在上篇文章《解密学术会议管理的全流程（一）》中，我们解析了学术会议从预备规划、征稿分稿、专家评审、委员会决策等前期筹备逻辑。随着会期临近，会议管理将进入更复杂的实操阶段。本文将聚焦学术会议的议程管理、学术出版、现场会议等，通过全流程拆解揭示如何确保学术交流的高效性、成果转化的可持续性，为会议组织者提供兼具理论深度与落地价值的操作指南。

（九）议程管理

1. 关键输出

（1）确定稿件录用状态（口头报告/海报/Workshop），分配至具体某一天的某个议程Session。

（2）制定详细议程表（时间、地点、形式），预留社交活动时段（按交流类型分类：如，口头报告（15分钟+5分钟Q&A）、壁报展示（集中时段+电子屏轮播）、圆桌讨论（开放席位预约）；支持特殊议程标记：Keynote演讲、企业赞助环节、颁奖典礼的独立时间区块管理）

（3）动态议程发布：自动生成多终端适配的议程网页（PC/H5/小程序移动端同步），参会者可查询总日程和个人日程，也可以搜藏日程。

2.流程优化

（1）拖拽式编排会议日程，自动生成Session和日程表（Agenda）。

（2）支持根据论文主题相似度（基于NLP关键词聚类）自动生成分论坛（Session）建议。

（3）内置冲突检测算法，避免同一作者多篇论文时间重叠。

（4）提供可视化拖拽界面，允许人工调整交流形式（Oral/Poster/Demo）和时间分配。

（十）终稿出版/学术出版

1. 出版选择准备

（1）作者根据意见修改后提交终稿，管理员导出稿件用于：

·官网公开查询

·印刷会议手册/论文集（proceeding）（最常见）

·制作电子版论文集（如USB/光盘）

·正式学术出版物，如期刊、文集等

2. 出版管理

（1）自动化排版引擎：支持LaTeX/Word模板自动转换，确保格式统一（字体、字号、行距、页边距、参考文献样式）

（2）支持在线签署版权协议（可集成电子签名认证）

（3）自动生成带DOI的预印本（Preprint），根据需求是否同步提交至arXiv/SSRN

（4）按出版社要求导出会议论文集（PDF/EPUB格式），按照学术要求导出标准格式，如支持IEEE/Springer等标准模板

（十一）参会注册

1. 在线注册

（1）主办方配置注册系统和页面，支持多种货币在线支付注册费（论文录取者获得交流资格，需要注册大会）。

（2）开放在线注册，参会者在线支付（早鸟价、团体票、学生优惠），自动发送确认邮件与电子票。

（3）参会者在线选择参会日程、查看自己的学术演讲议程。

（4）实时统计注册数据（国家/机构分布），优化现场资源分配。

（十二）现场注册报到

1.现场注册（略）

2.现场签到门禁（略）

（十三）PPT管理

1.关键任务

（1）试片室管理：规划试片室、会议室，协调设备需求（如投影、网络、笔记本电脑等）。

（2）PPT提交管理

·在线提交：根据系统设定，讲者上传自己的PPT，通常支持PPT/PDF格式上传，自动检测兼容性（如动画效果是否适配会场投影），或自动进行格式转化为系统支持的形式

·版本管理：允许截止前多次更新，保留历史版本防误操作

·智能转码：将PPT自动转换为会场播放专用格式（如加密PDF防止篡改）

（3）PPT时空矩阵管理（即通俗所说的PPT传输）

·按会场-时间段生成演讲队列，自动推送提醒（如"您将于10分钟后在A厅演讲"）

·集成倒计时投影功能：在会场屏幕实时显示剩余时间（可设置剩余3分钟红色预警）

·采用"双控台"模式：演讲台电脑+会场控台备用机双信号热备

·演讲记录：自动录制视频并生成字幕文件（支持中英双语字幕合成）

（4）会后知识沉淀

·将PPT与会议论文关联，构建可检索的多媒体知识库

·对演讲视频进行切片处理（按章节打标签），便于后期点播学习

3.流程控制

（1）强制要求讲者完成线上提交（测试显示和播放效果）

（2）内容审查：检查PPT是否存在敏感内容（如未经授权的专利图表）

（十四）壁报管理

1. 关键任务

（1）壁报投稿与审核

·作者收到录用通知后，系统提供壁报制作指南（尺寸、格式、内容规范）。

·支持在线提交壁报终稿（PDF/高清图片），自动检测分辨率（如≥300dpi）。

·学术委员会审核壁报内容（科学性、版权合规性），标记需修改项并反馈。

（2）现场展示管理

·按主题分配展位编号（如A1-A20），生成电子展位图供作者查询。

·设置集中展示时段（如每日午间+茶歇），安排作者驻场答疑。

·部署电子屏轮播系统：将壁报转为适配屏幕的PPT/视频格式，循环播放。

（3）互动与评价

·参会者在壁报机或用户端查询壁报详情（含作者联系方式、论文链接），支持在线提问或评分。

·可基于评审分数+观众投票自动生成最佳候选名单。

2. 系统功能

（1）壁报提交模块

·支持多版本上传与替换，保留历史记录。

·自动生成壁报编号，关联论文ID及作者信息。

（2）线上展示平台

·提供线上展示，支持关键词检索与分类浏览。

·集成评论区与私信功能，促进会后学术交流。

3. 流程优化

（1）智能展位分配：根据壁报主题相似度（NLP关键词匹配）自动聚类展区，提升观展效率。

（2）数字化留存：会后生成壁报合集（电子书/在线画廊），供未到场者访问。

（十五）讲者管理

1. 关键任务

（1）讲者邀请与确认

·学术委员会录取论文后，将作者转为讲者，或创建讲者账号、录入讲者信息，系统发送定制化邀请函（含主题建议、日程草案）。

·在线收集讲者信息：演讲标题、摘要、PPT、设备需求、差旅偏好。

（2）学术任务管理

·根据议程设置结果，分配演讲时段与会场，避免时间冲突（系统自动检测并提醒）。

·管理特殊任务：圆桌讨论主持、论文点评、颁奖嘉宾。

·生成学术任务：讲者可查询自己的演讲或学术任务。

（3）演讲费与差旅管理

·置演讲费标准（国际讲者银行转账/国内讲者个税代扣），在线签署合同。可根据演讲时长和演讲费标准，计算演讲费。

·演讲结束后，学术委员会支付演讲费，系统记录费用支出。

·可集成差旅预订系统：自动同步航班、酒店信息至讲者日程表。

2. 系统功能

（1）讲者中心

·专属仪表盘：显示任务清单（PPT提交截止日、试片时间）、实时议程、费用状态。

·一键接入试片室/PPT管理系统，上传演讲PPT。

（2）费用自动化

·根据合同条款自动计算应付款项，生成支付凭证与报销单据。

·支持电子发票开具与邮件推送。

3. 流程优化

（1）合规管理：判定演讲人历史、年度演讲任务、单场任务演讲费、年度演讲费统计。

全流程管理价值

• 效率提升：自动化CFP发布、评审分配、邮件通知减少人工操作。

• 数据透明：审稿偏好、利益冲突、注册数据全程留痕，保障学术公正。

• 协作增强：程序委员会通过论坛功能异步讨论，提升决策效率。

• 品牌延伸：官网与系统界面统一视觉设计，强化会议专业形象。

此框架适用于中大型国际会议（如IEEE系列会议），通过模块化配置亦可灵活支持小型研讨会或Workshop。

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31 学术会议产品，专注于学术会议核心流程管理，致力于提供轻量化、专业化的数字化解决方案。以征文管理、智能评审、评审员调度为核心功能，打造 “投稿 — 筛选 — 研讨” 全流程线上化体系，助力主办方高效完成学术成果收集与质量把控。精准匹配学术会议需求，简化流程却不失严谨，是高校、科研院所、学会协会举办学术研讨会、学科论坛、青年学者工作坊的优选工具。