举办会议的时候，有时候由于时间和规模的关系，会外包给会务公司，完成专业的会务策划。

       会议会务策划准备进行之前，需要根据本单位的具体情况和明确目的，先对会议的主题以及会议模式进行设定，做好会议流程安排。

       根据参会人员的数量，布置好场地。场地大中小，档次高中低，多种选择，根据会议的具体需要进行合理安排。根据财务预算对会议会务策划，提供餐饮等贴心服务。

       选用经验丰富的会务公司，他们都有专门的会务接待以及会务服务。可以解答相关的会议问题，制定出符合主题的会议会务策划。安排专人发放会议资料，做好会议记录。

       考虑会议地点，范围需居中参会人员的工作地点，方便大家出行参加。至少提前一天同志参会人员会议的具体地点。会议场地，多媒体技术先进，隔音效果良 好，拒绝外界干扰。检查多媒体，灯光，音箱，投影仪等会议必需品是否正常工作。会场入口，进行高档安排，迎宾人员，礼品摆放，花篮摆放等一步到位。

       与会场工作人员，密切合作，确保会议有条不紊的进行，会议进行过程中，采用多媒体记录会议内容，方便事后，专人对会议内容进行文字整理，方便存档。

       对参会人员的具体资料，包括姓名、住址、电话等进行整理，归档，方便会议圆满结束后，把会务公司整理的资料通过打印或者邮件的方式，发送给客户，内容包括该会的反馈意见，以及会议总结等。