大型国际学术社团举办的会议，特别是周期性举办的国际协会会议一般每隔几年举办一次。比如国际天文学联合会（IAU）从1922年起，每三年召开一次全体会议，讨论IAU整体的活动方针，并有研究成果发表等研讨会，以及遴选新届IAU执委、各属下委员会成员，新会员推荐等。此外也定期在欧洲、亚太、拉丁美洲召开各区域会议。随各式各样天文事件的发展，也会随时召开小规模的学术研讨会。

因此，大型国际学会的学术年会举办周期很长，规模很大，需要一家PCO在组委会的要求下提供长期的服务,这样的PCO叫做Core-PCO。本地的PCO叫做Local-PCO。

国际学术会议落地到本地举办，需要本地组委会向国际组委会提交申请，甚至多个目的地的本地组委会参与竞标。经过国际学会社团理事会和决策委员会进行投票之后，选择下一届的举办地。国际学术会议申办及本地举办流程节点可分为六大阶段，以下是基于行业标准流程和专业会议组织（PCO）协作模式的详细分解：

（一）申办前筹备阶段（3-5年前，甚至更早，具体需要根据学会的计划安排，first open year）

1. 申办可行性评估（每个学会要求不一）

（1）成立本地申办委员会（含学术领袖/政府代表/PCO）

（2）评估硬件条件：国际机场吞吐量、四/五星级酒店集群容量（需满足3000+人同时住宿）

（3）学术实力验证：近五年本领域SCI论文发表量、诺奖/院士级学者储备

（4）本地市场情况：本地会员数量，是否能吸引到新的会员

（5）政策支持确认：外交部批文、出入境便利政策、会议免税政策

2. 国际关系建立

（1）通过本地的国际学会的会员或担任职务的官员与现任国际学会执委建立沟通渠道，表明申办事宜

（2）获取bidding manual申报说明书，了解申办可行性

（3）邀请执委会成员访问考察（含会议场馆、酒店、交通等）

二、正式申办阶段（18-24个月前）

3. 竞标文件制作

（1）主体文件：申办意向函、本地城市设施、会议设施、交通设施、接待设施、会议和展览空间安排、技术保障等

（2）支持信函：一般需要目的地市长、航空、主办地的欢迎信、支持信，作为加分项、

（3）财务方案：大会的收支预计情况，筹款计划，分级赞助体系（钻石/铂金/黄金三级标准）；注册费的分级分类等

（4）权益分配：与国际组委会的权责利的分配，大会结余情况的分配。

4. 现场竞标陈述

（1）组建"申办大使团"（比如，含1名目的地会员代表+1名青年学者+1名政府代表+酒店航空代表）

（2）制作陈述资料，PPT和视频等

（3）准备多版本应急预案手册（含不可抗力条款）

三、筹备启动阶段（申办成功后）

5. 双PCO协作机制建立

- Core-PCO负责：国际议程协调、学术委员会组建、全球媒体合作

- Local-PCO负责：海关通关系统对接、本地志愿者培训（含跨文化沟通课程）、智能签到系统开发

6. 三级会议架构搭建（通常由国际学术会员会或程序委员会负责）

（1）主会议：全体大会（配AI同传系统）

（2）平行会议：按学科分支设置（需保证20%新兴领域议题）

（3）卫星会议：会前 workshops + 会后技术考察

四、会前冲刺阶段（6-12个月前）

7. 数字平台部署

（1）构建学术会议管理系统（一般需要支持线上线下混合模式）

（2）部署论文正文、投稿、评审系统、大会注册系统等（支持读语言注册、多币种付款）

（3）建立网络安全防护体系（CND加速等等）

8. 国际物流统筹

（1）学术设备通关：特殊仪器ATA单证册办理，如果是医学会议需要确认手术器材、手术假体运输需求和本地的海关法规

（2）学术出版物运输：与DHL/FedEx签订优先通道协议

五、会议执行阶段

9. 智慧化运营系统

- 现场管理（略）

- 现场执行（略）

10. 学术成果转化（一般无硬性要求）

（1）设立专利技术路演专场

（2）开通期刊快速通道（与Elsevier/Springer预先签约）

（3）编制技术转移白皮书（含产业对接地图）

六、会后评估阶段（1-6个月）

11. 验收和评估体系

（1）项目验收：（必要条件）

（2）学术影响力分析：（非必要）

（3）经济影响报告：（非必要）

（4）技术转化追踪：（非必要）

特殊注意事项：

1. 需要向上级主管机构合外事部门报备

2. 签证协调：需提前12个月启动签证计划，与本地外事办公室申报报备

3. 学术伦理审查：建立双盲审稿系统（拒绝率控制在30-40%）

4. 遗产计划：留存10%盈余设立青年学者基金

此流程充分体现国际学术会议从申办到落地的专业化、数字化和可持续化发展趋势，核心在于构建"学术-产业-政府"的金三角协作机制，通过标准化流程确保知识传播效率最大化。

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31 学术会议产品，专注于学术会议核心流程管理，致力于提供轻量化、专业化的数字化解决方案。以征文管理、智能评审、评审员调度为核心功能，打造 “投稿 — 筛选 — 研讨” 全流程线上化体系，助力主办方高效完成学术成果收集与质量把控。精准匹配学术会议需求，简化流程却不失严谨，是高校、科研院所、学会协会举办学术研讨会、学科论坛、青年学者工作坊的优选工具。