会议可变支出是指随着会议代表的数量变化而改变的支出项目。对于举办的大多数的会议来说，会议的可变支出是会随着会议代表人数的增加而增加的。

    （一）餐饮费

    餐饮费是会议可变支出中比例最大的一笔费用，一般恩呢该占到注册费收入的65%。

    1.宴会

    宴会是会议全部单项支出中最多的，支出价格的范围也是最大的。

    2.招待会

    每个会议都要举办一次招待会，通常招待会的支出都是包含在注册费中，招待会多为自助餐的形式。

    3.茶/咖歇

    茶/咖歇的费用实际上市很高的，在杭州地区的四星级宾馆举办会议，每人每次10元，一个千人的会议5天时间，就要有10万元的支出。

    4.会议午餐

    会议安排的午餐一般都是自助餐形式，通常不安排酒水。一般是按照人数付费的。

    （二）印刷费

    会议资料印刷费的支出是仅次于餐饮费支出的另一项主要支出，主要是论文集的印刷费比较高。以下是征文通知书之后的集中主要印刷品费用。

    1.论文集（proceedings）

    大型会议的论文集由于会议人数较多，印刷费也相当高。

    2.会议内容摘要（abstracts）

    论文集要求每个代表提交页数较多，论文也因此笨重，同时还涉及版权的问题，目前越来越多的会议只要求代表提交论文摘要，论文摘要和预先安排的会议演讲、讲解等演讲内容的概要放在一起编成会议内容概要，比论文集内容要少很多，可降低印刷费用。

    3.会议资料汇编

    由于可以在会后出售，会议资料汇编的内容可以编印得多一些，而不用只编入摘要性的内容，其成本自然比较高。

    4.最终程序手册和会议指南

    最终程序手册和会议指南内容非常多，成本很高。为降低印刷费用，有时最终程序手册和会议指南印在一起发给代表。

    5.注册通知书（第三轮会议通知）

    注册通知书是发给有意向参加会议的人的，所以其印刷费用属于可变支出。由于相对印数比较少，因而印刷费的价格还是比较高的。随着互联网技术广泛应用在会议的筹备中，会议组织者可以将第三轮通知的内容发布在会议网站上，此轮通知也就不再印刷了。

    （三）邮寄费

    寄给已经有意向参加会议的人的论文录取通知书、第三轮会议通知（注册通知）和签证邀请属于可变支出。

    1.论文录取通知书和注册通知书的邮寄费

    许多代表要凭据会议的论文接受通知书向所在单位申请参加会议的费用。论文通知书应由会议程序委员会主席亲笔签名。会议组织者尽可能地将论文通知书的原件邮寄给各位代表，当然要支出一笔邮寄费。

    2.注册通知书邮寄费

    对于那些表示希望得到印刷形式的注册通知书的代表，会议组织者一定要邮寄给他们。国内邮寄一本要花费几元，国际会议时邮寄到国外要花费几十元。

    3.签证邀请信的邮寄费

    会议组织者提供给国外代表办理他们来华签证手续的邀请信，由于邀请信上既有单位的公章，也有单位负责人的亲笔签名，也要尽量邮寄出原件，以方便他们到我国驻外使馆和领馆办理签证手续。这些邀请信的邮寄费用也不少。

    （四）代表用品费用

    直接发给代表的用品是最直观的可变指出，虽然有时费用很少。

    1.名卡

    购买名卡的材料和打印名卡的费用，摊到每个名卡上，简单的不过几元钱，复杂的如IC卡要十几元甚至几十元。

    2.请柬和各种票证费用

    一套制作精美的会议请柬和票证要支出十几元的费用，为节省这笔费用，目前国际上的流行趋势是使用镭射打印机打印，则成本就微乎其微了。

    3.文具费用

    是指发给每个代表的笔和笔记本，有的会议发一叠会议的专用信纸。没人费用从几元到几十元不等。

    4.资料包费用

    依据资料包的式样和质量，价格会从几元到几十元不等。

    （五）同声传译的接收设备

    同声传译设备的租金相当昂贵，例如杭州地区通常是每个单元每个接收器的租金为20元，如果一个上千人的会议按5天计算，仅接收机一项的租金就高达20万元人民币，因此一般的会议只有开幕式和特邀的大会演讲才安排同声传译。

    （六）PCO的服务费

    如果是按注册的人数来付PCO的服务费，会把这笔费用可计算在可变支出中。