会议要自筹会议经费，其中经费的主要来源是会议代表交纳的注册费；会议的次要来源包括赞助、指定宾馆住房租金、旅游、展览和其他诸如广告、出版物、纪念品、光盘的零星收入。会议应将注册费的收入全部用在会议的各项开支中，也就是说用在会议代表的身上，让代表感到所交纳的费用是合理的，使用注册费时也要精打细算，厉行节约，从严控制经费开支，努力做到以会养会，争取会议经费能够做到收支平衡，略有结余，否则会议一旦出现亏损，将出现很尴尬的局面。

    （一）会议注册费

    注册费是会议最主要的收入，是决定会议能否做到收支平衡的绝对因素，对它的定价至关紧要，定低了有可能使会议出现亏损，定高了有可能减少参会的代表人数。以下是有关注册费的一些具体问题。

    1.注册费的种类

    会议注册费主要有如下一些主要类型。

    （1）代表注册费：会议的正式代表交纳全额注册费；

    （2）会员注册费：有的会议魏吸引代表加入该组织，该组织的会员可适当减少一些注册费；

    （3）陪同人员注册费：通常陪同人员缴纳的注册费时代表注册费的一半或更少，视注册费中所包含的项目而定；

    （4）国内代表注册费：由于我国是发展中国家，因此在我国举办国际会议时，绝大多数国际组织同意参加会议的我国代表可以适当降低注册费的交纳水平。

    （5）学生注册费：在规定年龄以下，如一搬为30岁，并有文件证明的在校学生的注册费通常远少于全额注册费，但注册费所包含的项目也应相对减少，通常不包含会议的宴会和会议旅游等项目；

    （6）会议演讲人注册费：有些会议对演讲人进行奖励，免交或者降低他们的注册费。

    2.注册费中所包含的项目

    不同会议的注册费所含的项目可以有很大的区别，这些项目的支出大部分都是可变支出。由于会议注册费的高低很大程度取决于注册费中所包含的项目，包含的项目多的注册费自然就高，包含的项目少注册费就会低。会议的会期长，注册费可收的高一些，反之注册费可低一些，下面列出的是注册费中通常包含的项目有正式代表、学生、陪同人员。

    3.注册费的计算公式

    当预测出会议的基本人数和计算出会议固定收入后，并决定了注册费所包含项目，可用以下公式计算出注册费的收费水平。

    R=（FC +VC+C）/  D

    C= VC VC / （FC + VC）

    其中FC为固定支出，VC为可变支出，C为不可预见费，D为参会人数。

    必须要考虑的因素： 

    1.如果是系列性的会议，要参考前几届的收费标准，不要超过10%

    2.参照国际，国内同类专业，同类型的收费标准

    3.如果计算出来的注册费比较高，可以把在支出中占比重比较大的内容从注册费里删除掉

    （二） 赞助费

    当发现会议注册费不能师傅会议全部支出时，要使会议的财务预算做到平衡，首先考虑的是寻求对会议的赞助和补助。目前在我国举办的各类会议或多或少都能得到一些赞助或补助，包括企业赞助、基金赞助和政府部门的补助。会议的注册费和赞助费两项应该尽可能做到会议预算的平衡。

    （三）宾馆和会议中心的优惠

    当会议的档次比较高时，酒店很希望接待会议代表，为此酒店常会在各方面给会议提供一些优惠条件，如每用酒店一间房，就会给会议少量的房费返还，也就是所谓佣金。总之不管是哪一种方式，都会增加会议的收入或者减少会议的支出。

    （四）附设展览的收入

    目前流行的一种趋势是微增加会议收入举办一个会议附设展览会。展览会可由会议组织者自己筹备，也可承包给专门的展览公司。不管是哪种形式，展览会都能给会议增加一些收入。

    （五）旅游收入

    除了极特殊的会议外，总有部分会议代表报名参加会议组织的旅游活动。会议组织者可采用竞标的方式，将会议的旅游活动承包给一家旅游机构。旅游机构会奖会议了才有的部分利润返还给会议组织者，作为会议的收入。

    从以上的介绍可以清楚地了解到会议的主要收入和其他次要收入之间的轻重关系。