会议活动设计会议场地的选择，会议室的布置，会议的宣传营销，各种繁杂的会议事务的安排，会议人员的接待、食宿、社交、娱乐、旅游、参观、访问、交通、展览等活动的安排，会与会议中心、会议宾馆、餐馆、旅行社、文化场所、交通公司、展览公司、政府部门等很多企业和政府机构打交道，初次或不常做会议组织工作的人会感到很烦乱，而很多会议的发起者一生也不可能组织几次会议，于是，就出现了专门帮助别人组织、操作会议、协调各种关系的人和机构。

    一、专业会议组织者的定义

    专业会议组织者的英文全称是Professional Conference Organizer，缩写是PCO，是指通过为客户组织、经办会议而获取收入的专业的会议组织机构。

    在欧美会展业发达的国家和地区，有比较多的PCO，很多社团、企业等机构在开会时已经习惯于聘请PCO来帮助他们安排、组织。

    在中国，目前PCO已经出现并呈发展之势。随着对外开放的不断深入，我国举办的会议也逐渐与国际接轨，会议主办单位开始将会议的主要组织工作委托给PCO来运作，由PCO为会议提供全方位服务。会议主办单位最缺少的是举办大型会议的经验，PCO与会议主办单位共同组织会议，容易使会议获取成功。

    但目前我国大多数PCO专业性尚不够强，不能够为会议提供全方位服务，而是停留在仅仅为会议安排住宿、餐饮和解决交通、旅游等旅游性质的服务，特别是缺乏运作国际会议的经验、不了解国际会议的操作惯例，急需学习提高。

    二、PCO的工作

    PCO应能为会议提供全方面的服务，包括会议资金的筹集、通知编写和发放、论文征集、注册、组织附设展览以及住宿、餐饮和旅游安排等工作。这样的好处是会议主办者可将会议只托给PCO一家来完成，既简化了机构之间的相互关系，也极大地方便了参加会议的代表，如通过PCO一家，带白哦就可完成注册、宾馆和旅游预订的工作。由于我国的特殊国情，举办会议时的许多工作具有政府色彩，例如国际会议的审批手续和为国外代表办理签证等。PCO应有资格去完成这些工作，以减轻会议组织者的压力。PCO还应与当地的政府机构包括公安、消防和海关等部门建立良好的关系，熟悉他们的要求，得到他们充分的支持。

    概括起来，PCO在帮助社团组织、企业等机构安排、组织会议时，主要做以下一些工作。

    1.会议的促销宣传、新闻报道工作；

    2.各种印刷品的制作安排；

    3.会议地点和会议场所的选择；

    4.会议住宿（宾馆）的安排；

    5.会议餐饮的安排；

    6.会议预先注册和现场注册工作；

    7.会议财务管理工作，包括会议预算、会议资金筹措、会议成本控制、会议现今管理等；

    8.会议临时员工的招聘和培训、管理工作；

    9.会议翻译（口译和笔译）人员的安排；

    10.会议技术设备和人员的安排；

    11.会议社会活动、学术访问活动的安排；

    12.会议旅行、游览等活动的安排；

    13.会议附设展览活动的安排（包括国际会议国外参展商的展品报关等）；

    14.帮助会议主办机构进行国际会议的审批和申办；

    15.按我国外事规定协助参加国际会议的国外代表办理入境签证事宜；

    16.协调、处理与当地政府机构包括公安、消防和海关等部门的关系；

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    三、PCO的收费方式

    PCO帮助社团组织、企业等机构安排、组织会议是一种商业行为，其目的是获取收入。PCO的收费方式有一下几种。

    1.包价式

    即帮助运作、管理好一个会议一次性收取一笔费用（比如5万元，不管参会者人数的多少。）

    2.基本费+参会者人头费

    即帮助客户完成ige会议，除了收取一笔基本费用（比如3万元，一般比包价式低）外，再根据参会者人数每个人提取一定的费用（比如20元/人）。

    3.参会者人头费

    即完全根据参会人数的多少每个人提取一定的费用（比如50元/人，一般比第二种收费方式中的人头费要多），不再收取基本费。

    4.按小时收费

    即完全按照为社团或企业安排、组织会议的工作时间来收费（比如100元/小时），而不管参会者的多少，也不再收取基本费。

    不管是按哪种方式收取会议费用，PCO事先都要和会议客户协商一致，并列出收费时间表，即会议安排、组织工作进行到哪一阶段收取会议费的百分比。

    PCO除了按照上述四种方式中的某一种收取会议费用外，还可以从有关会议供应机构那里获取一定的佣金作为正常收入的补充。例如，PCO把承接的某个会议安排在某个会议中心或会议宾馆，可能会从本次会议所获得的收入中按比例（例如10%）提取一小部分作为给PCO的佣金，以表示对PCO把该会议放在该会议中心或会议宾馆的酬谢。