当找到了合适的会场，确认好会场后，并不意味着作为会议执行方没别的事情了，还需要主办方深入把握更多会议细节工作，这样才能使会议能够顺利进行。主要的注意的细节有以下几点：

    1、在会议开始之前，做出全局性的总体策划，以及做出会议进程"会议时间进度表"。

    2、 一般情况下以电话通知各单位在何时、何地举行会议，并确认各单位与会代表人数。

    3、如果会议形式比较正式，除电话联系外，需要以书面文件或通知单、邀请函的形式与各单位联系，并取得明确答复（如书面文件或通知单、邀请函需特殊制作，您还得与印刷厂商协商处理）。

    4、 取得会议承办方开出的可提供的服务项目表，针对所需的服务与会议承办方签署相关协议、合同，以法律手段保护自己的合法权益。

    5、必须自己制定出会议日程表和会议演讲稿及相关报告内容，如果会议内容并不涉及内部机密，也可将情况告之会议承办方，请他们协助制定。

    6、在有了会议承办方帮助联系酒店、机场、餐厅、广告公司、印刷厂商、车队等单位的同时，根据"时间进度表"进行及时的询问，落实计划的进度。

    7、会议开始时参与报到工作，作好协调工作，分发资料，同时可以认识新朋友，加深与老朋友的关系。如果与会代表是要交会务费的，您还得负责收取会务费。

    8、 会议报到结束后，及时通知会议承办方最准确的人数、房间数，多出或少出的房间及时与酒店协商解决，避免酒店和您不必要的麻烦。

    9、正式会议开始之前，检查会场的布置工作（灯光、音响、场形、绿化和特殊设备），确保会场万无一失。

    10、与会议承办方协商制定出合理的用餐、叫醒、开会时间。

    11、 作好会议期间的协调工作。

    12、制定与公司和此会议的总目标相一致财务预算，定金一般是先预交总费用的50%，其余费用会议结束时一并解清。

    13、会议结束后，应该根据实际情况做出此次会议的总结报告并备档。