预算中的会议固定支出主要包括初期申办费用、市场宣传费、考察活动的相关费用、征文、通知印刷和邮寄的费用、特邀演讲人的参会费用、会议机构有关活动的费用、会场和设备的租金、基本办公费用、人工费用、会议工作人员的参会费用等项。

    （一）申办费用

    主要是指在申办和"竞标"会议时所支出的费用。这笔支出的用途和金额已在第五章中有详细论述，这里不再重复。需要指出的是，目前我国在申办国际会议时费用大部分来自行政事业费，因而在编制会议预算时经常不将这笔费用计入会议的总支出中。

    （二） 公关宣传费用

    1.在权威杂志上刊登广告

    选择所举办会议领域中最有权威的杂志，刊登广告可以收到很好的效果，虽然有时广告费很贵。

    2.在类似内容的会议上散发会议通知

    第一轮、第二轮会议通知、招贴画等宣传品的印刷当然是需要费用的，邮寄需要邮寄费，在相近的其他国际和国内会议上散发也需要一些食宿、交通等费用，在美国若举办一个预计千人的会议，征文通知书的数量起码也在10万份，有的甚至多达百万分。

    3.会议网页费用

    制作一个只提供信息的网站要不了多少钱，但要建立互动式的网站，代表可以在网上提交论文、注册和付费，代表和有关机构还都可以随时上网查阅各种信息，费用就比较昂贵了。

    4.制作会议的网页

    邀请媒体记者参加会议新闻发布会、请媒体记者帮忙作会议宣传是需要支付一定的费用的，，主要包括场地费、饮料费、媒体记者的"车马费"，有时请媒体记者吃饭还需要餐饮费。

    （三）办公费用

    整个会议筹备期间要支出大量的办公费用。

    1.购置办公设备费

    会议秘书处购置的直接为会议服务的计算机、打印机、传真机和复印机等设备。数码相机、计算机投影仪和摄像机等设备是否计入到会议的开支中，要根据会议经费和财务部门的批准。

    2.基本办公费

    是指租用办公室的费用、文具费、交通费、复印费和招待费等。

    3.通讯费

    十年之前传真还是举办国际会议时的主要的通讯手段，那时组织一个上千人的国际会议，传真费用高达几万元。随着互联网的广泛应用到会议筹备中，传真费用占会议总支出的比例越来越少。将来的发展趋势是通讯费用进一步减少，在预算中有可能把它合并到办公费用中去。

    4.财务管理费

    是付给为会议提供会计服务工作的机构的财务服务费。

    （四）人工费用

    是指支付给会议工作人员的工资、奖金和其他福利费用。

    1.专职工作人员的工资，医疗保险，通讯费用等。

    2.兼职人员的劳务，交通和通讯费

    会议机构中的大部分工作人员都是兼职人员。在长达几年的国际会议的筹备期间，他们大量的业余时间和节假日被占用，应按规定发给他们审稿费、编辑费和劳务费等相关费用。

    3.会议期间临时员工的劳务费、交通和通讯补助

    会议期间需要聘请大量的临时工作人员，他们每天的工作时间一般长达十几个小时，应按规定发给他们劳务费。为降低会议成本，一般不安排临时工作人员的住宿，可适当发放交通补助。通常单位是不给职工报销手机费的，但在举办会议的特殊时期，应给会议工作人员发放一定的通讯补助。

    4.翻译费用

    国际会议需要书面翻译和口头翻译，需要支付翻译人员的翻译费。有些国际会议安排同声传译，还要支付同声传译译员的费用。如果是以中文为同声传译桥，译员的价格就会相对便宜；如果是以其他语言为传译桥的。

    （五）PCO的服务费

    是指付给PCO的服务费用，具体采用哪种方式，取决于会议组织者和PCO合同的规定，如果商定的是一笔费用一次性支付，那么这笔费用可计算在固定支出中。

    （六）会议机构的活动经费

    整个会议的筹备期间，会议的各委员会和秘书处要定期开会。

    （七）征文通知书费用

    在本城市举办会议虽然也需要到现场进行考察，但是基本不需要花费多少费用；在异地举办会议，特别是在我国举办国际组织的国际会议时，会前国际组织要派人前来考察，检查东道国对会议的各个方面的准备工作，这部分的费用iu比较客观了，主要包括旅费、住宿费、餐饮费和交通费。

    （八）考察活动费用

    作为会议邀请演讲人参加会议是免费的，他们不用交纳会议注册费，有时会议还要承担他们的其他参会费用。

    （九）特邀大会报告人的参会费用

    会议领导主要是指来自会议主办单位和承办单位以及国际组织的负责人，如国际组织的主席、秘书长等人员，会议要为这些负责人支付参会费用，支付的费用种类和标准语会议特邀演讲人基本相同。

    （十）会议领导的参会费用

    把会场和设备租金这两部分支出也可以计入固定支出，因为只有特殊原因才会有可能使会议的规模增加或者缩小很多从而调整会场。通常租用会场和设备的费用相对是比较高的，特别是举办高档公司会议时，需要使用大量的试听设备，极大地增加会议的支出。