学术会管理系统的定义

学术会管理系统是服务专业的学术会议主办方和学术会议的组织者举办学术会议，满足对核心的学术会议业务和场景的新一代数字化软硬件系统。尽管学术会议有多种名称和多种类型，但学术会管理系统所服务的学术会议特指参会者需要注册、提交论文或研究成果并参与评审，成果录取之后将有机会在大会以口头或海报交流自己的论文或研究成果的会议。这样的学术会议，以学术年会、学会年会、专题研讨会、春季\夏季\秋季\冬季学术研讨会为主要类型。因此，学术会议管理系统必须满足学术会的网站管理、注册支付管理、论文投稿、论文评审、学术日程管理、演讲人和演讲任务管理、幻灯片传输管理、财务管理、通知管理等核心业务和服务场景。高阶的学术会议管理系统还覆盖（电子）壁报管理、学术出版管理、学分管理、会员管理集成等延伸需求。

为什么需要学术会管理系统？

学术会议不仅策划和筹办周期较长，而且环节和流程也很多，所涉及到的工作小组也很多，工作涉及前期选题，议题征集、论文征集、论文评审、注册报名、现场注册和证件管理、现场议程和交流管理，而每一个环节的时间节点均制约下一个环节。因此，学术会议具有严格的时限要求，会议信息搜集量大，交流形式多样化，会议交流频次高、日程多，产生会议文献等特点，正是因为学术会的时间紧、任务繁重、协作要求高、信息搜集量很大，需要一站式的学术管理系统，帮助主办方解决复杂任务一站式管理，提高会议管理的效率，提升参会者体验。

学术会管理系统的子系统

随着信息化和数字化的发展，学术会管理系统从专业单一的系统向复杂的、综合性的管理系统所演变，综合系统（也称为集成化系统）是由一组关联的组件（包括独立软件应用、硬件和通信）集成的、彼此互连以实现共同目标，目的是帮助主办方解决复杂任务一站式管理，提高会议管理的效率，提升参会者体验。因此，学术会管理系统是一个解决方案，包含多个子系统或应用软件，这些子系统包括：

l注册系统：根据组委会的规则要求，负责参会人在线注册、在线缴费、获取参会资格确认的系统。

l征文系统：根据组委会的规则设定，服务投稿人提交论文摘要或全文的系统。

l评审系统：根据组委会的规则设定，对投稿人的稿件进行评审，发出评审结果的系统。

lPPT传输系统：也称为幻灯片传输系统，即帮助主办方管理多个会场的演讲人和PPT，提高上传PPT和演讲时的播放效率。

l日程管理系统：根据大会录取的论文、议题，根据组委会的需求设置学术会议的日程安排，可以实时更新日程并对外发布。

l讲者管理系统：负责演讲人的简介、演讲人物、行程安排、费用结算的系统。

l论文出版系统：根据大会录取的稿件，按照组委会的格式和规则，在线生成电子论文集。

l电子壁报管理系统：根据大会录取的电子壁报，按照组委会要求的检索、呈现形式生成可以在线或在线下大屏展示的壁报管理系统。

学术会的主要术语

征文通知（call for paper ）：在学术会议筹备过程中，征文是指大会学术委员会或组委会确定会议的主题、议题之后，邀请专家、学者、研究人员向组委会就特定的话题提交论文摘要或全文的过程。

论文投稿（paper submission）: 在学术会议筹备过程中，专家、学者、研究人员根据大会组委会或学术委员会发出的征文通知提交研究摘要和成果的过程，专业的论文投稿管理系统可以实现这一提交过程。

论文评审（paper review）：也称同行评议（Peer review），是指大会学术委员会或由其邀请特定的专家对研究人员提交的论文摘要或全文按照学术委员会公开的评分规则进行评审并给出评审意见的过程。为确保学术质量，论文评审通常采用盲审制度。单盲审稿（single blind review）和双盲审稿(double blind review)，单盲审稿即评审专家不知道论文作者及其单位是谁；双盲审稿是指评审专家和作者均不知对方是谁。

主题发言人（keynote speaker）：由称为“主旨演讲人”、“主题演讲人”，就会议的某一主题进行领衔式发言报告的重要演讲人。

会议议程（program；agenda）：载有会议时间、地点、议题、演讲人、社交活动等会议安排的程序表。

会议资料包 （meeting kit）：包含会议手册、演讲人名录、参会者名录、论文集或摘要、赞助商资料、当地旅游信息等多种会议资料的文件包。有时会议资料包内也包含给参会代表发放的礼品。

会议手册 （conference handbook；conference guide）：会议开始前编制，并在注册时向参会人员和媒体记者发放的，包含会议议程、演讲人简介、会场平面图、社交活动介绍等详细会议信息的印刷品。

会议通知 （announcement）：将会议的各种相关信息以广告页、宣传册、通讯报道、电子邮件或网页等形式公开发布，以吸引潜在会议参加者参加会议的一种会议宣传形式。

征文通知（call for papers，简称“CFP”）：学术会议召开前，主办单位要求参会者提交论文或论文摘要而公开发布的，载有论文撰写要求、截止日期等信息的文件。

会议论文集 （conference proceedings）：又称“会议文献”，是对特邀报告人的论文或其他高质量的会议论文进行编辑整理而形成的重要会议文件。一般按形式分为论文全集和论文摘要集。

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