随着人工智能技术的飞速发展，其在活动领域的应用也呈现出爆炸性增长。根据Global DMC Partner最新发布的2024年第三季度会议与活动脉搏调查报告(Q3 2024 Meetings & Events Pulse Survey)，自2023年以来，活动领域中AI的应用率激增了60%，显示出组织者们对于利用AI优化活动流程的强烈兴趣和需求。

报告指出，目前有48%的策划者正在使用包括ChatGPT、Jasper、Midjourney、Fathom和Descript在内的AI工具，以提高工作效率和活动质量。这一增长主要体现在内容改进、场地选择和市场营销支持等方面。特别是聊天机器人、语法和改写工具、内容创作工具、图像生成工具和笔记工具等，已成为策划者们最常使用的AI工具。

在预算趋势方面，报告揭示了不同地区策划者在预算方面的差异。其中，44%的美国和加拿大策划者报告了预算增加，而国际策划者中只有27%的人看到了预算的增长。这表明国际策划者在预算方面可能面临更大的挑战。

成本挑战方面，报告强调了策划者在与酒店和场地合作时面临的主要问题，包括住宿、餐饮和音像服务成本的上升。大约80%的策划者受到酒店价格上涨的影响，超过70%的策划者面临更高的音像服务成本。这些成本的增加往往导致预算增长不足以覆盖通货膨胀，限制了策划者在活动中添加创意或体验元素的能力。预算趋势：

1、44%的美国/加拿大策划者报告预算增加

2、只有27%的国际策划者看到了预算增加

3、酒店价格上涨（影响约80%的策划者）

4、食品和饮料成本增加

5、音频视觉服务价格上涨（影响超过70%的策划者） 预算增加往往不足：限制了在活动中添加创意或体验元素的能力 

6、与酒店和场地合作时，住宿、餐饮和音像成本上升是主要挑战

报告还提到，尽管预算增加，但57%的策划者表示预算增长仅为10-20%，这通常无法覆盖通货膨胀，也限制了在活动中添加创意或体验元素的能力。

在当前经济环境下，活动策划者面临着不断上升的成本挑战，这要求他们采取创新和有效的策略来优化预算并保持活动的质量和吸引力。

为了应对这一趋势，许多策划者已经开始探索和实施一系列成本控制措施，旨在减少开支、提高效率并创造更大的价值。从减少参与者人数到利用虚拟平台，再到与赞助商合作，这些策略不仅帮助组织者适应财务压力，还促进了行业内部的创新和可持续性发展。

随着成本管理成为活动策划的关键组成部分，了解和采用这些策略对于确保活动成功和财务健康的组织者来说至关重要。报告统计了活动策划者采取的不同策略来抵消成本增加的频率。以下是对各项措施的解释：

1、减少参与者人数 (Reducing attendee numbers)：有些策划者会通过减少活动参与人数来降低成本。

2、提供餐饮代金券/餐饮礼品卡/餐饮信用额度 (Providing meal vouchers/dining gift cards/dining credit)：通过提供餐饮相关的优惠来控制餐饮成本，同时可能增加参与者的满意度。

3、增加休闲时间 (Building in more leisure time)：在活动中安排更多的自由活动时间，可能减少对专业娱乐或团体活动的需求，从而降低总成本。

4、合并/减少每年活动的数目 (Consolidating/reducing the number of programs per year)：通过减少一年内举办的活动数量，可以集中资源和预算，提高单个活动的效率和效果。

5、将面对面的活动改为虚拟活动 (Changing in-person programs to virtual programs)：由于虚拟活动通常不需要场地和旅行费用，因此可以显著降低成本。

6、减少音像成本 (Cutting back on A/V costs)：通过减少或优化视听设备的使用来降低成本。

7、在多个活动中重复使用活动装饰/材料 (Reusing event decor/materials across multiple programs)：通过在多个活动中重复使用装饰和材料，减少每次活动的装饰成本。

8、减少活动天数 (Reducing the # of days of the program)：缩短活动时长可以减少场地租赁、人员和其他相关成本。

9、选择在游轮上举办活动 (Choosing to host program on a cruise)：游轮活动可能包括住宿、餐饮和娱乐在内的打包服务，有时候可以提供成本效益。

10、提前签约 (Early contracting)：提前与供应商签约可能帮助锁定更优惠的价格，避免临近活动时成本上升。

11、利用赞助 (Leveraging sponsorships)：通过寻找赞助商来分担活动成本，赞助商可能提供资金、产品或服务。

12、使用拼车服务（例如：Uber, Lyft）进行转移 (Using car-share services (e.g.: Uber, Lyft) for transfers)：使用共享出行服务代替传统交通方式，可能在某些情况下更经济。

总体而言，这份报告为我们提供了活动领域中AI应用的深入洞察，以及策划者在预算和成本管理方面面临的挑战。随着AI技术的不断进步和应用的广泛化，预计未来这一趋势将持续增长，为活动策划和执行带来更多创新和效率。