面对连续几年来参加年会的代表人数不断下降，美国空调承包商协会(ACCA)认为调整思路、重新振作的时候到了。他们认真研究了协会年度会议的情况，决定跳出原来的办会思维框框，进行一些新的尝试。下面就是他们的一些做法和考虑的主要问题。

    内容为主

    先不说美国空调承包商协会采取了什么措施来重振年度会议，协会的年会确实是围绕着内容为主这个理念展开的。曾经一段时间，协会的年会主要在开会地点方面做文章，其结果是参会代表的人数不断下降。协会的高级副会长Honeycutt说："如果参会代表想去迪斯尼玩，他们用不着非得参加我们的会议。他们放弃四天的工作时间，花了会议费、飞机票费及住宿费等一系列费用，是想从会议的投资中得到回报。"

    协会的首席执行官Paul Stalknecht是2001年进入协会的，他是这次重振协会会议的主要鼓动者，他为协会带来了许多新人，而这些新人很有创造力，他们从新的视角来审视协会的年度会议。

    负责主管协会交流、会员管理及协会发展的副会长Kevin Holland就是2001年到协会来的新成员。Honeycutt已经有11年在协会制定教育计划的工作经验。在2002年的年会上，他们开始通过增加高级教育内容的方式来增强会议的吸引力，会议的议题也由过去的25个增加到了45个。Honeycutt说："在我们的行业里，空调承包商协会的会议以议题众多而闻名。我们宁愿听到人们因会议议题太多而提出异议，也不愿意听到人们为第二天会议议程的单调枯燥而抱怨。"他们增设了许多议题，来满足不同层次参会代表的需要，同时，小组讨论会的数量、管理与技术方面的演讲内容也有了一定程度的增加。他们还邀请了不同特色的演讲人包括有争议的人士上台演讲。

    Holland说："我们正在竞争的是人们的时间，尤其对那些年轻的企业负责人来说，时间更宝贵，他们整天忙于工作，个人闲暇时间很少，所以，他们参加会议需要有现实的回报，如果不是这样，他们就不会再来参加你的会议。"

    改变论坛

    Holland和Honeycutt还创建了空调承包商"市政厅"论坛，邀请承包商在论坛上就业内热点话题发表意见。2002年，"市政厅"论坛一开办就引起了轰动，这是因为论坛演讲人中有一位制造公司的CEO，他当时推出的一项新政策使协会的承包商们大伤脑筋，论坛给了这个CEO发言的机会，来解释出台这项政策的原因，承包商们也可以向他提问题。Honeycutt说："这项举措表明，我们要向参会代表提供一些有价值的东西，不回避棘手的问题。"继续邀请有关企业的CEO们到论坛上讨论问题，是吸引参会代表的重要方法。

    2002年年会上推出了另外一个新论坛叫做"孩子，我做错了吗"。论坛邀请承包商们上台讲述他们的一些不成功的经历，以给同行们必要的警示。这种改变论坛的做法很奏效，"总之，我们要挑战传统观念，为会议创造新的内容，为会员们引进一些业务拓展的新方法"，Honeycutt说。

    给演讲台增添舞台效果

    除了增加有争议的议题、改变论坛的内容与形式之外，Holland和Honeycutt还通过引进灯光、音响舞台设计等使演讲台具有舞台效果，以进一步吸引观众。这种理念旨在营造一种气氛，一种和谐的感觉，"让与会人士感觉他们是一项很特别、很有力度事件的组成部分。"Honeycutt解释说。

    对于Holland和Honeycutt来说，确定年会的主题也是一件非常重要的事。每年年会主题的用词都是很有新意的，比如"远离舒适"、"着火了"等等。会员们每年来开会都希望能有一些特别的收获，而做到这一点并非易事，会议组织者感到压力很大。不管怎么说，他们的所作所为赢得了大家的称赞，这使他们感到很欣慰。

    到目前为止，Holland和Honeycutt为重振协会年会所采取的包括丰富演讲内容、强化舞台效果在内的战略措施的确奏效了，参会代表人数迅速增长，所有展位都销售一空，展览面积也有原来的29，000平方英尺增加到了2002年的大约43，000平方英尺。

    "重振协会会议的行动使我们的协会获得了新生，"Honeycutt说："它使我们协会的会员们得到了实惠，提升了我们在行业中的形象，增进了我们和制造商的关系，协会的工作人员为之而感到自豪。"                                          

    两个会议合在一起开：联合办会的趋势看好

    2004年，美国油漆与装饰承包商协会（PDCA）和保护涂层学会(SPC)联合举办了他们的会议，效果不错。只用了两年时间，他们联合举办的会议参会人数就由原来的3，000人（SPC2,000和PDCA1,000）上升到了4，000人。

    出于经济和会员交叉等方面的原因，近几年来，许多机构决定联合举办他们的会议。PDCA的会议与展览部主任Annette DeLorenzo说："由于大家业务繁忙，因而参会人数在下降。在这种情况下，每个协会都在想办法为会员创造更多的价值。我们觉得，从经济方面考虑，相关各方联合举办会议来满足人们的需要，是对各方都有利的选择。"

    这两个协会联合举办的展览会取名为"油漆与涂层展"，各自的协会负责将自己的会员带到展览会。他们确信两个协会在共同举办的展览会上都不会丧失自己的个性，仍然让会员们觉得这还是他们自己的会议。

    联合举办会议，变化的不仅仅是会议的名称，会议的内容涉及面也更广了，既包括SPC的技术发展，也包括PDCA业务相关的更多内容。

    增加参会代表数量的11种方法

    你不需要为了增加参会代表的数量而把会议打乱重来。位于亚特兰大的Kellen协会管理公司的会展部主任Sharon Collins介绍了以下方法，来增加参会代表的数量。

    1、对报名人数多的公司在费用上予以优惠

    想让公司多人参加会议，就要对此予以优惠。

    2、展会连着开

    如果把两个相关行业年会按时间前后顺序安排在一起举行，年会的参展商就可以不用拆掉展台连续参加两个展览会，从而达到节省费用、提高企业参展积极性的目的。

    3、让他们的旅行更方便

    如果参会代表集中在某一个地区，那么，会议最好就在那个地区进行。选一个交通便利的地方，使他们的旅行变得更方便，使他们没有理由不参加会议。

    4、为参展商提供打包式服务

    如果你一年有几个会议，就安排你的客户在多个会议上展示自己。除了在年会上给他们安排正式展位之外，在其他会议上也为客户安排一些小面积的桌面展出，他们也许会很高兴的。较小一些的展位可以打折，也可以免费赠给他们。他们不用对这些展位进行正式地布置，就可以销售自己的产品了。另外，展示活动也为参会代表提供了一些方便。

    5、争取在媒体上得到免费宣传的机会

    会前尽可能扩大宣传的覆盖面，会议期间以简报的方式通报会议进展情况，会后可以请记者对某一个议题进行深入报道。还有，会前会后都要举行新闻发布会，以最大限度地扩大会议的影响面。

    6、广告互换

    如果你的协会有刊物的话，可以考虑与业内的其他媒体进行广告互换，以提高会议销售的效果。

    7、延长早期注册优惠的时间

    要对早期注册的参会代表给予一定程度的优惠，并且在会期临近时将优惠时间再延长几个星期。"这么做通常会使人们踊跃报名，"Collins说："当他们知道还有第二次机会获得优惠的时候，他们会特别兴奋。"

    8、将会员费和参会费合在一起考虑

    让会员们知道，如果参加协会的年会，企业的会员费可以得到优惠。同样，新会员参加协会的年会，其会员费也可以得到优惠。

    9、使用网络

    网络是协会就会议进展情况与会员保持适时沟通的基本工具。网站可以为参会代表提供会议注册、订房、订机票等一站式服务。

    10、形成品牌

    为了形成品牌，你给会议确定一个特别的主题和口号是非常重要的，所有的事情都要围绕着它进行。不要使用那些毫无特色的语言。确信宣传册和宣传材料决不仅仅是会议议程和演讲人清单，它们一定要能够吸引人们的眼球。另一件很关键的事情是，将标志和口号印在宣传材料的显眼位置上，包括手提袋、带子、笔记本和胸卡等。问一问你的参展商和会议中心、宾馆，能否将你的标志加到他们会议相关的标志系统和宣传材料中。

    11、要有创新

    不管你做什么，在会议方面你一定不要落入俗套。与其在会议销售方面投入过大的精力，不如把会议本身做得更精彩。这里面就存在着挑战了。