几乎所有会议都离不开“注册报名”的环节，注册报名是收集信息的过程，也是合理规划会议安排的重要依据。在信息化技术不断发展的今天，注册报名越来越倚重电子会议系统，而会议主办方可能会遇到这类问题：

● 收集的信息不足，需要二次填写

● 未设置审核环节，大量无关人员报名

● 不同类型的人员信息混杂，后期处理工作量大

● 会议分为主论坛、分论坛，统计不清具体活动参会嘉宾的信息

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作为31会议的保留项目，每周三开展数字会展的科普安利，希望我们的用户和潜在用户熟悉我们的产品，服务好自己的会议活动，为参会嘉宾提供一流的体验。本周的培训主题是会议注册报名场景与会议系统的适配，讲解如何利用31会议系统，适配不同会议场景中的需求，帮助会议主办方提升管理会议的效率。

下面跟随小编的脚步，一起来看看本周培训中针对常见的8种注册报名场景的要点吧！

01会议免费，无门槛参会的报名

需要收集参会者信息的免费会议，是十分常见的类型。主办方需要在后台设置相应的流程，以确保信息收集的准确度。

对于主办方来说，需要进行以下步骤：

Step1：设置免费门票，可基于不同参会权益设置多种门票。

Step2：配置表单，即设置好需要收集的信息条目，合理安排单、多选，以及图片、文件上传等功能。

Step3：设置报名提醒，可选择邮件、短信、公众号等多种通知形式。

Step4：通知发送，向报名者发送电子票链接、报名成功通知、参会提醒等。

对于此类会议，参会嘉宾的报名流程通常是：进入微网站，选择门票，填写报名信息，报名成功，收到报名成功通知。

02会议免费，需审核才能参会的报名

审核报名者身份是会议注册报名的重要环节。主办方在选择会议系统时，需要完成以下操作，来适配前台的需求：

Step1：设置门票，基于不同参会身份设置多张门票，并开启购票审核。

Step2：配置表单，设置需要填写的档目。

Step3：设置审核流程，告知参会嘉宾审核环节的进展情况。

Step4：后台审核，筛选通过与不通过的报名者。

Step5：通知发送，包括等待审核通知、审核通过/不通过通知、报名成功通知等。

后台审核

参会嘉宾报名的流程通常是：填写报名信息，等待审核，经过后台审核后，收到审核通过或不通过的通知。

03会议收费，名单收集与会务费的收取

收费会议在注册报名时增加了费用收取这一环节，对于会议主办方而言，在后台管理增加了付款方式与发票管理等环节。

Step1：设置收费门票，不同门票设置不同价位

Step2：配置表单，包含手机号、日期等内容

Step3：设置收款方式，包括微信、支付宝、云闪付等

Step4：发票管理，包括发票领取方式，发票内容，发票状态等

Step5：设置报名提醒，包括报名成功提醒、待付款提醒、退款信息等

Step6：通知发送，包括催款通知，报名成功通知，电子票等

发送催款通知

发票管理

参会嘉宾在填写报名信息，支付费用，填写发票信息之后报名成功，并收到报名成功通知。

04参会嘉宾有多类，针对每类人群采集不同的报名信息

这种情况下，会议主办方需要在系统中对报名者进行分类筛选，并为其打造不同的信息表单与门票，从而达到有效区分参会人员的目的。

Step1：梳理不同参会身份，基于不同参会身份设置多张门票

Step2：配置表单

Step3：设置门票规则，不同门票设置不同字段，不同人群专属报名表

Step4：设置个人中心，参会嘉宾可通过个人中心完成发票申请、信息修改、行程填写等操作

Step5： 报名成功提醒

Step6：通知发送，为不同人群设置专属通知

门票规则

专属通知

不同类别的参会嘉宾可以选择相应的门票类型进行购买：

05收集参会嘉宾的报名+接待信息

接待环节是会议组织中的重要内容，在报名时完成接待信息收集，可以大大提升安排效率。参会嘉宾需在报名时填写否需要接待等内容，并收到接待信息的提醒。

主办方可通过个人中心，完成接待信息的收集和传达。

Step1：收集门票与表单

Step2：收集接待信息，可通过嘉宾在线填写、导入、同步会议信息等方式整理接待信息

Step3：分配接待资源，接待员从后台查看信息，并分配接待员、车辆、酒店、班车等。

Step4：来程接机，嘉宾告知姓名或手机号，接待人员通过小程序可识别该嘉宾，完成来程接机确认

Step5：嘉宾酒店报道,嘉宾在酒店报到台告知姓名、手机号，接待人员可识别嘉宾酒店入住信息，完成酒店入住确认

Step6：返程嘉宾送机，在送机车辆上，嘉宾告知姓名或手机号可完成送机确认

接待信息概览

接待员管理端

对于参会嘉宾而言，可以选择是否需要接待，进入个人中心查看相关接待信息：

06收集参会嘉宾的报名+收费晚宴/购买纪念品的场景

纪念品是会议宣传的重要载体，越来越多的会展开始推出相关纪念品。在有收费晚宴、购买纪念品需求的会议当中，主办方需要在系统中，根据门票情况筛选参会人，并提供相关商品及付费的信息。

Step1：设置门票与表单

Step2：配置商品

Step3：设置门票规则，不同商品门票不同商品内容

Step4：参会嘉宾管理，根据商品信息筛选参会嘉宾

Step5：个人中心，报名者可修改商品信息

Step6：通知发送，确认商品信息，若支持更改可插入个人中心链接

多种门票设置

多种筛选条件

对于参会嘉宾而言，选择含有商品的门票进行相应的参会报名和购买：

07参会者需注册之后方可报名的大会+参会者个人中心

当参会嘉宾需要在系统中注册后进行报名时，主办方需要在系统中设置相关环节，并配置个人中心功能，以方便收集和传达相关信息。

Step1：登录注册

Step2：设置门票规则

Step3：配置报名表单

Step4：参会嘉宾进入个人中心查看电子票等信息

08会议有主论坛+分论坛，与会者自由选择参加

当会议有主论坛、分论坛且参与人员不同时，需要主办方在系统中为报名者提供选择的渠道。参会嘉宾可自主选择参与的论坛，填写相关信息，并通过个人中心查看日程安排等相关内容。

Step1：创建主会+分会

Step2：配置报名流程+表单

Step3：设置报名提醒

Step4：设置个人中心，包括参会信息、论坛日程、发票申请等

Step5：参会人管理，根据不同论坛筛选参会人，并收集、导出信息

Step6：通知发送，向参会嘉宾提供其参与的论坛开启提醒

大会同期会选择

参会嘉宾选择对应要参加的分论坛，进行报名：

注册报名是组织会议必不可少的环节，高效便捷的会议系统，可以帮助主办方顺利完成注册报名的过程，大大提升会议组织的效率。要最大程度发挥会议系统的能量，关键是设定适合会议场景的系统。本次培训讲述了会议系统适配会议注册报名的8种场景，会议主办方可根据自己的需要，选择合适的会议系统设定，最大程度方便主办方和参会嘉宾，让数字化技术成为会展组织的得力助手。

怎么样，我们的轻会培训是不是干货满满呢？下周会继续开启培训分享，详细安排后续通知，欢迎参加、欢迎推荐！