不同于一般的商业会议和企业会议，举办学术会议由于涉及征文、投稿、审稿、注册、讲者管理、日程管理、PPT管理、出版管理等模块，筹备时间本身很长，有固定的时间节点。但不管是何种学术会议，尽管流程和顺序略有不同，通常要经过以下阶段，只不过不同的学术会议繁简程度和要求不一，但投稿、审稿、日程和讲者管理是最核心的管理模块。

（一）预备规划阶段

1. 关键任务

（1）提前至少1年启动筹备，制定整体计划。

（2）搭建会议官网（推荐响应式网站系统，支持PC端、H5端和小程序端），需包含：

·会议主题、特色、主办方、地点、投稿价值。

·作者指南（含CFP、出版信息、模板、奖项）。

·地点介绍（交通、住宿建议）、注册选项（费用、早鸟价、支付方式）。

·初版议程亮点（特邀报告、社交活动）、联系信息。

（3）配置学术会议基础设置：

·上传学术品牌LOGO与主色调，设置客服邮箱（建议专用邮箱）。

·输入会议名称、时间、地点，设定各阶段截止日期。

·配置投稿类型（论文/演示/海报）、评审表单、支付模块（需对接支付服务商）。

（二）发布征稿通知阶段（CFP，Call for Paper）

1. 关键任务

（1）前一年会议期间预发布CFP，明确关键时间节点：

·摘要/全文提交截止日

·评审结果通知日

·终稿提交截止日

（2）官网提供投稿模板（Word/LaTeX），注明出版计划（出版社、期刊系列）。

（3）通过邮件、媒体、合作机构推广CFP，吸引高质量投稿。

（三）稿件提交阶段（Paper submission）

1. 系统功能

（1）作者注册后通过系统提交PDF/DOC文件，支持多版本迭代更新。

（2）实时统计论文提交数据（国家/机构分布），提前准备评审员。

（四）审稿人管理

1.关键任务

（1）学术委员会或学会负责人创建审稿人账户预，添加存储审稿人信息（姓名、机构、邮箱、专长/专业领域、合作记录、冲突声明），可设置审稿人评审范围和数量。

（2）根据角色（学术委员会成员、审稿人）分配论文访问权限，自动检测利益冲突。

（3）基于审稿人偏好和论文关键词自动分配审稿任务。

2.流程优化

（1）确保双盲评审的公正性，监控审稿进度。

（2）若审稿人与作者存在机构/项目关联，系统自动标记并重新分配，提升评审质量与匹配度。

（五）分配稿件（评审任务管理）

1. 操作节点

（1）学术委员会或主席团根据竞标结果或主题进行匹配或手动分配稿件。

（2）通过系统群发邮件通知审稿人，附评审指南与截止日期。

（3）关闭投稿系统，禁止新增或修改稿件。

2. 流程优化

（1）可以根据评审人的评审范围（标签）结合投稿的类别、主题、关键词，自动分配稿件。

（2）一般可设置每一个评审员的最多和最低评审数量，可根据评审员工作量平均分配评审任务。

（六）专家评审

1. 在线评审

（1）审稿人通过审稿系统访问稿件，填写结构化评审表（含评分、意见）。

（2）系统支持多轮（一般为2轮）评审与意见提交。

（3）系统记录任务完成数、未完成数，以及论文评审状态。

（七）程序委员会决策

1. 会议讨论

（1）学术委员会/程序委员会基于评审结果讨论录用名单，使用系统记录决策依据。

（2）初步规划议程结构/交流形式（如报告、主旨演讲、讨论、海报展示）。

（八）评审结果通知作者

1. 自动化通知

（1）通过系统批量发送决策邮件，附审稿意见与修改要求。

（2）提供终稿提交指南，明确格式与截止日期。

（3）作者根据意见修改后提交终稿，也有的需要提交全文。

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        31 学术会议产品，专注于学术会议核心流程管理，致力于提供轻量化、专业化的数字化解决方案。以征文管理、智能评审、评审员调度为核心功能，打造 “投稿 — 筛选 — 研讨” 全流程线上化体系，助力主办方高效完成学术成果收集与质量把控。精准匹配学术会议需求，简化流程却不失严谨，是高校、科研院所、学会协会举办学术研讨会、学科论坛、青年学者工作坊的优选工具。