(一)会展文案的分发：会展文案的分发有以下几种方式：

    1．邮局寄发。用于传递普通会展文案。

    2．机要传递。即通过专门的机要文件传递系统来分发文件，用于传递保密文件。

    3．当面交接。企业内部的会展文案，如果方便，可采取送文上门或通知前来领取的方法当面交接。

    4．电信发送。即用电报、传真和计算机传递文件。电信发送会展文案要注意以下几点：

    (1)重要而紧急的文件在用传真和计算机传递之后，还应发送纸质文件,以便收文单位永久保存。

    (2)用电报、传真和计算机传递密件应采取加密措施，但传真和计算机不得传递绝密级文件。

    (3)用传真发送会展文案要注意格式的规范。用传真机发送的会展文案有两种：一种是有原来标印格式的会展文案，如会展公文、申请表、登记表等，这类会展文案可按原有标印格式直接用传真机发送。另一种是单位之间相互往来的事务性会展文案。这类文案具有告知、备忘、确认的作用，可以作为法律凭证，格式应当统一规范，项目设置要便于双方对传真件进行管理和将来的查考利用。一般应设置下列项目：

    第一，标题。单位名称+"传真"(传真件)字样，如"北京××会展公司传真文件"。"传真"二字一定要标注，以区别于其他文件。

    第二，编号。可参照公文的发文字号编号方法，机关代字+年份+流水号。

    第三，收件单位法定名称、收件人(即对方经办人)、传真和电话号码。对方经办人明确的，一定要写明其姓名。

    第四，发送单位法定名称、发送人、传真和电话号码、地址和邮编，便于与对方通过传真以外的方式联系。

    第五，发送日期，急件还要注明发送的具体时间。

    第六，总页数和页号。为了防止传送过程中出现掉页故障，必须写明总页数和页号。

    第七，标题或事由。

    此外，还可根据每个单位的具体情况设置其他相关的项目。

    5.现场分发。会展活动举办期间使用的文件大多是在会场、展馆和报到地点现场分发。现场分发会展文案要注意以下几点：

    (1)会展活动的主要文件及会展展务管理性文件，如工作报告、议程、日程安排、作息时间表、会议或展览须知等，要尽可能在参加对象报到时分

    发。

    (2)重要文件及保密文件要履行签收手续。会议期间临时分发的文件，应做好记录。

    (3)事先做好分发文件的各项准备。比如，将需要分发的文件按正式代表、列席代表、参展商、客商、记者等不同身份分装，便于分发；准备好签字用的桌椅、笔墨、登记簿(表)等。

    (二)会展文案的发布

    发布属于公文行文，适用于需要直接向社会和群众发布，或在特定范围内广而告之的会展文案。发布的方式有公开张贴、报纸刊登、电台广播、电视播放、网站公布等。