会议运作实践表明，无论是社团会议还是企业会议及活动，会议前期策划对于一个会议精彩与否，起着至关重要的作用。

　　随着我国会议产业的不断发展，会议组织机构对会议提出了更高的要求，会议前期策划也被越来越多的会议组织者所重视，成为会议组织者们追求会议品牌化的法宝。随着会议市场需求的不断深化，我国专业会议公司也随之快速发展起来，如信诺传播、恒瑞行传播、趋势中国传播等。这些专业会议/活动策划公司在现阶段中国会议市场运作过程中扮演的角色越来越重要，他们将新理念、新创意、新主题、新应用等现代时尚元素加入到会议活动中，让与会者有了全新的会议体验。

　　中国工业清洗协会副秘书长马春玲认为，一次令人难忘的会议体验，需要选择具有一定特色的会议场所和恰当的会议流程;中国印章行业协会执行副会长兼秘书长李潇君认为，会议要突出行业特色，通过会议活动传播行业的文化内涵.;.;会议运营要达到预期效果，前期策划十分重要。那么会议策划需要从哪些方面着手呢?

　　信诺传播研究部总监宋拙女士说："活动是一个传播平台。哈罗德·拉斯韦尔关于传播的5W模式提到，传播涉及到五个核心问题：1、谁(who)?即主办者/传播主体是谁?2、说什么(what)?即传播的内容是什么?3、对谁(whom)说?即受众是谁?4、通过什么渠道(what channel)即以什么形式和通过什么传播介质传播?5、取得什么效果(what effect)?即达到什么目标?什么效果?简单地说，活动策划的核心其实就是这五个问题，活动策划相当于传播主体与受众分析、内容管理、形式策划、目标管理的全过程。我们知道，一场活动的预算、资源、时间、目标等都是有明确限制的，活动的策划就是要保障主办者在这个限制范围内，最大程度地实现活动的传播效果。

　　所以，广义上的活动/会议策划，不单单指活动的创意，而是从以上五个问题出发，在充分了解受众之后，根据活动的目的和受众的需求，制定传播策略、确定概念与主题，通过一定的形式，将预先定制的内容传递给受众。特别要强调的是，策划中应该将重点放在精准传播、创意创新、互动体验这三点上，要充分运用活动这一特殊的传播平台————它通常是以创新的、直观的、多元化的呈现方式和体验式的、互动的内容来实现传播效果的最大化的。

　　趋势中国传播副总裁周京京女士认为，会议策划需从会议目的和客户需求方面考虑，一次国际协议会议的举办得益于三方，这三方也是其受益者。首先，城市是最大受益者，城市充分挖掘资源，争取符合城市定位的国际会议落地，提升核心竞争力。其次，国际协会也是受益者之一，通过自身会议的举办，提高其在行业内的权威性。第三,对城市会奖产业链企业的带动作用极大。作为公关公司而言，需要设计出一个全面的解决方案，既能让城市充分体现其核心竞争力资源，让本次会议的效果胜于往届，同时让全球与会者感受到会议城市的核心竞争力。

　　随着会议市场需求的不断扩大，从倡导者到承办者再到执行者，以公关公司为代表的会议策划专业公司的角色在不断演变。周京京还表示，要了解客户需求，并寻找符合该需求的活动，将两方有效结合，既能满足双方需要，又能让会议活动达到精彩、务实的效果。