企业对企业的活动策划是一项要求非常高的任务。负责组织和管理商业贸易展，展览，会议，大会的团队需要多种技能和技巧才能取得成功并扩大活动规模。

十年前即使对非技术专业人士来说，与计算机和技术平台合作的能力也被视为一项要求。然而，随着对软件用户界面、用户体验和可学习性原则的普遍接受以及良好集成平台的可用性，使技术发挥作用不再是关键挑战。全方位的组织都在努力挖掘数据的价值，为客户创造更好的体验。严肃地说，他们正在努力在别人之前破坏自己的商业模式。

数据驱动的决策制定和活动的重要性

为了跟上世界其他地区的步伐，活动策划者必须增加一项新的必备技能，即分析、理解和利用数据的能力。

推动这一变化的因素有很多。尽管商业活动在经济和政治上存在重大不确定性的情况下，仍在维持其在企业营销组合中的地位，但参展商和赞助商也在增加投资寻求回报。为此，许多主要业务活动的组织者已将其重点从支持现场互动的狭隘角色转变为建立长期业务关系的推动者。

还有一种迫切需要，即为与会者提供个性化和定制的体验，因为他们希望从缩减预算和缩短任何特定活动的时间中获取最大收益。

从本质上讲，活动策划者完全凭直觉或对观众的广泛理解做出决定的日子已经一去不复返了。数据分析被认为是关键的决策工具，通过准确的数据分析，能够制定短期和长期决策的规划者是积极进取的。

活动管理主管必须永远掌握其活动和受众的新兴趋势和新生机会。此外，市场和垂直市场变得比以往任何时候都更加复杂，面对面的活动需要随时迅速反应。管理团队可以做出更具洞察力的预测和决策。当然，认识到数据驱动决策的重要性是一回事，而实际成功做决策又是另一回事。

管理、关联和挖掘数据并不容易。进行这个练习需要很多的反省和对细节的关注。然而，和大多数技能一样，它是一种可以学习和完善的技能。当然，起点是利用技术和流程，帮助您以高效和准确的方式收集准确的数据。

用于扩展活动的智能分析

活动管理团队应该专注于分析解决关键财务和运营问题的方法。要成功进行数据分析，需要一个清晰的战略、批判性思维和明确的目标。提出一些问题，帮助您识别数据中隐藏的故事，并帮助您提出可行的见解。关注能够产生商业价值和更高参与度的洞察力。
想知道从哪里开始？以下是您可以在数据分析中考虑的有意义的问题的快速列表，以发现未来增长的机会并解决新出现的问题：

（1）在我的活动中是否存在供需缺口？
进行详细的供需缺口评估可以利用未满足的需求。例如，使用在线搜索、展位浏览和现场访问数据评估参展商产品类别的需求缺口。将您的博览会产品和与会者所需的产品进行比较。这将帮助您识别新的趋势分类。通过分析供需缺口，您可以更好地关注您的销售和营销策略。您还可以使用图表和数据吸引潜在的参展商以及新的与会者参加您的活动。简单地说，您知道的越多，您就可以做出更明智的决定。

（2）与会者保留率是否与行业同步？
许多案例研究表明，获得新与会者的成本远远高于保留现有与会者的成本。除了分析活动的保留数量外，我们还建议评估行业内的平均值和基准。主动保留可使您的活动与观众建立长期关系和信誉。它还可以帮助您确定新与会者的需求，以便您制定符合他们目标的计划。

（3）哪个展台和楼层平面图的部分产生了最多的在线/现场流量？

将参展商引导至您的展厅，以确定交通模式以及热门的类别、展馆、区域等。跟踪最受欢迎的公司和展台的表现可以帮助您收集和提供有价值的见解，了解哪些细分市场和策略能够提供最大的参与度，并与您的销售团队分享。

（4）新参展商的留用率、具体类别与去年相比是否有显著变化？
收集当年保留的参展商百分比是很有用的，但您必须深入了解活动的行为。了解您的新参展商来自何处，他们代表哪些类别，以及返回哪些类别——这些是当前行业变化的潜在指标，可以帮助您的活动在未来的发展。

（5）在特定地理位置的供应商和买家的人口统计数据是什么？
每个地点可能有不同的人口统计和类别，要求您的销售团队提出针对特定地区的销售方案，以满足目标受众的需求。在展会周期开始时与您的注册合作伙伴和展会管理合作伙伴进行协调，以便您可以在展会前后轻松收集这些数据。

用于扩展活动的智能分析

活动管理团队应该专注于破解关键财务和运营问题的分析。 为了成功进行数据分析，我们需要的是一个明确的战略、批判性思维和非常明确的目标。 提出问题，帮助您识别数据中的隐藏故事，并帮助您提出可操作的见解。 专注于可以产生商业价值和更高参与度的洞察力。

想知道从哪里开始？

以下是您可以在数据分析中考虑的有意义的问题的快速列表，以发现未来增长的机会并解决新出现的问题：

1、我的活动是否存在供需缺口？
进行详细的供需差距评估可以充分利用未满足的需求。 例如，使用在线搜索、展位视图和现场访问的数据评估参展商产品类别的供需缺口。 将您的展会产品与与会者的需求会话进行比较。 这将帮助您确定你希望在下次活动中获得更多代表性的新趋势类别。 通过分析供需缺口，您可以更好地关注您的销售和营销策略。 您还可以使用图表和数据吸引潜在的参展商以及参加活动的新参与者。 简而言之，您知道的越多，您可以做出更明智的决策。

2、我的与会者保留了与行业的关系吗？

大量案例研究表明，获得新参与者的成本远远高于保留现有参与者的成本。 除了分析您的活动的保留数量之外，我们还建议您评估行业内的平均值和基准。 主动保留可以防止您的竞争对手出现活跃的错误，并使您的活动能够与您的受众建立长期的关系和信誉。 它还有可能帮助您确定新与会者的需求，以便您可以制定与其目标一致的计划。

3、平面图的哪些摊位和部分产生最多的在线/现场流量？
地图参展商引导您到展会现场，以确定交通模式以及热门类别、展馆、区域等。 跟踪最受欢迎的公司和展位的性能可以帮助您收集和提供有关哪些细分和策略提供最大参与度并与您的销售团队分享的宝贵见解。

4、您的新参展商的保留率，特定类别和NSF的变化是否会发生重大变化？
收集当年保留的参展商比例很有用，但您必须深入挖掘以真正了解您的活动的行为。 了解新参展商的来源，他们所代表的类别以及返回的参与者， 这些都是当前行业转变的指标，可以挑战或帮助您的活动在未来发展。

5、在特定地理位置的供应商和买家的人口统计数据是什么？
每个位置可能有不同的人口统计和类别，要求您的销售团队提出针对特定区域的销售宣传，以满足目标受众的要求。 在展示周期开始时与您的注册合作伙伴和展览管理合作伙伴协调，以便您可以在活动之前和之后轻松收集这些数据。

结论

随着活动组织者对未来的规划，牢牢掌握您的活动数据可以提高商业信心和适应能力。 今天最常见的问题不是缺乏数据，而是弄清楚如何处理为其活动收集和汇总的所有数据。

通过对您的活动数据的比较分析获得的知识和智慧将帮助您随时关注您的活动数据并将其发展到新的高度，所有这一切都得益于那些经过考验的真实参展商和支持者的帮助。投入时间和精力来获取知识和技能以获得引人注目的数据分析，这将为商业活动带来长期的重要价值。 它既是一个以人为本的过程，也是与技术有关的过程。

本篇文章是由31会议研究院提供。31会议作为中国领先的场景营销科技公司，隶属于上海八彦图信息科技有限公司。自成立以来，31会议一直致力于以科技驱动客户成功为使命。依托 “会议云”及“营销云”，为客户提供一站式全流程数字会务及营销自动化云平台。至今，31会议已服务超过30多万家客户，130多万场会议活动。

来源：eventmanagerblog