安排任何会议与活动，都应该事先确定是否需要在会议室使用音像辅助设备，由于音像辅助设备能够表现事先准备的内容，会议室设备是否准备妥当会影响会议的效果，所以，使用音像辅助设备有以下几个优点：①可事先准备图片与图表，便于观众理解演讲的内容;②运用音像辅助设备能够显示专业的演讲与报告水平;③音像辅助设备可显示现场书写的内容，方便与观众沟通;④帮助观众集中精力听讲与讨论，而不需要做笔记。

　　会议常用的音像辅助设备有以下7类：

　　1、白板

　　白板通常能在上面进行书写的铁制大块白板，可反复擦除上面的笔迹，也可以用磁吸将纸张粘在上面展示内容，因此，在准备白板的同时，要准备白板笔、板擦、磁吸(也叫磁钉、磁扣、磁粒、磁贴)、大张的白板纸、打印纸等。

　　2、计算机

　　有些演讲人不方便携带笔记本电脑，可将其演讲、展示的内容事先拷贝到会议室的计算机中，用计算机演示的文件可以是PPT文件、WORD文件，也可以是EXCEL表格、图表，甚至是动画、视频内容，使演讲内容更形象，便于理解。所以，计算机也是会议室常备的音像辅助设备之一。

　　3、投影仪

　　投影仪可以把计算机屏幕上的内容放大显示到幕布上，使更多的观众看到，属于会议室的重要设备。

　　在准备计算机及投影仪的时候，一定要准备好相应的电源设备，并为突然停电的意外事故做好准备。

　　4、画架、活动挂图

　　画架上面可挂多层白板纸，方便在会计过程中，由主持人、演讲人、报告人记下与会人员的讨论过程、重要观点，画架也可以用白板代替。

　　5、展板

　　展板是便携式的图板，展示会议相关的内容或宣传信息，由会议组织者事前准备好，摆放在会议室相关位置。

　　6、音响设备

　　视会议室的大小及演讲者的需要，提供麦克风、音箱等，必要的音响设备。

　　7、其他设置

　　录像机、电视机、胶片投影仪、幻灯片投影仪等，随着计算机的普及，这些类型的音像辅助设备使用的越来越少了。

　　会议时，要使用何种音像辅助设备需事先与演讲人、报告人进行沟通，并按他们的要求准备。如果会议场地没有足够的音像辅助设备，就需要会议筹备人员通过其他方式，如租赁、借用，事先事先在会议场地布置好。