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探秘口腔界医学盛会CDS | 数字化管理下的学术会复杂注册报名

2019/9/19 来源:原创 关键词:CDS口腔展 学术会解决方案 注册报名 学分管理 学术课程 现场管理 电子签到 征文管理

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上期我们提到,作为全国最大的口腔医学学术盛宴,中华口腔医学会全国年会一直以来都受到了业界的热切关注,而31会议作为独家数字会务支持,为本次中华口腔医学会第21次全国口腔医学学术会议暨2019中国国际口腔设备器材博览会(CDS))提供了数字化日程管理系统,轻松管理了400+大会日程。  


除此之外,对于会中有展的大型学术活动来说,在注册报名环节也面临许多压力。在大会开始前,中华口腔医学会第21次全国口腔医学学术会议暨2019中国国际口腔设备器材博览会(CDS))会务组也向31会议提出了在注册报名环节需要满足的需求。


会务组在注册报名环节提出的需求:

  • 核验报名者所属协会信息,会员对应减免票价

  • 在报名时,兼顾身份信息收集与课程购买功能

  • 满足组织与团体多人报名注册需求

  • 需要与征文上传、现场签到流程相衔接

  • 通过线上完成发票申请及收件地址填写工作


31会议解决方案:


No.1  多种购票逻辑,系统自动调整票价


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由于客户要求,若参会者为中华口腔医学会会员,则门票价格,自动变为0。对于会员的身份校验,31会议将大会注册报名与中华口腔医学会会员数据库打通,将参会者身份证号码与库内信息比对,若嘉宾确定为CSA会员,则票价全免,反之正常付费。


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同时在注册报名中还嵌入了会员入会缴费模块,嘉宾才报名的时候同时可以选择申请购买入会权限。


No.2  购物车模式,所选商品自由添加


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与传统注册报名只能选择某项单一一票种不同的是,本次中华口腔医学会第21次全国口腔医学学术会议暨2019中国国际口腔设备器材博览会(CDS))购票采用了购物车模式,将多类目会籍选择、多项学术课程、大会及展览门票以商品模式展示,嘉宾可以将所商品选加入购物车,统一付款。


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这种31会议搭建的‘购物车’模式省去了学术会中独立学术日程报名的繁冗与复杂,用更加简便的方式指导参会嘉宾进行报名。在支付时,同时支持线上与线下两种付款方式让缴费更加灵活。


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No.3  多人团体注册,自动切换单位结算


对于一个企业或者单位团体参会的情况在学术会中相当常见,常规报名系统只能满足个人立报名的情况,但团队内所涉及多人票款支付、集中通知都面临很多问题。


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  • 团队成员添加


31会议为本次中华口腔医学会第21次全国口腔医学学术会议暨2019中国国际口腔设备器材博览会(CDS))提供的的团队报名系统很好的解决这一问题:团队成员受团队联系人管理,报名前团队联系人将其加入自己团队后,会以短信邮件的形式通知团队参会人,团队参会人持团队联系人为其预注册的手机号码进行注册报名。


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注册完成后,在票款支付阶段支持单位代付,参会人无需支付票款,即可完成报名


No.4  个人中心关联注册、签到及征文管理


每位完成注册报名嘉宾在后台都拥有对应的个人中心页面。参会嘉宾可以通过该页面查询自己所报名的学术课程,也可进行续报。


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  • 二维码门票页面


不仅如此,在个人中心内参会嘉宾可以查询到自己所报名的课程入场电子票二维码,同时也可以与注册报名环节所需进行的征文提交贯通,一次性完成注册报名环节所需完成的全部工作


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  • 征文摘要上传


No.5  线上申领发票,进度更新随时查看


本次大会可为参会者开具两种类型发票,注册费发票(普票)及会员费票据。参会者勾选未开票的订单,填写发票信息或票据信息,完成申请发票/票据。这一改变将原有的线下发票申请转移到线上,实现高效管理。


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参会者可在“发票管理”“我的发票”中查看已申请的发票和票据审核状态,让发票申领进展做到心中有数。


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一场成功的学术大会圆满举办离不开专业的组织者与成熟的团队,当然也离不开数字会务的支持,我们希望未来有更多的学术大会能使用数字会务系统,解放人力,让学术大会运营更高效。


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