通常将会议的相关人员分为三类：领导小组、筹备与接待人员和参加人员。

    1、领导小组

    领导小组是所有重要事项的决策人，包括会议时间、议程、邀请人员、地点等等，为整个会议定下基调；

    2、筹备与接待人员

    筹备与接待人员的职责是：按照领导的安排，为领导小组提供会议筹备的具体细节，提供备选方案，供领导决策，在会议过程中进行接待，并处理突发事件，因而也是承担会议成败重要责任的人员，一个会议通常是千头万绪的，筹备与接待人员是否有好的方案，考虑是否周全，会很重要。

    筹备与接待人员要有明确的职责分工：

    要设定一个负责人；

    要有人专门负责日程安排及与各部门协调；

    要有人专门负责联系场地、布置会场；

    有人专门负责餐饮及外地赶来参会人员的住宿、旅行安排；

    要有人专门负责设计比赛与其他活动；

    要有专人负责会议现场的接待事宜等等。

    3、参加人员

    会议要邀请哪些人参加同样需要考虑周全；

    在确定了参加人员名单后，要明确参加人员中，谁坐主席台；谁是会议的主持人；谁要在会议过程中发言或演讲；谁是嘉宾；谁是参与讨论的人；谁要表演、比赛，等等，要针对不同参会人员的需求，给予不同的事先准备。

    会议前期的筹备过程中要考虑的，如主席台的座位安排与姓名牌如何摆放？主持人是否要准备串词？发言的人是否要准备投影设备？嘉宾是否要有标志？表演的人是否需要道具与服装，等等，都要在参会人员名单确定后，进行准备。