三大行业协会制定展台搭建可持续性指南
随着全球商业活动和贸易展览行业面临越来越大的环境和可持续发展压力,三大行业协会,体验设计与制作协会(EDPA)、展览服务与承包商协会(ESCA)和活动行业理事会(EIC)联合发布了一套明确的、可操作的指南方针,以帮助参展公司和展位搭建公司减少环境影响,推广负责任的做法。
2024年5月15日发布的《EDPA、ESCA和EIC展位搭建可持续性指南》(EDPA, ESCA, and EIC Sustainability Guidance for Exhibition Stand Construction)旨在提供实用的建议和最佳实践。该指南针对协会成员服务的不同行业垂直领域的独特需求和挑战,涵盖了展位策划、设计、搭建执行的各个方面,包括减少废物、节约能源、负责任的采购和社区参与,并与活动行业理事会(EIC)的可持续活动标准保持一致。
主要内容与结构
本指南分为四大部分:
前言与介绍:强调可持续性的重要性,并概述了制定本指南的合作愿景和目标。
可持续性实践:(这一部分是全篇的重点)
围绕减少、再利用、修复、回收和拒绝等6R原则,提出负责任消费和生产的指南原则。
展位结构、地板、家具、照明和电子显示:针对展览展位建设的各个方面,提供具体的可持续性建议和最佳实践。
包装、废物管理、供应链和物流:涵盖从包装最小化到物流优化的环保措施。
人力资源与能源使用:强调员工培训、多样性和能源效率的重要性。
信息技术与通信:推荐使用节能IT设备和优化数据管理,以及建立有效的可持续性沟通计划。
可持续性之旅:提供从环境因素识别到政策制定、计划实施、评估和持续改进的步骤。鼓励获取第三方认证,以支持可持续性目标的实现。
方法论与致谢:介绍指南文件的制定依据和感谢贡献者。
材料消耗六大原则(6Rs)
负责任的材料消耗遵循六大原则(6Rs),旨在支持可持续发展目标,这些原则包括:
重新思考(Rethink):探索是否有更可持续的方法或替代方案。
减少(Reduce):减少材料使用或生产更小体积的产品。
重复使用(Reuse):考虑是否可以将先前活动的材料或我们活动前后的材料重新利用。
修复(Repair):是否有材料可以容易地清洁、修复或翻新。
回收(Recycle):活动结束后,如果材料不能被重复使用或捐赠,是否可以进行升级再造或回收。
拒绝(Refuse):是否有一些材料因健康问题或无法重复使用、修复或回收而应避免使用。
这些原则鼓励在活动策划和设计阶段就开始考虑如何减少对环境的影响,通过重新设计思维方式,促进材料的可持续使用,从而减少浪费和碳排放。
展位结构(Exhibit Structures)的最佳实践要点:
1. 持续改进:采取持续改进的方法来设定和实现目标,适用于展位和会议室结构、墙面和天花板的设计,使其能够减少、重复使用或回收。
2. 材料选择:使用经过Forest Stewardship Council (FSC)或Program for the Endorsement of Forest Certification (PEFC)认证的基于林业的材料,或其他可持续管理的森林资源。
3. 租赁和模块化系统:租赁使用全年标准库存材料的展位结构,并在可能的情况下纳入模块化展位系统。
4. 高质量产品:使用高质量产品以确保耐用性,特别是对于可重复使用的材料。
5. 环保涂料:使用来源于植物色素(而非石油)的丙烯酸漆进行建设和维护,避免使用密封剂、涂层或粘合剂。
6. 合同要求:在供应商合同中包含上述环境优选要求。
7. 木材再利用:重复使用或重新利用来自其他活动的木材,包括在制造、仓库设施和行政办公室内使用来自其他活动的木材。
8. 挥发性有机化合物(VOC)控制:控制购买的油漆、涂料和胶粘剂的体积,确保它们具有低挥发性有机化合物。
9. 废弃物分类:确保木废料与其他废物分开,并在制作展位/展示和会议室结构和建造时进行回收。
这些最佳实践旨在减少展位结构对环境的影响,推广可持续材料和资源的有效利用,并鼓励在展位设计和建造过程中采取环保措施。
地板(Flooring)的最佳实践要点:
1. 多次重复使用:多次重复使用所有地板产品,并在运送至展会之前制定地板产品重复使用的计划。
2. 减少废料:减少由于展会地板设计、通道大小和铺设技术导致的地板余料浪费。
3. 预先切割:在将地板面板运送至会场之前,预先按尺寸切割地板面板。
4. 回收利用:在活动搭建期间重复使用或回收利用用于覆盖和保护地毯的LDPE/HDPE板,并保留这一努力的证据。
5. 捐赠地毯:在活动结束后,如果不重复使用或重新利用地毯,则应捐赠,并保留捐赠证据。
6. 持续改进方法:采取持续改进的方法来设定和实现目标,适用于展位地板的重复使用和回收。
7. 环保材料:所有新地板应由以下材料之一组成:可计划多次使用的可重复使用产品、由消费后或工业后回收材料制成的产品,或在预期的贸易展览使用后可回收的产品。
8. 认证木材:选择Forest Stewardship Counci(FSC)认证的木地板。(FSC是一个国际性的非营利组织,它提供一种认证体系,旨在促进全球森林的可持续经营和管理。FSC认证确保木材和纸张产品来源于经营良好、对环境负责、并对社会和经济有益的森林)
9. 回收材料:选择由回收材料制成的产品或可回收材料。
10. 潜在可回收材料:考虑使用潜在可回收的材料,如某些类型的簇绒地毯和豪华乙烯基地板。
这些最佳实践要点旨在通过减少废物、优化材料的使用寿命和使用环保材料来提高地板在贸易展览中的可持续性。
家具配置(Furnishings):舞台材料(Staging Materials)、展览照明(Exhibit Lighting)的最佳实践要点:
1. 家具配置(Furnishings)
- 高度推荐实践:重复使用或回收家具和设备,包括柜台、椅子、桌子、沙发、咖啡桌、橱柜、传单架、LED墙、电视、音视频设备等。
2. 舞台材料(Staging Materials)
- 推荐实践:通过使用租赁的舞台组件、可重复使用的场景或替代舞台方法(例如,使用舞台投影代替一次性建造)来减少舞台材料的使用。
- 高度推荐实践:重复使用或回收刚性结构,包括照明架或其他结构元素,并使用无毒和可持续生产的材料选项。
3. 展览照明(Exhibit Lighting)
- 推荐实践:重复使用或回收照明设备,包括展位和展示柜中的所有类型照明,并仅在灯泡烧毁时更换。
- 高度推荐实践:使用LED灯代替白炽灯泡。
额外推荐的做法:
- 使用租赁物品以减少长期拥有物品的需求和浪费。
- 在设计中考虑使用轻质材料,提供易于访问的展位设计指南。
- 专注于在创建之前“设计出”废物,例如避免圆形地毯切割,这会产生不容易再利用的废料。
这些最佳实践旨在通过提高材料的重复使用率、选择可持续来源的材料和使用高效节能的照明技术来减少展览活动对环境的影响。
电子显示屏、图形和标识(Electronic Display, Graphics & Signage)的最佳实践要点:
1. 电子显示屏
- 高度推荐实践:使用符合能源之星资格或其他等效能效标准的电子显示设备。尽可能选择具有可服务、非定制部件的单元,以延长其使用寿命并确保可持续性。
2. 图形和标识的重复使用与回收
- 推荐实践:重复使用或回收包括品牌、公司标志在内的悬垂和顶部标识,以及墙面安装或地面放置的展览图形和装饰物品。
3. 环保材料的使用
- 推荐实践:使用至少含有50%回收材料的织物材料,并避免使用气球和彩带等物品。
4. 设计阶段的效率
- 高度推荐实践:高效规划设计阶段,减少因设计变更或错误导致的多次打印,并确保标识尺寸正确。
5. 环保墨水和数字通信
- 高度推荐实践:使用水性墨水等环保墨水,至少减少35%的污染产品使用,并鼓励使用电子邮件和基于网络的通信以减少纸张流动。
6. 数字标识和直接介质打印机
- 提示:公司可能使用数字标识(首选LED)和直接介质打印机,但要考虑数字标识的使用寿命及其生产对环境的影响。
7. 图形和标识的生产
- 高度推荐实践:作为逐步淘汰使用泡沫芯、PVC材料或聚苯乙烯的第一步,至少在35%的可回收基材或回收材料上生产新的图形和标识。
8. 持续改进方法
- 高度推荐实践:采取持续改进的方法来设定和实现目标,适用于上述所有方面。
这些最佳实践旨在通过提高能效、使用可持续材料、减少浪费和优化设计过程来提升展览活动中电子显示屏、图形和标识的可持续性。
包装(Packaging)的最佳实践要点:
1. 最小化包装:尽可能减少包装到适当最低限度,必要时转换为可重复使用的包装。
2. 适当标签:注重包装的正确标签,确保正确处理废弃物。
3. 减少和重用包装:
- 在活动前,接收并遵守活动组织者关于包装进出程序的通信。
- 向参展商和当地劳动力传达包装进出(或搬入和搬出)政策。
4. 优化运输:采取减少包装材料和优化运输的措施,包括:
- 记录减少和重用包装材料的措施。
- 使用仅保护产品的最小必要包装。
- 合并运输,避免单独包装的物品。
5. 捐赠材料:活动结束后,将无法重复使用或重新利用的材料捐赠给受益人,并记录捐赠的材料类型和数量。
6. 环保包装选项:选择聚烯烃或生物基材料制成的收缩膜,这些材料优于PVC类型,并选择较薄的收缩膜以减少材料消耗。
7. 定期维护:对所有商务车辆进行定期维护和检查,使用节水的车辆清洗做法,减少前往展会现场的往返次数。
8. 智能导航技术:鼓励使用智能导航技术减少交通拥堵时间,并选择更高效的路线。
9. 交通管理和智能城市合作:与城市合作创建交通走廊,包括专用卡车车道或火车轨道。
10. 非高峰时段激励:通过价格调整等措施激励非高峰时段到达,以减少排放。
这些最佳实践要点旨在通过减少不必要的包装材料使用、优化运输过程和提高材料的重复使用率来降低包装对环境的影响。
废物管理(Waste Management)的最佳实践要点:
1. 明确废物管理政策:创建并传达清晰的废物管理政策和实践给内外部利益相关者。
2. 强调回收流:着重建立回收流程,确保所有可回收材料得到回收。
3. 遵守法规:参考适用法规,妥善存放和处置有害废物。
4. 设置废物收集站点:在内部为堆肥、回收和垃圾填埋处置设置单独的废物收集站点。
5. 审计废物生产:进行废物生产审计,建立基线、设定目标,并计算年度垃圾填埋和焚烧转移率。
6. 团队成员培训:对团队成员进行产品使用培训,以最小化废物并优化资源使用。
7. 定期测量和审计废物:每月测量废物和回收情况,每年至少进行一次废物审计。
8. 过程审查:通过内部团队或第三方合同商进行流程审查,分析废物的数量和类型。
9. 废物审计报告:制作废物审计报告,并制定实施废物减少的计划。
10. 购买环保产品:购买使用环境和社会优选材料的消耗品,如胶带、电池、办公用品、笔等。
11. 环境优选材料:环境优选材料可包括消费后回收、可生物降解或易于回收的内容。
12. 社会优选材料:社会优选材料可包括无毒和本地生产的材料。
这些最佳实践要点致力于通过有效的废物管理政策、提高资源效率、增加回收和堆肥实践以及减少有害废物的产生,来降低展览活动对环境的影响。
供应链(Supply Chain)的最佳实践要点:
1. 建立可持续供应链:高度推荐企业建立展览行业内的可持续材料供应链,并与供应链合作,增加可持续/可重复使用替代品的产能。
2. 鼓励供应链管理排放:鼓励供应链在生产设施中管理排放,持续投资研究更可持续的材料替代品。
3. 淘汰问题材料:逐步淘汰并考虑禁止使用有问题的材料,如高甲醛排放的木基产品、源自石油的丙烯酸漆、高挥发性有机化合物的材料、有毒材料、泡沫芯、PVC材料、聚苯乙烯、溶剂、白炽灯泡、气球和彩带。
4. 供应链评估:高度推荐企业评估本组织供应链适用的指南标准,并明确向供应商传达这些要求。
5. 年度审查采购标准:推荐企业每年对其公司的可持续采购标准进行内部和供应商审查。
6. 供应商合作:与供应商合作,确保他们理解并能够遵守本指南的要求,包括展示其合规能力。
7. 透明度和公开性:确保供应链的可持续性努力是透明的,并且作为公司整体可持续性计划的一部分公开声明。
8. 环境和社会影响:在供应链管理中考虑环境和社会影响,确保符合可持续发展目标。
这些最佳实践要点旨在通过优化供应链管理、减少有害材料的使用、提高供应链的透明度和责任感,以及促进环保和社会责任,来增强展览行业的可持续性。
物流(Logistics)的最佳实践要点:
1. 禁止怠速运行:高度推荐企业在制造、仓库设施、行政办公室和会场内执行禁止车辆怠速运行的政策。
2. 信息共享:改善组织者、场馆和物流运营商之间的协作和信息共享,减少装卸、重装以及搭建和拆卸过程中的低效率。
3. 本地化制作:推荐企业将展览制作本地化,即在活动所在城市或国家内进行,以减少运输。
4. 高效装载:高效装载卡车,为卸载和储存留出足够时间,并与外部沟通其通过更可持续解决方案实现的减排成果。
5. 政策宣传:在所有装卸码头、卡车集结区和其他适用区域显眼地展示政策指南。
6. 电动或混合动力车辆:转换为电动或混合动力车辆,并确保充电基础设施的可用性,包括叉车。
7. 合并订单:高度推荐企业合并交货订单,以减少温室气体排放和运输成本。
8. 远程和最后一英里物流:推荐企业引入全公司范围内接受的装载效率政策,并增加与参展商关于不同运输方式的可持续性益处的沟通。
9. 交通管理和智能城市:与城市合作,创建具有专用卡车车道或火车轨道的交通走廊。
10. 定期维护和检查:对所有商务车辆进行定期维护和检查,使用节水的车辆清洗做法。
11. 减少往返次数:减少前往展会现场的往返次数,管理车辆移动,并计划分散到达时间以避免高峰时段,从而最小化排放。
12. 非高峰时段激励:激励非高峰时段到达,例如通过价格调整,并要求使用智能导航技术减少交通拥堵时间。
这些最佳实践要点旨在通过提高物流效率、减少运输过程中的排放、使用可持续的运输解决方案以及优化路线规划,来降低展览活动对环境的影响。
人力要素(The Human Element)的最佳实践要点:
1. 领导层承诺:高层管理人员应展示对活动可持续性计划的领导力和承诺,确保有足够的资源来支持可持续运营。
2. 人员培训:确保指定的人员具备相应的资格、技能和培训,并在培训计划中包含对组织政策、计划和遵守本指南的认识。
3. 意识提升:保证相关人员了解不符合要求对组织的影响,并根据公司的人力资源政策保留能力和培训的文档记录。
4. 指定责任人:推荐企业指定负责人或多个人员,负责实施可持续性和社会影响政策、计划以及遵守本指南。
5. 材料安全证明:在被询问时,提供有关建筑材料安全性的文件证据,例如材料规格数据表和购买证明。
6. 年度培训:对新员工和现有员工进行年度人口贩卖意识培训。
7. 员工福利计划:提供员工健康计划,并购买对人类健康和安全以及环境影响经过认证的清洁化学品。
8. 多样性、公平性和包容性:发布面向公众的多样性、公平性和包容性声明,实施工作场所多样性计划,安装多样化的组织领导,并提供有关创造包容和欢迎环境的员工培训。
9. 供应商多样性计划:运营供应商多样性计划。
10. 资源获取:确保那些被指定的人拥有相应的资格、技能和培训,以有效实施可持续性和社会影响政策。
11. 政策和计划的了解:确保相关人员了解组织政策、计划和对本指南的承诺。
12. 持续改进:在实现目标后,计划应致力于持续改进,并为下一个更高的目标设定目标。
这些最佳实践要点致力于通过提升员工意识、提供必要的培训和资源、实施包容性政策以及确保高层管理的参与和支持,来强化展览行业中的人力要素和社会责任。
能源(Energy)的最佳实践要点:
1. 关闭设备:高度推荐在不使用空间时关闭设备、照明、空调和加热器。
2. 温度调节:对于HVAC系统,在不占用空间但重新启动将需要更多能量的情况下,适当调节温度设置,而不是完全关闭。
3. 节能设备:推荐使用能源效率等级高的监视器、投影仪、设备和电器。
4. 节能照明:推荐在制造、仓库设施和行政办公室内使用LED或其他高效照明,以减少能耗。
5. 光感控制:推荐使用光感器,以在不需要时自动管理照明,例如在自然光线充足或无人区域。
6. 能源监控工具:推荐实施能源监控工具,以跟踪和分析制造、仓库设施和行政办公室的能源消耗。
7. 可再生能源:企业可能努力转向可再生能源,考虑淘汰燃气和燃油并用热泵替代。
8. 绿色屋顶:考虑创建绿色屋顶,因为它们可以隔热,同时提供当地食物并恢复生物多样性。
9. 节能IT设备:推荐使用节能的IT硬件,如服务器、台式机、笔记本电脑和网络设备。
10. 数据中心管理:推荐优化数据中心的冷却和气流管理,以提高能效。
11. 电子垃圾回收:推荐与认证的电子垃圾回收商合作,妥善处理硬件。
12. 供应商合作:推荐选择具有可持续实践和认证的供应商,并鼓励供应商为IT设备提供回收或回收计划。
13. 虚拟化和整合:企业可能考虑服务器和存储虚拟化(特别是使用可再生能源运行的云服务),以减少物理服务器的数量。
14. 环境影响评估:评估产品(包括包装和制造过程)的生命周期环境影响。
15. 资源监控和管理:使用数据中心基础设施管理(DCIM)工具监控和优化资源使用。
这些最佳实践要点旨在通过提高能源效率、使用可再生能源、优化IT设备的能源使用和促进环保的采购实践,来减少展览活动对能源的消耗和环境的影响。
通信(Communications)的最佳实践要点:
1. 通信计划:推荐企业在组织内部实施通信计划,传达其可持续性举措。
2. 组织承诺:在适当的情况下,通信应包括组织对可持续性的承诺、问题、目标和目标进展。
3. 利益相关者反馈:包括来自利益相关者或利益相关方的反馈。
4. 客户沟通:与客户沟通时,考虑可持续选项及其益处,并突出不太可持续选项的问题,例如一次性展览。
5. 电子材料提供:向客户提供合同、销售工具包和规范指南等材料的电子版本。
6. 现场电子材料:提供现场参展商材料的电子格式。
7. 减少纸张流动:鼓励使用电子邮件和基于网络的通信,减少纸张浪费。
8. 透明度:确保组织对外界公开透明地展示其可持续性政策和实践。
9. 持续改进:在实现目标后,应计划持续改进并设定更高的目标。
10. 反馈循环:将活动中获得的见解应用于未来活动的规划和执行。
这些最佳实践要点旨在通过有效的内部和外部通信,提高组织对可持续性举措的认识,促进与客户和利益相关者的透明沟通,并鼓励采用更环保的通信方式。
可持续性之旅(A Sustainability Journey)路线图:
1. 环境因素和影响识别(Step 1):确定产品、活动和服务的环境方面,并评估哪些方面可能对环境产生重大影响。
2. 利益相关者参与(Step 2):创建并记录利益相关者列表,明确参与过程,并记录每个利益相关者的需求。
3. 界定和范围设定(Step 3):根据利益相关者的输入,设定可持续性之旅的界限和范围,明确“界限内外”的问题。
4. 可持续性政策制定(Step 4):基于环境和社会考虑、环境因素和影响、确定的界限和范围,制定并记录组织的可持续性和社会影响政策。
5. 可持续性计划实施(Step 5):制定计划以实现减少组织对活动的环境影响的目标或目标,设定具体的时间框架。
6. 实施评估(Step 6):监控和测量组织的表现,确保符合政策和计划。
7. 持续改进(Step 7):通过内部审计和管理层审查,识别改进机会并实施必要的行动。
8. 循环重复(Step 8):完成所有步骤后,重新开始循环,持续进行可持续性之旅。
9. 自我评估:包括原材料获取、设计、生产、运输和最终处置的整个生命周期的考虑。
10. 透明度和公开性:将“边界”和“范围”作为组织总可持续性计划声明的一部分。
11. 政策和计划的更新:确保政策和计划每年更新,以反映组织可持续性努力的最新情况。
12. 认证获取:鼓励企业获取第三方审核的可持续性认证,如EIC可持续活动标准。
这些步骤构成了组织在追求可持续性方面的路线图,从识别环境影响开始,通过与利益相关者的参与和政策制定,到实施、评估和持续改进,最终实现可持续性目标。
可持续认证(Certifications)的主要内容:
1. 鼓励re认证:虽然本指南不提供认证计划,但鼓励公司获取行业可持续性标准的第三方审核可持续性认证。
2. EIC可持续活动标准:EIC可持续活动标准是一系列特定标准,评估活动及其供应商在多个可持续性方面的表现,以促进环境和社会责任。
3. 认证级别:申请人需要展示其满足标准的成就,基于完成的百分比和每个特定领域的最大分数,将授予认证。
4. 认证框架:这些标准为合作提供了框架,为活动专业人士在可持续性之旅的各个阶段实施和衡量可持续实践提供了指南和指标。
5. 认证领域:评估的领域包括能源、水资源、废物管理、供应链、交通、餐饮和住宿等。
这些内容强调了认证在推动展览行业可持续性实践中的重要性,以及如何通过认证来展示组织的可持续性承诺和成就。
方法论和致谢(METHODOLOGY AND ACKNOWLEDGEMENTS)的主要内容:
1. ESG三大支柱:本指南文件基于环境、社会和治理(Environmental, Social, and Governance,简称ESG)的三大支柱制定。其中,环境支柱关注通过组织的行为、程序和产品改善环境的可持续性;社会支柱涉及组织在多样性、公平性、包容性和社会影响方面的努力(EDIA);治理支柱反映组织如何在这两个支柱内实施和评估其工作。
2. 参考文献:在制定本指南时,参考了以下七个资源:
- 活动产业理事会的展览服务可持续活动标准(Event Industry Council Sustainable Event Standard for Exhibit Services)
- Informa的绿色展装规范(Better Stands)
- Informa的绿色搭建规范(Greenbuild)
- 国际标准化组织(ISO)的14001、20121及其(IWA)42国际研讨会协议有关净零排放的标准(ISO 14001, ISO 20121, and its International Workshop Agreement (IWA) 42 on Net Zero))
- 净零碳活动智能生产和废物管理(Net Zero Carbon Events Smart Production & Waste Management)
- 净零碳活动物流规范(Net Zero Carbon Events Logistics)
- 新加坡活动搭建废物管理指南(Singapore Waste Management Event Build)
3. 重要性评估:工作组在提供本指南时考虑了每个项目的重要性或意义。被列为“高度推荐”的行动是被认为必不可少的;“推荐”的行动是被认为应该执行的;“可能”的标签表示建议需要进一步考虑的项目;“可以”代表条件允许下的可能性或能力,相当于“宜”。
4. 法律优先:本指南中的任何内容都不取代法律,只是作为推荐标准。
这些内容概述了制定可持续性指南文件的理论基础、所依赖的文献资源、评估项目重要性的方法以及对参与和支持制定指南文件的个人和组织的感谢。
(本文由AI辅助完成翻译和要点提取,系统性研究请下载原文)
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