1、出席人数

　　会议预计出席总人数

2、日期

　　□ 团队到会日期

　　□ 团队离会日期

　　□ 最后订客数目确定期限

3、住宿

　　□ 大约所需客房数、包括单人间、双人间、套房

　　□ 与会者的客房入住价格

　　□ 客房预订确认：与会代表房间、团队主席或主办机构秘书房间

　　□ 客房预订复印文件

4、免费设施与套房

　　□ 会议接待室-价格

　　□ 酒吧、小吃部等的开放时间及日期

　　□ 预订会议接待室客人的姓名、地址及电话

　　□ 检查房间、小费

5、宾客

　　□ 是否已邀请地方要人并收到回函

　　□ 随邀请函赠送入场券

　　□ 安排发言者及当地要人的交通往返

　　□ 是否提醒每位发言人做好发言准备

　　□ 安排迎接贵宾入场

6、设备及设施

　　□ 置于贵宾席上的专用便笺

　　□ 饭店提供的设备名单及使用价格

　　□ 登记处、会议接待室、“非会议代表请勿入内”、旅行社、接待处等的标志

　　□ 照明设备-聚光灯、泛光灯、操作人员

　　□ 舞台-面积大小

　　□ 黑板、法兰绒板、磁板

　　□ 图表架及板架

　　□ 有照明演讲台、演讲提示机、小木槌、响板

　　□ 扩音设备-麦克风，其型号及数量

　　□ 录音设备、操作人员

　　□ 幻灯设备、灯光控制、操作人员

　　□ 特殊花卉及植物

　　□ (已调好音调的)钢琴、风琴

　　□ 电唱机、唱片

　　□ 打印服务

　　□ 表演者化妆室

　　□ 停车及修车设施

　　□ 装饰品-检验其是否符合消防要求

　　□ 特殊设备

　　□ 额外服务的总体价格协议书

　　□ 电话

　　□ 摄影师

　　□ 速记员

　　□ 旗帜、横幅、标语

　　□ 广播及电视

　　□ 实况转播及操作费用

　　□ 闭路电视

7、会议

　　(会议前检查事项)

　　□ 提供会场平面示意图

　　□ 每次会议的正确日期和时间

　　□ 每一次的会议室：其租金数额

　　□ 会务筹委会总部

　　□ 每次会议的座位总数、座次安排以及演讲桌

　　□ 错开会议的时间安排，保证交通、包括电梯服务的顺畅

　　□ 演讲台-大小

　　□ 每次会议所需的设备(按照设备与设施列表核对)

　　□ 其他特殊要求(即将开会前核对以下事项)

　　□ 确保会议室已开放并配备了工作人员

　　□ 座位已按要求摆放

　　□ 会场座位充足

　　□ 制冷、加热糸统运转正常

　　□ 扩音设备正常运转、话筒齐备

　　□ 录音设备正常运转

　　□ 麦克风-数量、类型齐备

　　□ 演讲台就绪、照明设施良好

　　□ 小木槌、模具

　　□ 讲台上水瓶、水、水杯

　　□ 与会者用水瓶、水、水杯

　　□ 入口处警卫执勤

　　□ 烟灰缸、衣架、火柴

　　□ 投影仪、屏幕、支架就绪、放映员待命

　　□ 演讲提示机正常运转

　　□ 铅笔、笔记本、纸页

　　□ 图表支架、板架、黑板及相关设施就绪

　　□ 钢琴、风琴

　　□ 标记、旗帜、横幅

　　□ 照明设施齐备

　　□ 特殊花卉、植物齐备

　　□ 其他特殊设施

　　□ (若会议室不易找寻)指向标记齐备

　　□ (若临时更改会议室)通知已在显要位置张贴

　　□ 速记员到会

　　□ 摄影师到会

　　(会议结束后、立即分配人员办理以下事项)

　　□ 移走主办单位设施

　　□ 检查是否有被遗忘财物

8、展览信息

　　□ 展览数目及平面示意图

　　□ 展览开放时间

　　□ 开展日期

　　□ 闭展日期

　　□ 展览地点

　　□ 参展商名称

　　□ 日租金

　　□ 指向标记

　　□ 劳务收费

　　□ 电工及木工服务

　　□ 电力、能源、蒸汽、煤气、供水、排污一条龙服务

　　□ 电费

　　□ 屏风、背景幕布

　　□ 托运货箱的存放

　　□ 保安措施

9、报到

　　□ 报到时间

　　□ 登记表，其内容和份数

　　□ 登记桌，数量及大小

　　□ 坐椅

　　□ 烟灰缸

　　□ 打字机，数量及型号

　　□ 工作人员-饭店或会务机构人员

　　□ 水瓶、水杯

　　□ 照明设施

　　□ 布告牌，数量及大小

　　□ 标牌

　　□ 便笺、钢笔、铅笔以及其他文具

　　□ 收银柜，数量大小

　　□ 文件柜，数量及大小

　　□ 保险柜

　　(报到即将开始前检查以下事项)

　　□ 工作人员是否到位、是否熟悉报到程序

　　□ 文件柜，数量及大小

　　□ 收取支票的指导原则

　　□ 退款规定

　　□ 登记表应包含的内容

　　□ 代表证上的内容

　　□ 票券价格、相关规定

　　□ 客人及贵宾的接待

　　□ 节目及其他材料就绪

　　□ 单程票销售

　　□ 应急客房供给

　　□ 接待处

　　□ 废纸篓

　　□ 印刷的报到名单

　　(如果代表们自已填写登记表，准备好以下事项)

　　□ 接待站旁另设桌椅

　　□ 登记表、铅笔就绪

　　□ 填表说明张贴在易于填表人查询的位置

　　□ 填表桌要照明适度

　　(登记处应有人负责以下事项)

　　□ 能够做出原则性决定

　　□ 在登记结束时核对款额

　　□ 为在报到处工作结束前来登记入住的代表安排住宿

10、音乐

　　□ 招待会播放录音或者现场演奏

　　□ 宴会播放录音或者现场演奏

　　□ 特别活动播放录音或者现场演奏

　　□ 演出播放录音或者现场演奏

　　□ 表演者和管弦乐团的预演

　　□ 乐队或乐团的乐谱架

11、其他

　　□ 是否为男女老幼都安排了精彩的娱乐节目.

　　□ 是否安排有临时照看小孩者

　　□ 是否提供租车服务

12、新闻宣传

　　□ 新闻中心、打字机、电话

　　□ 是否建立了强有力的宣传委员会

　　□ 亲自拜访报社主编、广播及电视节目编导

　　□ 准备一个综合性的旨在增加入会人数的宣传性节目

　　□ 准备有新闻价值的出版物

　　□ 为主办机构安排摄影并为公共宣传做准备

　　□ 预先印制发言稿