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探秘口腔界医学盛会CDS | 400+项学术日程如何高效管理?

2019/9/12 来源:原创 关键词:CDS口腔展 学术会解决方案 注册管理 征文管理 日程管理 签到管理


作为全国最大的口腔医学学术盛宴,中华口腔医学会全国年会一直以来都受到了业内的热切关注——8月31日,中华口腔医学会第21次全国口腔医学学术会议暨2019中国国际口腔设备器材博览会(CDS))在上海国家会展中心落下帷幕。


31会议作为独家数字会务支持,为本次【以国际学术会议标准】进行策划管理的学术大会提供了包括注册管理系统、征文提交与评审管理、日程管理、签到管理、发票管理、评价与学分管理等在内的学术大会解决方案,提升了会议管理的国际化水平,为与会代表呈现了更为便捷、高效的参会体验。



由于本次学术大会规格高、服务标准高,涉及内容较多,于是我们决定分为几期,分别介绍数字化下的学术大会注册系统、征文系统、日程管理的实现,今天,我们将主要介绍大会日程管理,在开始之前,我们想先分享一下本次大会长达一人高的日程。


  • 大会日程平铺足有160cm,约等于一个成年女性身高

  • CDS大会日程管理需求

CDS日程需求

✘ 会中独立课程多,需要付费购买

✘ 300+个大会日程,增减频率高

✘ 日程分级细致,需与学分项关联

✘ 需要给参加完课程的参会人提供学分证书


31会议解决方案


No.1 嘉宾可在注册报名环节购买独立课程

当下不少票务系统只支持划分票种权限,但对于大型学术会而言,海量独立学术日程需要嵌入于大会报名下,也就是说当嘉宾完成入场报名后,可以自行选择想要参加的付费课程,以获得学分。



31会议将课程日程与注册报名相连接,以【购物车】的购票形式,嘉宾可独立添加想要购买的付费课程,与入场门票一起购买。



当嘉宾所选多项日程出现冲突,系统也会自动提示。嘉宾报名信息二维码相关联,当嘉宾完报名后,可到个人中心-“我的电子票”查找自己的二维码电子票用于大会、展会及专业学术会的入场签到。


No.2 数字化日程编排,日程冲突系统自查

由于本次CDS现场设有26个分会场,3天共计400+场大会日程,在日程编排上面临很大压力,经常会出现会场重复、时间冲突等问题,31会议日程管理系统在日程编排环节很好的解决了这一问题。


  • 图片为示意图


当会务组的日程安排出现冲突(同一时间在同一会场安排两场演讲、不同嘉宾分配了同一个内容讲题、同一时间安排某位嘉宾进行两场演讲)时系统会自动提示并弹出红色叉子表示冲突,而当嘉宾在30分钟内在两个不同的会场均有演讲任务时(嘉宾赶场时间紧张),系统会弹出橘色警告标识,橘色警告标识是可以选择忽略的(存在会场距离较近情况),而红色的冲突标识必须需要主办方重新调整日程后再上传。有效避免了错误冲突的日程安排,也为主办方修改日程时节省了不少时间。


No.3 日程与签到情况绑定,关联学分

由于在本次中华口腔医学会第21次全国口腔医学学术会议中,参会嘉宾通过参与不同学术日程可以获得学分,主办方希望将日程与学分关联。


31会议不仅将嘉宾所选的日程与学分绑定,还引入了签到时间监控,将三方进行关联——嘉宾进入对应会场进行签入,出场记录签出,通过计算嘉宾在会场停留时间,核定嘉宾是否可以获得学分:超过70%即可记录为‘已完成听课时长’,要想获得学分在完成听课时长后,还需完成问卷。

  • 问卷入口及答题界面

No.4 系统计算填写相关学分,并生成证书


当嘉宾完成上述流程后,系统可自动计算抓取参会嘉宾身份及学分信息,自动生成电子学分证书,学员可自助下载,方便快捷。


下期我们将介绍中华口腔医学会第21次全国口腔医学学术会议暨2019中国国际口腔设备器材博览会(CDS)中涉及的数字化注册报名系统,敬请期待!~可以关注我们公号避免错过精彩内容哦~


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