会议结束时，要提醒下秘书要做好会议文件质料的收集、整理和归档工作，及时送交有关人员妥善保管。

    收集会议文件质料的要求和内容

    1 收集会议文件质料的要求

    （1）确定会议文件质料的收集范围。会前分发的保密文件要求按会议文件质料的清退目录和发文登记薄逐人、逐件、逐项检查核对，以杜绝保密文件清退的死角。

    （2） 收集会议文件质料要及时，确保文件质料在与会人员离会之前全部收齐全。

    （3）选择收集文件质料的渠道，运用收集文件质料的不同方式方法。

    （4）与分发文件质料一样，收集会议文件也要履行严格的登记手续。认真检查文件质料是否有缺件、缺页、缺损的情况。及时采取措施扑救毁损的文件质料。

    （5）收集整理过程要中注意保密。

    2  需收集的文件质料

    （1）会前准备并分发的文件。包括指导性文件、审议表决性文件、宣传交流性文件、参考说明性文件、会议管理性文件。

    （2）会议期间生产的文件。包括决议、议案、提按、会议记录、会议简报。

    （3）会后产生的文件。包括会议纪要、传达提纲、会议新闻报导等。