这两年有个普遍现象：无论政府还是企业，都在喊"节俭办会""降本增效"。大方向当然没错，但执行过程中出现了一些值得警惕的倾向。

最典型的就是：一刀切地砍预算，把数字化投入也当成"非必要支出"砍掉了。

我接触过不少会务行业的从业者，他们反映一个共同的问题：今年很多客户明确表示要压缩预算，其中数字化服务往往是第一个被拿掉的。理由听起来都很合理："今年经费紧张""先保基本的办会需求""数字化可以明年再说"。

但这种做法真的对吗？恐怕未必。

"省钱"和"浪费"之间，只有一线之隔

先讲个真实的案例。

某公司今年要办一场500人规模的行业大会，预算被压缩了30%。负责人为了节省开支，不仅降低了餐饮住宿标准，还砍掉了原本计划使用的数字化会议系统，恢复传统办会模式。

结果呢？

印刷会刊、议程手册、宣传册，花了3万；制作签到表、胸卡、资料袋，又是2万；现场临时增加10个工作人员维持秩序，劳务费1.5万；会后整理资料、录入数据，加班费5000；会议资料存档需要专门腾出档案室空间……

算下来，不仅没省多少钱，效率还大幅下降。更糟糕的是，参会者体验很差：签到排长队、找会议室到处问、临时调整议程通知不到位、会后想查资料找不到。

这位负责人事后感慨："本想着节俭办会，结果反倒更折腾，钱没少花、人更累、体验还不好。早知道还不如用数字化系统。"

这个案例暴露的问题很典型：把数字化当成"额外的奢侈品"，以为砍掉它就能省钱。实际上，数字化恰恰是帮你省钱的工具，砍掉它反而会产生更多的隐性成本和浪费。

"省钱"和"浪费"之间，只有一线之隔。省错了地方，节俭就变成了浪费。

数字化是"降本工具",不是"烧钱项目"

很多人对数字化有个根深蒂固的误解：觉得它是"有钱才玩得起的高科技"，预算紧张时自然就不考虑了。

这个认知得改改。

数字化的本质是什么？是用技术手段替代人工劳动、优化流程效率、减少资源浪费。它不是锦上添花的装饰品，而是实实在在的生产力工具。

我们做个对比就清楚了。

传统办会模式的成本结构：

• 人力成本高：从筹备到执行需要大量人力，而且很多是重复性劳动；

• 物料成本高：印刷品、一次性物料消耗量大，每次会议都得重新采购；

• 时间成本高：流程繁琐、协调困难、容易出错，筹备周期长；

• 沉没成本高：会议结束后，经验和数据都无法有效沉淀，下次又从头来过。

数字化办会模式的成本结构：

• 前期需要技术服务费用，但可以持续复用，边际成本递减；

• 人力投入大幅减少，原本5个人的活2个人就能干；

• 物料消耗接近于零，无纸化、电子化处理；

• 时间周期缩短，效率提升50%以上；

• 数据自动沉淀，形成可复用的资产。

这笔账算下来，哪个更省钱、更高效，一目了然。

南昌市有个案例值得参考。他们在申请办会时专门强调："数字化技术应用是节俭办会的高效抓手，通过无纸化、数字化技术，显著减少纸质材料的使用；通过虚拟化物料存档使用，为后续同类会议提供样板，减少重复设计和筹备成本。"

这个表述很精准——数字化不是节俭办会的对立面,而是实现节俭办会的有效手段。

隐性成本才是真正的黑洞

当我们讨论"省钱"时,往往只看显性成本,忽略了隐性成本。而后者往往才是真正的大头。

传统办会模式的隐性成本有哪些？

效率损失：人工处理流程慢、容易出错，导致大量时间浪费。这些时间本可以用来做更有价值的工作。

体验下降：签到慢、信息不同步、服务响应慢，参会者体验差，影响会议效果和组织形象。

风险增加：人工操作环节多，出错概率高，一旦出现纰漏可能造成更大损失。

机会成本：没有数据沉淀，无法优化决策，错失改进和提升的机会。

这些成本不会直接体现在财务报表上，但实实在在地消耗着组织的资源和竞争力。

更重要的是，在当前这个追求效率和体验的时代，低效和糟糕的体验本身就是一种浪费——浪费参会者的时间、浪费组织的信誉、浪费会议的价值。

相比之下，数字化投入虽然是显性成本，但它能有效降低那些看不见的隐性成本，综合算下来反而更划算。

别让短期思维牺牲长期价值

还有个问题值得深思：在压缩预算时，我们是在做短期权衡，还是长期规划？

砍掉数字化投入，短期内确实能省下一笔钱，报表上也好看。但长期来看，你失去的可能是：

组织能力的提升：数字化系统用得越多，团队的数字化能力越强，这是组织的核心竞争力。

经验和数据的积累：每一次会议的数据都是宝贵资产，能指导未来的决策。放弃数字化就放弃了这些积累。

效率改进的空间：数字化是个持续优化的过程，越用越顺、越用越省。中断了就得从头再来。

与时代的同步：数字化是大势所趋，主动拥抱的组织会越来越高效，抗拒的组织会越来越被动。

用短期的预算压力为理由放弃数字化，就像因为油价上涨就不开车、改骑自行车——眼前是省了点钱，但效率和竞争力也一起丢了。

节俭和数字化不是敌人,是盟友

说到底,节俭办会和数字化办会根本不矛盾,恰恰是相辅相成的。

节俭针对的是什么？是铺张浪费、过度消费、无效支出。比如不必要的豪华场地、过度的装饰布置、浪费的物料采购——这些该省。

数字化针对的是什么？是低效流程、重复劳动、资源浪费。它通过技术手段帮你降低人力成本、物料成本、时间成本,提升效率和体验——这些该投。

两者的目标是一致的：都是为了用更少的资源办出更好的会。

问题在于，我们需要转变观念——不要把数字化当成"花钱"的项目,而要当成"省钱"的工具；不要问"能不能不用数字化",而要问"如何用好数字化来降本增效"。

31会议平台提出的理念值得借鉴："依靠AI、数字化管理系统贯穿会前、会中、会后全流程，从降成本、省人力、提效率等多方面落实勤俭办会。"

这个思路是对的——用数字化落实节俭,而不是为了节俭放弃数字化。

真正的节俭是"把钱花在刀刃上"

最后想说，节俭不是不花钱,而是把钱花在刀刃上。

什么是刀刃？就是那些能提升效率、降低成本、创造价值的投入。数字化恰恰属于这一类。

当预算紧张时,我们更需要精打细算,让每一分钱都发挥最大效用。这时候,能帮你降本增效的工具不是应该被砍掉,而是应该被更好地利用。

政府部门办会,面临着预算压缩、效率提升、绿色办会的多重要求。数字化技术能同时满足这三个目标——降低成本、提高效率、减少浪费。这不是额外的负担,而是解决问题的钥匙。

企业办会,面临着市场竞争、客户体验、成本控制的多重压力。数字化手段能帮你用更少的人力办出更专业的活动,提升客户体验,沉淀数据资产。这不是可有可无的装饰,而是核心竞争力的组成部分。

所以,当我们在讨论"节俭办会"时,请别让"省钱思维"毁了数字化。真正聪明的做法是：砍掉无效支出,保留甚至加强那些能提升效率、创造价值的投入。

数字化不是成本项,是必选项。这个认知转变,决定了你在资源紧张时能否依然保持竞争力。