会议是一个重要的商务活动，在组织以及策划一个会议时，我们要从以下的接待流程去做，才会更好的做好会议，使会议的效果更佳。

    一、会务工作总体思路

    （一）周密计划

    在策划会议的时候，会把每项任务都制订一项周密的工作计划。

    （二）任务分解

    将会务工作分解为各专项任务，明确分工、保证质量。

    （三）责任到人

    每项任务均有专人负责。

    （四）逐项落实

    计划的每个环节、步骤均须严格落实。

    二、会前准备

    （一）成立会务组

    1、会务组组长：全部工作的统筹与总体的组织负责。

    2、文秘材料小组：负责收集、组织、整理、编印会议材料，会议记录（及录音录像）、会议纪要与总结起草等。

    3、后勤保障小组：负责会议的后勤保障事宜。

    4、任务分解后形成《会务工作分派表》，并且还要有关责任人签字。

    （二）明确会议概况

    1、全体办会人员应明确会议概况，了解以下基本内容：

    （1）级别与规模

    （2）会议主题：围绕一个主题去做，更能突出会议的特色。

    （3）参会人员：要统计出与会人员的姓名、联系方式、单位、职务等。

    （4）会期与日程安排：会议日期、议程、天数、活动详细安排等。

    （5）根据会议概况，按有关标准预算会议经费，签报分管领导批准。

    （三）选定办宾馆

    1、责任人：策划小组。

    2、责任：在联系之前先了解清楚客户对酒店的相关要求，再对酒店有一定的基本了解，然后去联系，实地考察、比较。

    应调查的项目包括：

    （1）价格（客房、会场及其他服务项目的价位）

    （2）设施（客房、会议室、休闲设施、环境等）

    （3）服务（办会经验、餐饮质量、服务态度等）

    （4）交通（便利与否）

    （5）有无档期

    （6）当期有无接待能力

    3、综合比较后按优质低价原则选取一家，做出策划方案，再由分管领导批准。集团本部分管领导批准后，立即完成以下工作：

    （1）与酒店确认各主要服务项目的收费标准与折扣

    （2）根据会议预算领取支票

    （四）下发会议通知、登录代表名单

    1、责任人：文秘材料小组。

    2、责任：在落实以上各项工作后，起草会议通知、报集团本部分管领导批准后下发各参会单位。通知内容应包括：会议主题、参会人员、会期安排、会议地点与联系电话、会务组联系人与联系电话、报到日期、有关事项（如要求自带有关材料、物品等）、会议回执、会址交通导引。

    3、会议通知以传真（以后可包括电子邮件）、原件邮寄方式传达各参会单位。

    会议通知下发后，会务组联系人负责按会议回执登录报名情况，形成《会议代表登记表》（附表3），制作会议名册。登录内容应包括：单位、姓名、性别、职务、民族、到达时间、是否要求接站等等。

    （五）准备会议材料、用品

    1、责任人：两组分工协作。

    2、材料内容：会议材料由材料文秘小组负责整理、印制。除正式上会材料外，还应包括：

    （1）会议代表名单（附上房间号）

    （2）日程安排，各项活动地点及注意事项等

    3、会议用品：会议用品由后勤保障小组负责，应准备的会议用品包括：

    （1）与会领导桌签（可由酒店代为制作）

    （2）会议代表证（可由酒店代为制作）

    （3）会场条幅（可由酒店代为制作）

    （4）文件袋、笔记本、笔（可由酒店代为准备）

    （5）录音机、照相机、摄像机

    （6）便携机、打印机及纸张、投影仪（可由酒店代为准备）

    （7）花卉、水果及方便食品（可由宾馆准备，或自行购置、分发）

    （8）药箱（备常用药品）

    （六）餐饮安排

    （七）会场安排

    1、责任人的责任：

    与宾馆紧密协调、现场核查，尽早落实以下工作：

    会议室、领导临时休息室、各次分会的会场布局（大会还是圆桌会、座次安排、花卉摆设、话筒音响、灯光、摄影、摄像负责人等）

    （八）文体活动安排

    根据要求，做好文体活动的相关安排和策划。

    （九）房间安排

    1、责任人：后勤保障小组。

    2、责任：在确定了参会代表名单之后，即在宾馆订房、安排房间，包括：

    （十）《会议册》

    三、会中服务

    （一）接站

    根据地点和时间，安排好车辆去相应的站接与会人员。

    （二）签到

    （1）在正式报到前日，应完成以下工作：

    ①将分装好会议材料的文件袋运至宾馆

    ②统一领取代表餐券并分装至文件袋

    ③统一领取代表房间钥匙

    ④在房门上粘贴印有代表姓名的纸张

    ⑤花卉、水果等分发到各房间

    ⑥准备好签到簿、订票登记单等待用

    （2）签到工作包括以下环节：

    ①在宾馆门厅悬挂欢迎条幅（或设置欢迎引领标牌）

    ②在宾馆门厅设置签到处、专人负责签到

    （3）代表签到过程包括

    ①在《会议房间安排表》上签到

    ②领取会议文件袋

    ③领取房间钥匙

    ④确认返程日期及订票

    四、会后收尾

    （一）退房、送站

    （二）结账

    根据原先制定好的相关结账注意事项，去做好最后这么一步。