国际上一般把会议组织者分成以下三类：

    一.  公司 corporation

    公司会议可细分为:管理会议,区域销售会议,新产品介绍会议,全国销售会议,培训研讨会,奖励旅行,专业技术会议,股东会议,其他会议。

    二.  协会 association

    在国际上协会一般分为:行业协会,专业和科学协会,退伍军人和军事协会,教育协会,技术协会. 在这些行业中,通常行业协会被认为最值得作会议市场的销售目标。

    协会还可按地理区域分为国际性,洲内性,全国性和地区性四种协会。

    三.  非赢利组织 non-profit organization

    在国际上,人们把这些非赢利组织称为SMERF,它代表社会Social.军人Military.教育Educational.宗教Religious.和兄弟会fraternal. 对于国际上的许多饭店来讲,SMERF全体代表了一个主要的饭店业细分市场,因为每年都要订大量的客房,且大多数在饭店淡季时用房.SMERF群体有三个不同特点：1.价格敏感性2.喜欢淡季用房3.他们经常使用非专业协会策划者,且每年更换。

    会议前期工作

    这个阶段通常时间最长，事情最多，因为要筹备的事项很多，所以最好早一点开始进行。

    1．会前两年半：

    (1)确定会议日期与场地：视察场地、评估并商议费用。

    (2)评估财源并制作预算：预估此案收入及支出。

    (3)成立筹备委员会：邀请相关部门适合的人选并分工。

    (4)成立秘书处：指定工作人员、安置设备并建立档案。

    (5)设计会议logo:印制信封、信纸。

    (6)确定饭店房间数的预定：视察使用的饭店房间及设备，并请饭店报价、签约。

    (7)确定会议室使用数量：并视察有关设备、场地签约。

    (8)制作工作进度表：可委由会议筹办人控制进度。

    (9)搜集准备宣传寄发名单：寄发会议宣传资料、报名表等。

    (10)定期召开筹备会议，审视各项工作进度及决议。

    2．会前二年：

    (1)制作筹备企划书，用以提报政府单位申请经费补助或向民间相关组织募款：含会议缘起、宗旨、内容;拟邀请演讲者阵容、主题;筹备委员会组织及名单；各组工作职责、工作进度表和预算。

    (2)拟定推广计划：本次会议如何有效宣传。

    (3)选定合适的会议或展览专业顾问公司，可协助主办单位整体规划一个具专业水准的会议，避免人力资源浪费，并有效控制预算的花费。

    (4)草拟学术节目：确定会议主题及拟邀请讲员名单。

    (5)决定报名费及相关费用：可参考以前会议并由筹备会决议。

    (6)搜集旅游、艺文等资料：可指定专业旅行社办理。

    (7)决定会议是否使用同步翻译：如需使用，得预订设备、翻译人员，并增加预算。

    3．会前18个月：

    (1)草拟会议通告：含邀请函、会议日期地点、主题等。

    (2)印刷并寄发会议通告：初步预告可能参与人士，大会将于何时何地举行以及报名费等资料。

    (3)确定学术节目形态及内容：发函邀请演讲人及各场次主持人。

    (4)确定社交节目的安排：包括酒会、晚宴及眷属的活动、开闭幕典礼等。

    (5)设定大会所有印刷品的印刷时间表并与印刷设计公司协调：宣传手册、报名表、论文摘要表、海报、节目手册、名牌、证书、邀请卡等。

    (6)确定所有将寄发给报名与会者的宣传手册应包括的资料，并着手草拟宣传手册及报名表、论文摘要表、订房登记表：报名费、各项社交活动及费用、征求论文的规定／方式及收件截止日期、演讲视听设备的提供、饭店房价及订房手续、提早报名优惠日期、取消报名截止日期、优惠订房截止日期、通讯报名截止日期。

    (7)网页设计，委托专业公司或专业人士设计大会网页，以便会员上网浏览，或使用网上报名。

    4．会前12个月：

    (1)草拟展览说明书及合约：拟印制寄发给厂商征展。

    (2)收集参展厂商名单：可请筹备委员提供。

    (3)征展活动开始：寄出说明书/办说明会／亲自拜访。

    (4)印制并寄发宣传手册及相关表格：确定所有相关名单及单位都已 寄出。

    (5)确认讲员是否接受邀请并请提供演讲题目及摘要：如有人无法应邀，则另邀请其他人选，尽快确认。

    (6)选制大会纪念品／资料袋奖牌／名牌胶套等：评估可能数量，先预定并确认交货期。

    (7)报备政府有关单位本次会议的举办时间：请协调有关驻外单位给予与会者签证事宜的协助。

    (8)联络并确定会议各项安排的供应厂商：视听设备、灯光音响、旅行社、交通、餐饮安排、会场布置。

    5．会前6个月：

    (1)审核投稿的论文：学术节目组委员。

    (2)安排节目议程并挑选邀请各组主持人(投稿部分)：学术节目组委员。

    (3)寄发通知函给投稿人：告知投稿有否被接受及其报告时间／地点／组别。

    (4)寄发通知函给所有受邀的主持人：告知其主持的组别／时间／地点，并寄发相关参考资料，如该组论文摘要、报告人背景等。

    6．会前3个月：

    (1)发布新闻：向相关媒体预告会议有关资讯。

    (2)邀请开闭幕典礼出席贵宾：如需贵宾致词，得书面告知时间地点。

    (3)现场工作／接待人员规划及招聘：报到处／会议室／贵宾接待等人员安排并拟定训练课程。

    (4)草拟设计大会节目手册：议程确定／演讲人、主持人确定／各项社交节目确定。

    (5)安排VIP接机事宜：车辆／接机人员／通关安排等。

    (6)会场布置设计发包：含机场欢迎牌／会场／会议室／报到处／展览区／酒会、晚宴场地。

    (7)报到处使用规划：设计报到流程。

    (8)确认各项餐饮安排：酒会／晚宴／咖啡茶点／午餐。

    (9)社交活动表演节目设计：开、闭幕典礼／酒会／晚宴。

    7．会前1~2个月：

    (1)通讯报名截止：统计评估报名人数。

    (2)与饭店核算已订房数量：与实际预定房数相差多少。

    (3)现场接待人员工作训练：1~2次训练。

    (4)印制大会节目手册、学术论文摘要集、与会者名册：已报名者报到时应领取的资料。

    (5)印制大会相关印刷品：名牌／证书／感谢状／邀请卡／餐券。

    (6)检视各项活动／节目／餐饮的安排：演讲议程、演讲人／主持人通知、视听设备、开闭幕典礼流程、酒会及晚宴、午餐及咖啡茶点、参观旅游、表演活动等。

    (7)展览厂商协调会：摊位位置／布置／进撤场事宜等。

    (8)检视场各项set-up：与会议中心／饭店人员最后确认。

    会议执行ABC

    所有会前的筹划、准备就是为了这几天的会期，有万全的准备，这个阶段就会有完美的演出。会前3天至会期：

    1、召开记者会：准备新闻稿及大会相关资料。

    2、现场接待／工作人员预演：筹备委员会主要委员也应到场。

    3、报到相关资料装袋：并安排运送至会场。

    4、检视各场所布置：确认并现场验收。

    5、各项节目、表演彩排：司仪或主持人也应到场。

    6、会场桌椅摆设确认：灯光／音响／麦克风／银幕/讲台／幻灯机／投影机／单枪一一检视无误。

    7、报到处／秘书处sep-up：报到资料及大会相关资料进场。

    8、展览厂商进场：厂商报到并发给相关资料。

    9、检视餐饮安排：再确认数量、菜单。

    10、大会正式开始：根据工作流程表(run-book)进行每一项工作;每日工作结束后，主要工作负责人需集中总结当日工作有无任何缺失需即时改善，同时再预习第2天的工作流程。

    会议善后工作

    很多筹备会议的人通常会忽略这个阶段，其实善后工作虽然很累，尤其已经准备那么久的会议终于圆满闭幕，任谁都想好好休息了，但是会议闭幕后其实还有很多工作要总结，要把这些工作完成之后，会议才算结束。会后1个月内应做好如下总结工作：

    1．统计报名人数：分国家及总数。

    2．与饭店核对总住房数：收集账单并支付账款。

    3．财务结算。

    4．撰写／寄发感谢函：协助单位及演讲人／主持人等。

    5．举行庆功宴。

    6．整理大会相关资料并归档：含报名表。

    7．召开总结会报告收支情形：结案会议并解散筹备委员会。

    8．论文集编撰。

    9．薪资清册，以备次年初申报所得税。

    10．结案。