住宿表格通常由主办单位印制，但准备表格前先确认有关作业原则，例如截止收件日、确认回函寄给主办单位或饭店、是否接受电话询问。虽然有些住宿表格对某一特定团体要求一些额外资料，一般标准表格包括下列内容：

    1．主办单位名称。                       

    2．会议名称。

    3．会议日期。

    4．会议地点。

    5．收件截止日期。

    6．确认函回信地址。

    7．各饭店的房价。

    8．税金明细。

    9．饭店的地理位置图。

    10．注明项目：

    (1)选择饭店偏好。

    (2)哪种类型房间。

    (3)订房人名字。

    (4)抵达日期时间。

    (5)离开日期。

    11．注明订金支付。

    12．注明有关取消和更改处理方法。

    13．注明什么时候由谁寄发确认函。

    14．注明接受或不接受电话询问和预订。

    15．如果接受信用卡注明哪种信用卡、号码、到期日和签字。

    16．填写名字、地址、电话以便寄确认函。

    17．为了避免误解，如果在表格中没有注明房间类型时，最好提供住宿资料。

    (1)单人房：一个人住，一张床。

    (2)二人房：两个人住，一张床。

    (3)双人房：两个人住，二张床。

    (4)其他。