一线接待人员因不认识参会嘉宾，在机场接错人了？

嘉宾航班延误了，手机也没有信号，接待人员已在机场等待30分钟？

上班时间，高速路上又堵车了？演讲嘉宾赶不上首场演讲怎么办？

接待人员都有任务，又有嘉宾快到机场，人员怎么安排才好？

如果你是承办过千人以上会议的项目经理，也许会想起自已同样被这些问困扰着的场景。也许你会想如果有一个会议管理软件，嘉宾的动态可以在里面实时查看，这样你就可以提前调整接待人员工作安排、议程的进展。一线接待员通过它也可以顺利找到“对”的人，再也不怕嘉宾“失踪”了。

有没有这样的会议管理软件呢？事实上，31的接待管理系统即可为你提供实时接机功能，帮助你和接送机人员轻松搞定被不确定性事件困扰的接机工作。

下面，31会议将与你分享3个关键步骤，完美解决接待人员在接机过程中存在的问题。

1、利用注册报名系统，完整收集嘉宾航班信息

收集嘉宾航班信息是接待管理的第一步。如果你的重要参会嘉宾人数多，单独联系收集航班号无疑又是个巨大的工作量。此时，你可以通过31的注册报名系统，设置航班信息填写字段，这样你就可以准确、全面收集嘉宾行程信息。简单的操作方式，极大减轻工作人员压力，轻松为接机管理工作做好准备。

注册报名表单

2、筛选航班动态报表，合理调度嘉宾接待资源

在收集完嘉宾注册信息后，你需要将嘉宾航班信息导入31会议助手。这时候统筹人员可以按照计划到达时间、预计到达时间以及出发地和到达地等信息进行筛选查询并导出信息表。根据信息表，统筹人员可以及时进行接送机车辆和接送机人员的安排，让接送机工作变得井井有条。

筛选航班动态报表

3、充分利用查询功能，实时查看嘉宾航班动态

对于一线接待人员，31会议助手主页中的航班查询功能也是大有用处。通过点击嘉宾航班号码，他们可以查看航班出发和抵达时间，实时查看嘉宾航班动态。到达机场时，即使嘉宾因航班问题，到达时间有所延误，也能够与及时与嘉宾联系，避免接错、漏接情况的出现。

查看嘉宾航班动态

参会嘉宾特别是演讲嘉宾的接待管理工作将直接影响会议议程的进程。在开展接待管理工作时，善于利用会议管理软件收集嘉宾航班信息、生产嘉宾航班动态表和实时查看嘉宾航班动态等合理安排接待工作，“失踪”的嘉宾你将可以轻松找到。如果你对以上需求感兴趣，欢迎联系31会议，我们将为你安排上你所需的会议管理软件。

（图片来源于网络，如有侵权请私信删除）