会议是在特定的时间和空间，通过发言、讨论、演示、商议、表决等多种形式以达到议事协调、交流信息、传播知识、推介联络等目的的一定人数的群体活动。

一个会议的完成需要成百上千封邮件、上万个电话、上百次面对面的交流协调和考察，工作量之大，超出想象。所以，会议的策划、筹备和运营周期很长，作为一个项目，会议需要进行项目化的管理。

会议管理就是按照会议的全生命周期流程进行管理，覆盖会前的策划、调研、立项、方案、营销、宣传、招商管理，会中的接待管理、现场管理、物料制作、运输、搭建、会场管理、流程管理、演讲人管理、现场互动管理、餐饮管理、住宿管理、交通管理，会后的问卷调查、统计、报告、参会证明、财务结算、项目结案等各项管理工作。

经过实践经验总结出主办方在管理整个会议活动时，涉及的主要管理流程工作可以分为以下24个模块。

会议管理与会议策划的区别

策划的核心是赋予事物以意义，赋予人以使命，只要做到了赋予事务特定的意义或使命，就是策划。比如策展人（curator）就是那些能够赋予特殊事物，尤其是无生命的，看似无价值的事物以特殊的意义的人。策划就是解决为什么，要不要的问题，策划涉及到使命、意义和价值。在会议领域，方案策划是核心，包括但不限于以下内容：

l会议的主题、目的、目标、意义、宗旨、口号等；

l会议的方案策划，类似于商业计划书，但在会议方案中侧重于时间、地点、场地规划、流程经过、表现形式、技术手段、盈利模式、预算经费保障、人员招募等，这是策划的核心；

l议题和内容策划，包括主题、话题，嘉宾推荐等；

l文书策划，倡议书、宣言、备忘录、共识等；

l利益攸关方的机制设计；

l细节策划，如：菜单内容、节目内容、线路和行程设计。

管理的核心是根据方案、计划、制度、流程来执行，一般先有方案和计划后有管理，管理的核心是减少不确定性带来的损失，通过投入人力物力财力确保一切按计划有序进行，因此会议管理包括但不限于以下内容：

l招商管理、观众管理；

l议程和演讲人管理；

l现场管理（注册接待管理、会场管理、接待管理、餐饮管理、车辆和交通管理、住宿管理等）；

l人员培训及管理（工作人员、志愿者）；

l供应商和服务商管理；

l财务和预算管理；

l设备和物资运营管理；

l危机管理、应急管理、风险管理；

会议管理和领导的区别

领导变革之父约翰·科特（John P. Kotter）是第一个具体区分管理和领导的大师。他认为管理符合以下三大要点：

1. 计划和预算。设定目标，比如说未来一个月或者一年的目标；明确达到这些目标的具体步骤，包括日程安排和指导方针；然后合理分配资源以完成目标。

2. 组织和人事。建立组织架构并设置一系列适应目标需求的岗位，在每个岗位上配置合适的人选；通过积极沟通使员工理解目标；通过充分授权来推进计划实施；通过系统督查以确保实施质量。

3. 掌控和解决问题。通过报告、会议等形式正式或非正式地详细监控实施情况，及时与计划比对，找出偏差之处，即通常所说的问题，然后调整计划，解决出现的问题。

根据科特的观点，在会议活动之中，会议管理包括

1.会议活动的计划和预算。设定会议活动的目标，比如说人数、规模、营收和开支目标；明确达到这些目标的具体步骤，包括计划安排和指导思想；然后合理分配人财物资源以完成目标。

2.会议活动的组织和人事。建立项目组的组织架构并设置一系列适应会议活动的目标需求的岗位，在每个岗位上配置合适的人选；通过积极沟通使员工理解会议活动的目标；通过充分授权来推进计划实施；通过系统督查以确保实施质量。这个人事还包括外部与客户相关的人事。

3.掌控和解决会议项目运营之中的问题。通过报告、定期的会议等形式正式或非正式地详细监控会议活动的实施进展，及时与计划进行比对，找出偏差之处，即通常所说的问题和风险点，然后调整计划，解决出现的问题。

所以项目经理需要管计划和进度、收支预算（成本控制）、干系人管理，每一步都要有针对性的进行训练，更多的是软技能。

其次看看科特如何定义领导（力），他认为领导符合以下三大要点

1.定向。确定未来的愿景，并为实现这一愿景制定变革战略。

2.联盟。对潜在合作对象阐明企业的目标，在他们充分理解认同企业愿景并愿意投身这项事业的基础上形成联盟。

3.激励。通过诉诸人类非常基本但常未得到满足的需求、价值和情感，使团队战胜变革过程中在政治、官僚和资源方面遇到的重大障碍，沿着正确的方向前行。

会议活动之中，会议的领导（力）是指

1.定向。确定会议活动的未来的愿景（mission），并为实现这一愿景制定相关的发展战略。其核心就是会议活动的Goals & Objectives（对会议目标和方向的设定）是会议管理和策划的中心和灵魂。

2.联盟。对潜在合作对象阐明会议活动的目标，在合作伙伴（包括企业员工自己）充分理解认同会议活动的愿景并愿意投身这项会议活动的基础上形成一种联盟关系。特别是在每个活动的创业阶段（度过盈亏平衡期）。

大多数的展会活动和会议活动很难处理合作伙伴们之间的额责权利、知识产权、人脉权、IP产权、数据产权，如何处理主导权和义务是会议是否能办大的一个条件，带来了很大挑战。仅仅依靠员工又不够，因此有的会议主办方使用了分布式、去中心化的扩邀的方式，让更多人成为联盟的一员，迅速做大规模达到上万人。

3.激励。会议活动是否能成功，需要花费很大的心血，每一次成功的活动从无到有，无异于一次创业的历程。团队的激励很重要。

PCO与会议管理

随着会议服务专业化、国际化和市场化的发展，在会议产业逐渐诞生出一类专业服务商PCO，即Professional Conference Organizer（专业会议组织者）。PCO提供的服务既有策划，也有管理，根据IAPCO（国际PCO协会）提出的专业服务列表为例，传统PCO提供的服务列表包括以下这些方面：

l协会年度大会竞标协助

l场地方案及可行性研究

l专业建议和咨询服务

l帮助定义大会目标

l大会税收指导

l初步计划

l编制收支预算

l财务咨询-前期财务、赞助、展览、贷款

l注册费定价

l大会注册登记

l开设专有账户、收支明细账

l会议场所谈判

l大会组织结构筹建

l与组委会沟通

l供应商联络管理

l秘书处和办公室设施，包括邮寄地址

l注册系统(含在线和手动)

l学术或技术议程支持

l论文摘要处理(包括在线和手工处理)

l展览销售及管理

l网页设计和管理

l壁报展示区管理

l演讲人联络

l市场营销和公共关系

l场地协调与管理

l媒体办公室

l现场人员配备

l社交活动策划管理

l与航空公司的联系

l大会交通接驳管理

l关闭大会账务

l会后评估

l大会形象、资料设计和印刷

l电子图文设计

l纪念品、赠品采购

l购买相关保险

l食品和饮料策划与管理

l装饰和舞台设计布置

l现场服务——现场注册系统、标识设置、安全管理

l视听设备管理

l同声传译管理

l视频、文字、图片记录

l大会文件翻译

l视频会议管理

l住宿预订中心

l团队旅游线路策划与接待

以上分类太细，如果要归类的话，可以分为：会议战略管理，财务管理，注册与议程管理，接待管理，设计制作，市场营销，招商与赞助，秘书处沟通与项目管理（含供应商管理板块）。

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