一、了解并记录会议结构

    头脑风暴或一些讨论性的会议，会有一定的会议结构，当然，也非常容易跑题

    因此，首先根据自己的理解，

    了解并记录会议结构。

    一般会议会讨论3-7项议题，把这些议题记录下来，作为大标题（一、二）之类的，那么以下的时间点是需要记录者重点去注意的：

    1、 开场白————一般会由主持人阐明此次会议的目的和安排，以及方向等

    2、 每一次切换主题时————代表要讨论下一个论题了

    3、 总结————回顾今天讨论了什么

    二、讨论过程中如何记录

    因为讨论过程，非常的混乱，有些讨论需要绕很多个弯，还不一定有结果，

    往往有可能在讨论过一大轮后，得出的结论就是："这是一个很重要的问题，我们下一次专项讨论吧！"

    因此，在记录的时候，千万不需要去记录每个人说了什么，因为说完后也可能推翻或修改自己原本的想法。

    只需要记录：

    1、 最后大家达成的共识、论点和备忘

    2、 需要谁在什么时间前做什么事情，作为一个行动项目记录在案，方便以后跟进

    3、 行动安排可以用彩色标识

    三、一些重要的内容应该如何记录

    在讨论的过程中，有时候，有些内容非常重要，

    比如：标准、价值观、理念、决议、重要事项等

    这些重要的内容，应该尽可能的全部记录，最后整理的时候再合并、挑选出最重要的要点记录下来，可能大约浓缩为5-10句话左右。

    但不需要记录哪句话是谁说的。

    这些内容，往往只是作为备案，并不一定有行动的安排。

    四、记录完后，梳理会议记录

    1、 把会议记录形成层次感和结构感

    2、 梳理文字，使文字更精炼、简洁，一目了然

    3、 把行动安排编号和标示出来

    4、 加上会议的各项资料作为附件，以及加上会议的安排程序在最前面让看这份材料的人了解会议情况

    5、 将会议记录根据时间和类别存档，备查，这一步也非常非常重要噢！

    会议管理流程

    会前

    1、 会议前至少提前1天将会议议程、需要讨论的资料随会议通知提前发放到参会人员手上

    2、 需要准备资料的，至少提前2-3天安排大家准备资料

    3、 组织会议的部门需要提前至少1天将会议的资料准备好，呈送给相关领导。

    例如每月的跨部门例会，综合部需要在会议前1天收集完各部门的月总结/月计划，整理好呈给相关管理者，让相关管理者在会议前就可以确定会议当中需要了解什么信息。

    会中

    1、 主持人根据会议议程进行主持，注意会议方向的控制、会议时间的控制、引导大家讨论。

    2、 在会议中，提到需要执行的事项，主持人需特别明确提示记录员并确认，将事情按以下格式确定落实让记录员记录下来。
    说明：

    A、必须落实到个人或部门（责任人/责任部门）

    B、必须落实完成时间，写明具体的时间，比如"8月21日前"，而不是"下周三前"  

    3、 在会议结束前，将所有需要落实的事项由记录员宣读一遍，每个人都确认领到任务，会议才能结束。

    会后

    1、 记录员会后1个工作日将会议记录（经部门领导签字确认后）发送到参会人员手中。后续工作将根据会议记录来进行监控。

    2、 到项目的完成时间节点，每位领到任务的部门负责人或个人，主动约时间向上一级管理人员汇报工作进程、提交工作报告等。（在试行一个月阶段可以设定一定的奖惩措施）

    3、 在下一次相关主题的会议开始前，主持人向大家通报这一段时间以来，各项工作的进展，并提出改善的建议和期望。

    例如，在2周一次的物管部门会议中，就可以通报上一次的执行情况，看有多少项没有落实，看各项工作的落实情况，并提出改善的建议和期望。

    4、 会议记录整理好后存档备查，存档内容应包括：（按时间和会议类型存档）

    A、  会议记录（会议时间、地点、参会人员、会议主题、会议目标、会议议程、会议全程要点记录、会议决议的项目清单列表）

    B、  会议中参考、讨论或传阅的所有文件

    C、  会议签到表