面，并着力改进会议打包的内容，以吸引会议策划人。

战略思考

　　IACC已经成立25年了，会议中心的业主们已经战胜过多次经济萧条，并成功地维护了与客户之间的良好关系。戴维•阿诺德说，“我不知道是否有人已经想出什么新颖的方法来应对经济萧条”。戴维•阿诺德是PKF咨询公司东部首席执行官，他的专业方向就是会议中心。“他们正设法找出保持价格不变并为客户增加价值的方法。但是你不要做改变业务模式的事。”这位费城的专家警告会议中心不要采用零售的办法。“如果他们愚笨到开始单卖会议中心的客房，他们的业务就会遇到麻烦，因为这种模式无法支持会议中心高标准的会议设施。按照设计，会议中心要有超过25%的费用花在会议设施上，而一般酒店则比这个比例低，你不能让会议中心与酒店在同一个层面上去拼客房价格。

　　IACC全球委员会的主席Pompan强调，对于会议中心来说，把自己与他人区分开来，现在比以往更重要。

　　Pompan，EMCVenues公司——新泽西的一家会场选择公司的副主席，向其团队传达的信息是：“冷静地面对市场，但你应该为自己拥有一个更好、更有吸引力的产品而感高兴。”

　　要留住客户，会议中心应该再次强调他们是专门为会议而建造的，其工作人员也都是经过专业训练的，他们可以帮助会议客户在这里举办效果最好的会议。Benchmark Hospitality的董事长兼首席执行官Burt Caba as说。这家设在德克萨斯州的公司，目前在美国和日本经营着16家会议中心，还有另外两个会议中心正在建设中。

　　Caba as指出，IACC一直在努力证明会议的严肃性与创造完美会议环境的价值。“因为我们已经成长起来了，在和酒店和度假村竞争中，我们已经具备了一定的优势，这也是我们应该做到的。可以说，你在这儿既可以举办严肃的会议，还可以享受四星级酒店或度假村的优质服务。但人们对此并不清楚，会议中心有必要重申：会议中心建设的最开始也是最重要的目的，就是为了举办严肃会议，而且这此举办会议，可以最大限度地保持高层次。

来自达拉斯报道

　　在Metroplex，会议策划人可以从不同类型的会议场所中做出选择，包括位于Irving的四季度假村及俱乐部、位于Fort Worth和达拉斯城区的会展中心酒店等。在这种环境中，希尔顿DFW湖区行政会议中心将如何竞争呢?

　　这个拥有393间客房的会议中心的销售和营销总监Gay Haynes说：“面对本地的竞争对手，我们正在制定一个短期策略，我们必须检查会议打包的内容，问自己：有什么地方可以紧缩吗?我们正在按照每个用户的要求制定方案。”

　　海恩斯说，会议策划人在为今年晚些时候举办的会议摸底，但还没有真正采购。客户预订会议的时间一般在会前60～90天。“我们正在预定2月份的会议，可现在已经是2月了。”她说。“我们也在预订3月和4月的会议，但5月的会议还是空白。我们6月份有一个会议计划，这是迄今为止最让人兴奋的事儿。”

　　她说，这个能够提供63,000平方英尺空间的会议中心处于困难期已经一年了，“我们2008年4月就注意到客户开始取消会议。我希望预订量的逐步增多意味着我们即将从这段阴影中走出来。”

致会议策划者

　　既然会议中心的报价是整体打包的，Pompan强调会议策划者应当关注会议的总费用。“如果策划者要求会议中心将其报价与其它会议场地做比较，他们很可能会发现会议中心更省钱，而且提供的环境更好。”

　　很显然，整体打包价格让会议中心没有很大的回旋余地，但是他们可以调整打包方案的内容，这就是可以商量的余地。但就是这一点，很多会议中心在制定整体打包方案时已经考虑到了客户提得最多的请求：允许参会人员有一个晚上可以外出用晚餐。传统的打包方案让参会人员全程呆在会议中心里，这样在会议中心里购物的人算起帐来更准确，知道会议中心应该提供几顿饭。

　　虽然整体打包方案看起来实惠，但是仍然可以讨价还价。问问Joan Eisenstodt就知道了——他是近来与圣克鲁斯温泉度假酒店(Chaminade Resort & Spa)打交道最多的(国际会议咨询专家)，其会议中心建在加州的圣达菲，能提供12000平方英尺的修整一新的会议空间。Eisenstodt说，绝大多数会议中心不给大客户提供免费房，但是她总是要求——结果多年来她经常获得免费房。“我把免费房分开来算”，她补充说：“不算在整个打包方案里。”换句话说，某位参会者或VIP可以获得免费房，但是主办机构或个人仍然要支付会议服务费，而会议服务费是含在整体打包方案的基本收费中的。

　　策划者还应当问清楚诸如私人宴会的事情，以及客房里的无线上网或会议室里的因特网使用问题。Eisenstodt说道，“我一直和会议中心谈判——这是你如何为你的会议团队量身定制打包方案的过程。但是，我并不一定期望他们降低价格，当我把会议中心与同类型酒店的打包价格做比较，我会发现选择会议中心已经很划算了。”她提醒说。

　　如果会议中心开始降低他们的基础报价，鹏歌富达国际会计师事务所(Pannell Kerr Forster，简称PKF)的Dave Arnold不会感到惊奇。整体打包方案很划算，但是如果你有办法获得更低的打包价格，何乐而不为呢?”他说，“但是不要把打包价格拆成单项计费。如果你想单项付费，那就去酒店吧，你会获得你花了钱所应该得到的调整就像其他会议酒店一样，在经济低迷的情况下，会议中心在他们的交易中为客户提供了更多附加价值，这在会议完全打包方案中表现为附加服务内容。

　　“明智的运营商会在会议完全打包方案中放入比以往更多的服务内容”，Pompan认为，只是简单地降低会议完全打包价格是一种简单的直接反应，这是不对的。“成功的关键是使让产品拥有尽可能多的价值，我说的是副产品，不是会议完全打包方案，我指的是会议感受。”

　　位于佐治亚州的Ch teau lan会议中心的价格并没有降低，他们的网球和骑马训练中心为客户提供服务，还有一个酿酒厂和42,000平方英尺的会议空间，但是休闲奖励则被放入到了基本的打包方案中。“我们正在增加高尔夫、网球、烹饪课和酿酒厂游览等服务项目。”一位本月即将承办IACC年会的拥有275间客房的会议中心的发言人说，“这些都是我们通常收费的项目，现在必要时就免费提供。也只能这样了。”

　　弗吉尼亚州Warrenton艾利会议中心对完全会议打包方案进行了创造性的改进，他们在绿色烹饪花园或欢迎酒会上提供免费的品酒活动。“有时我们还会为某一小组提供升级服务——邀请他们共进私密晚餐。”Kathy Van Brunt说。作为销售总监，她的会议中心拥有150间客房、超过19,000平方英尺会议空间和一个2,000英亩的院落。

　　并不是每一个会议中心都会把娱乐项目添加到会议打包方案中。IAAC的许多成员们都是提供白天服务的会议中心(只提供会议室，没有客房)。这些会议中心会给会议本身提供额外的服务内容，如网络连接。“我们正在增加更多的网络接入和一些视听、舞台等方面的服务项目。”Techmart网络会议中心的总经理David Van Etten说。这家会议中心位于加利福尼亚州的圣克拉拉，有14个会议室和5000平方英尺的展览空间。沃尔瑟姆伍兹会议中心是位于马萨诸塞医学会和新英格兰医学杂志社院内的一个提供白天服务的会议中心，其会议室按小时计费。马萨诸塞州沃尔瑟姆的一个拥有9000平方英尺的会议中心的销售总监Tracey Taverna说：“会议可能不需要全天或半天，可能只需要两小时。”这样做是为了迎合学会的需要，但他们也把会议室租给外面的客户。

　　“我们正鼓励企业在我们会议中心举办多个会议”，Taverna补充道，“如果他们愿意一次签几个会议的合同，我们将给予更多的折扣。”

　　在这个经济萧条的年份，和其他会议中心一样，Taverna也积极听取他人的建议，“我们必须灵活而且全面，只能这样。”