在举办会议活动时，会按照相关流程准备会议，能更好的举办会议，在面临相关紧急事件时能很好的应对，要做好以下几点工作。

    会场预约

    根据需要，制定最完美的策划；根据会议的级别，选择会议举办地；根据会议的具体情况，确定是否将会议划分为几个分会场，选择分会场的地点，并提前预约。

    会场的布局，设备安装调试

    根据会议的具体情况，设计并安排会场的布局，细致周到地设计好所有的细节；根据需要，准备会议所需要的所有设备，并提前安放在指定位置；根据需要，提前为您调试好设备，并进行演练，确保会议的顺利进行。

    印刷材料的设计制作

    根据会议的具体需求，设计印刷品的样式、内容、选择图案；提前把印刷品送到会场或指定位置。

    参会者的接送

    根据参加会议者的具体情况以及人数多少安排相应的车辆。

    参会者的餐饮

    根据参会人员的喜好，预定各种形式的餐会：西餐、中餐、自助餐、宴会等等；根据参会人员的具体情况以及会场和下榻酒店的地点，选择不同的用餐地点。

    参会者业余时间的安排

    根据参会人员的喜好，选择不同的休闲方式；设计专门的旅游线路。这一环节在是挺有意义的，能让参会者在空暇时间，游览当地有特色的景点，了解风土民情。