1、展会名称

    展览会的名称一般包括三个方面的内容：基本部分、限定部分和行业标识。

    下面分别对这三个内容作一些说明：

    基本部分：用来表明展览会的性质和特征，常用词有：展览会、博览会、展销会、交易会和"节"等。

    限定部分：用来说明展会举办的时间、地点和展会的性质。

    展会举办时间的表示办法有三种：一是用"届"来表示。二是用"年"来表示，三是用"季"来表示。

    2、展会地点

    策划选择展会的举办地点，包括两个方面的内容：一是展会在什么地方举办，二是展会在哪个展馆举办。

    策划选择展会在什么地方举办，就是要确定展会在哪个国家、哪个省或者是哪个城市里举办。

    策划选择展会在哪个展馆举办，就是要选择展会举办的具体地点。具体选择在哪个展馆举办展会，要结合展会的展览题材和展会定位而定。另外，在具体选择展馆时，还要综合考虑使用该展馆的成本的大小如何、展期安排是否符合自己的要求以及展馆本身的设施和服务如何等因素。

    3、办展机构

    办展机构是指负责展会的组织、策划、招展和招商等事宜的有关单位。办展机构可以是企业、行业协会、政府部门和新闻媒体等。

    根据各单位在举办展览会中的不同作用，一个展览会的办展机构一般有以下几种：主办单位、承办单位、协办单位、支持单位等。

    主办单位：拥有展会并对展会承担主要法律责任的办展单位。主办单位在法律上拥有展会的所有权。

    承办单位：直接负责展会的策划、组织、操作与管理，并对展会承担主要财务责任的办展单位。

    协办单位：协助主办或承办单位负责展会的策划、组织、操作与管理，部分地承担展会的招展、招商和宣传推广工作的办展单位。

    支持单位：对展会主办或承办单位的展会策划、组织、操作与管理，或者是招展、招商和宣传推广等工作起支持作用的办展单位。

    4、办展时间

    办展时间是指展会计划在什么时候举办。办展时间有三个方面的含义：一是指举办展的具体开展日期。二是指展会的筹展和撤展日期。三是指展会对观众开放的日期。

    展览时间的长短没有一个统一的标准，要视不同的展会具体而定。有些展会的展览时间可以很长，如"世博会"的展期长达几个月甚至半年；但对于占展会绝大多数的专业贸易展来说，展期一般是3-5天为宜。