会议主办方在管理整个会议活动时，涉及会议的主题和内容策划、会议营销、参会代表邀约、招商和赞助、会务筹备、现场接待和管理、会场管理、会议文件管理、活动管理、数据统计等各个板块的工作（具体可细化为如下24个模块）。随着数字化的发展，主办方使用数字技术可以将以下板块逐渐纳入数字化的管理之中，从而提高管理效率，另一方面也会提升参会者的参会体验。随着数字化和人工智能的进一步发展，数据成为核心要素之后，还能催生新的服务、新的会务服务模式，从而不仅是实现会务工作数字化，还能实现数据服务会务，提升个性化和精准的服务。

所以数字会务的核心是通过使用数字技术实现传统会务工作的一站式、全流程、全场景的数字化，通过技术赋能会议管理工作，通过业务之中形成的数据反过来支持业务的发展，实现双向良性循环。在以下24个板块之中，其中演讲嘉宾管理、注册管理、活动营销、现场注册、满意度调查、会后报告、接待管理等越来越多的服务内容可以由31数字会务来实现。

数字会务的核心价值

1.提升效率

提升效率不仅表现为会议主办方内部的协同效率和打破企业各部门的隔阂，还能借助数字化工具，让会议主办方外部客户的连接更紧密，更高效，让传统会务突破低效的商业模式。此外会议主办方借助数字会务平台能在数据挖掘、算法匹配、推荐技术等人工智能技术的支持下，让一些更精专更小众的需求实现更高效的匹配和对接。

此外，移动互联网实现了用户入口的均等化，借助社交平台的分享使得海量的参会者紧密连接，因此会务服务以最有效率的方式触达海量的终端用户，同时缩小了地区和部门之间的“数字鸿沟”。

2.降低成本

数字技术让会议主承办方提供数字化产品和服务，比如，将传统的线下演讲内容、线下社交模式等转化为按需索取的数字内容，让会议主办方以零边际成本向广大用户提供服务。此外，技术服务商向会议主承办企业提供基于云服务“订阅模式”的SaaS服务，只需按年付费开通账号即可运营，大幅度降低自建数字会务平台的成本，包括技术成本和运营成本。或者更准确地说是当“数字会务软件服务”产品化后，不仅成为传统服务的一部分，也成为数字服务的一部分。这样一种融合，彻底将传统会务服务从劳动密集型的低生产率的“成本病”里拯救出来，开创了数字服务经济的新成长空间。比如，会务聊天机器人可以7*24不间断的提供咨询服务。

此外，数字会务服务通过移动化、虚拟化这种最大变化，打破了会议在时间与空间的限制，并随着技术的发展，这种限制还可以不断地减小，服务规模不断地扩大，更多的会议、更多的参会者、更多的数据而成本降低。

3.重塑客户体验

传统的参会参展场景的优势是注重现场体验和面对面社交，情感体验比较强，但面对面参会的时间和差旅成本高，很难拥有体验经济时代用户对超值服务的体验。随着线上线下的融合，实现会务服务和参会场景在物理形态上和数字虚拟化的结合，虚实融合的分享、学习、交流，给参会者创造了新体验。会议也打破了会期和会场的限制，可以更自如地通过数字化按需索取相关内容。

4.数据洞察，精准匹配

数字会务的一个主要能力是数字技术的能力。这种能力体现在与知识、资源和服务对象等要素的互动过程中，能够将数据资源转变为信息的能力。随着深度数字化技术的应用，数据体量和数据关系都呈现一种指数级的增长，也正是这些深度数字技术的应用和扩散，使数据逐渐成为一种可操作性资源，赋能主办方实现数据洞察。比如，参会代表线下参会行为和线下参会行为可以在数字会务平台以行为数据进行沉淀、实现融合，帮助主办方获得360度用户数据，数据创造价值，比如根据某参会者在某一个会场、展厅停留时间和提问的问题获得其需求，分析其下一步的行动。

5.数据支持预测和决策

会务数字化过程中，海量数据可通过数字化手段在决策中更可视化，数据的可参考性更强。会展大数据价值越来越大，用于决策的数据可提供更高的产出比，决策中对数据的价值利用也更直接。因而，会展大数据使分析与预测成为可能，更有利于做好展会决策分析与预测性分析，也由此可以给客户提供精细化和个性化的服务，使展会拥有更多的忠实客户。比如，通过历史数据，分析参会者的需求趋势，话题趋势，热点趋势，参会热点，为未来的话题和主题策划做出决策依据。

6. 在全新会展商业模式中获得收入

在数字会务创新的场景中，传统参会者群体中各参与者角色发生了演变，传统意义上一年一次被动式、碎片化和断裂的服务链逐渐向平等、开放、透明、全年的、移动化、分享式的服务生态转变。在这个过程之中新的模式和收入得以诞生。新的收入表现为给大会的赞助商和展商提供不同的数字化的展商权益包、数字化的赞助商权益包，即展商、赞助商可通过购买数字化的权益包来享受线上服务，比如，注册账号的数量、利用互联网进行展览展示的权益、在线进行供需匹配的权益、创建直播室的权益、电子广告权益、数字展会报告等。数字化会务的实践，在服务参会者方面，将实体会务服务内容数字化，比如音视频的数字化，会刊、报告的数字化，在会议之后通过更多数字化途径，获得全新内容的额外收入。即便这些数字内容是免费的，也可以给传统模式创造数字营销和引流的渠道，提升主办方的品牌形象。

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