成功地计划一次会议需要考虑的事情之多，恐怕没有人能一次把它们记住。以下会议计划指南，或许可以避免一些麻烦，但是，如果忽视了一个步骤可能破坏会议的全过程。

    1、出席

    预计报名参加会议的总人数

    2、日期

    大多数人到达的日期

    大多数人离开的日期

    退房日期

    3、住宿

    需要客房的大致数量，其中细分为单人间、双人间和套间

    与会人员的房价

    确认预订：与会代表、集团董事人或协会秘书

    记录预订.;.;

    4、免费住宿与套房

    所需要的饭店套房————房价

    吧台、小吃、服务日期与时间

    饭店套房联系人的姓名、地址和电话

    行李寄存处、小费

    5、客人

    当地政府要人是否受到邀请并接受邀请

    提供的入场券

    发言人与当地政府要人的交通问题，接送问题

    发言时间长短，预先通知发言人

    做好客人到达时的欢迎准备

    6、设备与设施

    设备明细表与价格

    报名处、接待室、非成员莫入标示牌、旅行社标牌、欢迎牌等

    照明————集中照明、全场照明、灯光助理，会场灯光

    讲台、主席台——大小

    黑板、绒布板、磁力板

    图表展示台和展示架

    聚光灯下的演讲台、演讲词提示机、带小槌的平台

    扩音系统————麦克风、型号、数量

    录音设备、操作员

    投影设备、开关、操作员

    特殊的鲜花与植物

    钢琴（已校音）、风琴

    唱机和唱片

    印刷服务

    礼仪小姐的配备

    演艺人员的化妆室

    停车、车库设施

    消防————检查会场消防设施

    特殊设备

    关于额外服务全部费用的协议

    电话

    摄影师

    速记员

    旗帜、横幅、水牌，欢迎气球拱门

    无线电广播、电视广播

    现场费用与工程费用

    闭路电视

    7、会议

    提供会议场所楼层的示意图

    每次会议的正确日程与时间

    每次会议租用的房间数、入住人员的登记

    会议承办商房间号、会议主办方房间号及负责人、酒店负责人联络电话；

    每次会议的座位数量、座位布置图以及主讲人的讲台

    为方便交通，其中包括电梯的使用，须安排或交错安排的会议

    所需讲台的大小

    每次会议使用的设备（核对设备与设施明细表）

    其他特殊的需求（在会议即将开始之前检查一遍）

    检查房间是否开门、配置的职员是否到场

    座位的类型是否与预订的一致

    保证与会人员每人都有座位

    冷气与暖气系统正常运转

    扩音系统操作：麦克风与预订一致

    录音设备操作

    麦克风：型号、数量与预订一致

    演讲台的位置适当、照明操作

    小槌、平台

    水罐、演讲台上饮用水的处理

    为与会人员准备的水罐、水、玻璃杯

    大门口的门卫服务

    烟灰缸、托架、火柴

    放映机、银幕、现场放映员

    演讲词提示机

    铅笔、便笺簿、纸

    图表展示台、展示架、黑板及相关设备

    钢琴、风琴

    标志牌、旗帜、横幅、气球、拱门、水牌

    与预订一致的照明

    与预订一致的特殊鲜花与植物

    其他所有特殊的设施

    会议室难以找到时须使用的指路牌

    如果会议室变更，张贴的通知要醒目

    现场的速记员

    现场的摄影师（会议一经结束立即派自愿者前去）

    撤走自已的器材

    检查是否有遗漏的器材