注册确认函（Registration Confirmation Letter）是由活动主办方通过电子邮件或信件方式发给注册成功的各类活动的参会者的确认信函。

注册确认函的用途：

以会议为例，注册确认函不仅是对注册参会成功这一事实的确认，也是对参会人具备正式参会权利的书面确认，因此具备法律约束效力。除了确认之外，还有很多其他的用途：

l对于收取注册费的活动而言，注册确认函也是对支付参会费、门票、注册费等各类费用的确认；

l参会者可以凭借确认函前往活动现场办理或领取证件和相关资料、开具发票；

l对于因公出差参会者而言，注册确认函还是提请主管单位领导审批出差事宜的补充文件；

l对于出国参会者而言，注册确认函和主办方的邀请函还可以作为办理商务签证的证明文件之一；

l提高注册人对主办方的活动的品牌、服务的满意度以及活动的参与度；

l鼓励注册人再次光顾，无论是再次购买还是保持活跃用户身份；

l提醒活动的注册人留意活动的日期、相关权益和好处，沟通并告知与会有关的详细信息和联系方式。

注册确认函的格式：

正因为如此注册确认函的法律和社会效力很强，所以出具注册确认函，不仅是电子邮件还是传统信函，都需要严谨的格式。

l首先是确认函的标题：创建个性化的标题，确认注册，比如“关于XX（注册人）的XX活动注册确认函”；

l信函的称呼（注册者的全名和称谓）；

l确认函的个性化正文内容，包含所注册的活动的全称、活动的时间、地点和会场、特别的活动场次安排（如有）、活动费用支付的确认（如有）；

l提醒注册者大会相关的权益；

lCTA（call to action）以及下一步的计划和建议，以激励注册人进一步的行动，比如继续购买的链接、添加到个人日程的按钮等；

l征文的结尾通常是感谢注册，期望继续在现场相见的祝福语；

l确认函的落款，通常是组委会联系方式；

l活动相关的电子确认码，目前以二维码为主，用于办理证件和入场；

l如果是注册网络会议或网络资源平台，还包括登录链接、相关用户名和密码；

l建议使用与活动相关的图片和形象，比如活动的logo或活动主形象可以作为邮件信函的Banner、落款签名等。

注册确认函与在线注册系统的关系

以31会议大会易为例，注册确认函不仅是一个可以个性化进行定制的文档模板，还与各个注册类别的人群进行关联，实现个性化的确认。因此是一个自动化、个性化的业务流程。

在创建注册表单和注册流程时，主办方可以在注册系统为响应的注册人类别设置注册确认函模板，包含的个性化标题、称谓，活动的字段信息、图片和文本信息、落款信息等。

模板设置好之后，可以设置触发条件，即当注册并完成付款后自动或手动触发，或者是注册并完成审核之后自动或手动触发。

电子确认函可以以邮件EDM的形式发送，也可以以邮件附件（格式一般为PDF）的形式发送。

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