在当前“节俭办会”成为主流趋势的背景下，数字化办会并非与之对立，而是实现“花小钱，办好会”的核心路径。通过技术手段，数字化不仅能够有效降低会议成本，还能显著提升运营效率和参会体验，最终实现成本节约与价值提升的双赢局面。

数字化办会核心价值

• 成本节约30%~50%

• 效率提升2倍

• 资源复用率90%

转变思维：从“物料堆砌”到“功能优先”

节俭办会的核心是摒弃形式主义和不必要的开支，追求“务实高效”。数字化办会正是这一理念的完美实践者，它将服务重心从传统的物料堆砌转向会议全价值链的创新，提供高附加值服务。

会前筹备：无纸化与自动化，大幅削减成本

通过微站、小程序、官网等平台进行无纸化信息展示，替代了传统印刷物料。电子邀请函与智能报名系统将传统3-5天的确认流程缩短至1-2天，效率提升超2倍。同时，线上审核、电子票务和AI智能客服显著减少了人工投入。

会中执行：智能化服务，替代人力投入

智能签到（如人脸识别、扫码入场）和室内导航系统，让参会者快速入场、自主定位，降低了现场服务人员数量。整合直播系统支持远程参与，进一步缩小了线下规模与成本。电子名片交换和在线互动功能，也减少了纸质材料的使用。

会后管理：数据驱动，实现持续优化

电子档案系统统一归整会议资料，方便调取。数据分析工具自动生成参会统计、互动效果与满意度报表，帮助主办方客观评估会议成效。此外，碳足迹计算模型可量化会议碳排放，为绿色会议提供依据。

模式创新：标准化与资源整合，实现规模化降本

数字化平台通过标准化和资源整合，进一步放大了节俭办会的效果。例如，湖南锐智会展公司开发的标准化布置方案，通过基础结构配合创意装饰，实现了快速搭建和场景转换。其复用率高达90%，在会场布置上比传统方式节省30%-40%的成本，搭建时间也缩短了一半以上。

数字化平台核心功能：

• 无纸化信息展示：微站、小程序、官网、电子屏

• 智能化现场服务：人脸识别签到、室内导航、远程直播

• 数据化运营分析：电子档案、数据报表、碳足迹计算

价值重塑：从“成本控制”到“多维价值创造”

节俭办会追求的极致性价比，不是简单的成本削减，而是通过科学管理与服务创新，在确保基础品质的前提下，为客户创造多维价值。数字化办会正是这一价值创造的关键工具。

提升品牌影响力：通过整合全媒体服务（如直播、短视频、图文报道），最大化会议的传播价值，实现品牌推广。

深化内容价值：利用深度内容调研与定制化策划，精准定位会议主题与核心信息，确保会议内容的深度和针对性。

实现绿色办会：无纸化办公、可循环材料使用和碳足迹计算，将节俭与环保理念深度融合，满足社会责任要求。 

实践案例：国家级峰会的示范效应

2024年5月24日至25日举行的第七届数字中国建设峰会，是“务实高效、勤俭节约”办会原则的典范。该峰会通过全新提升的数字化会务展务平台，实现了嘉宾服务“一键直达”、办会流程“一键感知”，在严格落实“过紧日子”要求的同时，实现了高效、绿色的办会目标。

结论：数字化是节俭办会的必然选择

综上所述，数字化办会与节俭办会不仅不是对立关系，反而是实现节俭目标的最佳途径。它通过“自动化替代人工、数据化驱动决策、无纸化践行绿色”三大核心手段，系统性地解决了“省钱”与“低效”的矛盾，真正实现了“花小钱，办好会”的目标。对于会议组织者而言，拥抱数字化转型，是顺应时代潮流、在竞争中赢得先机的必然选择。

注：图片为ai生成