举办大型会议或展会时，住宿安排往往是主办方最头疼的环节之一。传统的人工统计、电话预订方式效率低下，容易出现房源不足、信息错误等问题，越来越多的主办方开始寻求数字化解决方案，实现酒店预订和管理的线上化。

31会议推出的酒店锁房系统，专为会展活动主办方和会务公司打造，提供从房源锁定、在线预订到订单管理、发票处理的全流程数字化服务。

会展住宿管理的五大核心痛点

在没有数字化工具的情况下，主办方在住宿管理中通常会遇到以下棘手问题：

· 房源不可控：会议期间酒店价格上涨，难以锁定足够的优质房源

· 流程繁琐：参会者需要通过信息、邮件或电话预订，主办方人工统计核对耗时耗力

· 信息混乱：入住人信息变更频繁，与酒店反复沟通容易出错

· 数据缺失：无法实时查看预订情况，难以科学调配房源

· 收入流失：无法通过团体协议价获得合理的佣金收入

特别是对于有大量随行人员的会议，传统系统只能为正式参会人预订酒店，家属、工作人员等外部人员的住宿安排需要单独处理，这不仅耗费大量人力，还容易出现遗漏和错误，影响整体参会体验。

31会议酒店锁房系统：一站式数字化解决方案

31会议酒店锁房系统是一个完全自主可控的酒店预订管理平台，支持会展活动前，参会、参展嘉宾在线预订酒店客房并支付费用，实现了从房源管理、库存管理、预定管理到订单和发票处理的全流程数字化管理，既可以提升活动参与者的满意度，也能帮助主办方增加佣金收入。

四大核心价值

31会议酒店锁房系统通过四大核心功能，全面解决主办方的住宿管理痛点：

1. 库存可控：提前将优质酒店锁定在系统展示，确保会议期间房间库存稳定

2. 一键订房：与会议注册关联，嘉宾自助在线选房，简化预订流程

3. 佣金创收：嘉宾享受团体协议优惠价，主办方获得合理佣金收入

4. 数据可查：实时查看预订数据，精准掌握入住情况，科学调配房源

参会者预订全流程

参会者通过系统预订酒店只需简单四步，全程无需主办方人工干预：

1. 选择酒店和房型，支持按入住离店时间筛选

2. 填写入住人信息，预订人和入住人可分开填写，方便企业统一预订

3. 在线支付，系统支持微信、支付宝、银行转账等多种方式

4. 查看订单详情，随时可以管理入住人信息

主办方后台管理能力

主办方可以通过后台实现全方位的酒店管控，所有操作都在一个平台完成，无需切换多个系统：

· 配置推荐的酒店和房型

· 控制房间价格和数量

· 设置开放预订日期和允许预订的人群类别

· 管理订单、收款和发票

· 导出各类数据报表用于统计和分析

重磅升级：三大功能让住宿管理更灵活

酒店入住管理功能的升级直击主办方长期以来的痛点，打破了传统系统的诸多限制，让住宿安排更加灵活可控。

支持外部入住人，随行人员轻松安排

本次升级打破了"只有注册参会人/参展商才能预订酒店"的限制，主办方创建或编辑酒店时，可在"入住人限制"中勾选"自由录入"模式，支持参会人为未注册的家属、随行人员预订酒店。系统提供两种入住模式，可自由组合使用：

· 参会人/展商成员入住模式：可指定哪些类别的人员可以预订该酒店

· 自由录入模式：可自定义外部入住人需要填写的信息，并设置必填项，满足不同会议的个性化需求

入住人信息锁定，与酒店对接更顺畅

新增"入住人信息锁定时间"设置项，到达设定时间后，预订人将无法再修改入住人信息。主办方可以提前锁定最终的入住名单，一次性与酒店确认，有效避免了反复沟通和变更带来的问题，大大提高了与酒店对接的效率和准确性，减少了因信息不一致导致的入住纠纷。

后台清晰标记，管理一目了然

主办方后台的入住人列表中，系统会自动标记"外部入住人"，也会直接显示对应的参会人类别或展商类别，方便主办方快速区分和管理。同时，主办方为酒店订单分配入住人时，同样支持手动录入外部人员信息，操作简单便捷。

为什么选择31会议酒店管理系统

1. 专业深耕会展科技领域：31会议深耕会展科技领域10余年，汇集了会展和科技领域的专业人才，被客户誉为最懂会展的科技公司。

2. 一站式全流程服务能力：提供一站式全流程的会展数字化服务，酒店锁房系统可与会议注册、电子签到等其他系统无缝对接，真正做到省心、省力、省钱。

3. 安全可靠的技术保障：拥有100+项资质，具备200+高规格会展服务能力，累计支持130万场会展活动，系统稳定可靠；系统通过国家等保三级认证、ISO27001认证，保障参会者数据安全。

4. 广泛的客户信赖基础：获得了2000家生态伙伴、10000+项目经理以及30万+家机构客户的认可。

实际应用效果与客户反馈

某大型国际学术会议使用31会议酒店锁房系统后，取得了显著效果。会议期间共接待参会者2000余人，其中1200余人通过系统预订了酒店，预订流程的线上化使主办方节省了80%的人工工作量。

该会议的负责人表示："以前每次办会，住宿安排都要占用我们3-4个工作人员整整一周的时间，使用31会议的系统后，只需要一个人半天就能完成所有工作。特别是这次升级的外部入住人功能，解决了我们一直以来的难题，很多参会者会带家属参加会议，以前我们需要单独统计和安排，现在他们可以自己在系统中预订，大大减轻了我们的负担。"

另一位会务公司的项目经理也分享了他的使用体验："数据实时可查是我最喜欢的功能，以前我们每天都要跟酒店核对入住情况，现在打开后台就能看到，这让我们能够及时调整房源安排，避免出现房间浪费或不足的情况。"

某行业展会的主办方则表示："通过31会议的系统，我们不仅提高了管理效率，还获得了可观的佣金收入，这笔收入可以用来补贴会议的其他开支，让会议的举办更加顺利。"

总结

31会议酒店锁房系统是会展活动住宿管理的理想解决方案，它通过全流程数字化管理，解决了传统住宿管理中房源不可控、流程繁琐、信息混乱、数据缺失、收入流失等诸多痛点，系统的灵活性和易用性，极大地满足了主办方的多样化需求。

选择31会议酒店管理系统，主办方可以获得以下核心收益：

· 提前锁定优质房源，确保会议期间住宿供应

· 简化参会者预订流程，提升参会体验

· 实时掌握预订数据，科学调配房源

· 获得合理的佣金收入，增加活动收益

· 轻松安排随行人员入住，让管理更加灵活

未来，31会议将继续深耕会展行业，不断迭代产品功能，用更先进的技术和更专业的服务，助力每一场大会圆满成功。

常见问题解答（FAQ）

Q：31会议酒店锁房系统支持哪些支付方式？

A：系统支持微信、支付宝、银行转账和现场缴费等多种支付方式。

Q：可以限制不同人群预订不同的酒店吗？

A：可以。主办方可以为每个酒店设置允许预订的人群类别，如VIP、媒体、学生等。

Q：如何处理入住人信息变更的问题？

A：主办方可以设置"入住人信息锁定时间"，在锁定时间前，预订人可以自行修改入住人信息。锁定时间后，信息将无法修改。

Q：系统支持导出订单和入住数据吗？

A：支持。主办方可以在后台导出各类订单和入住数据报表，方便统计和分析。

Q：31会议酒店锁房系统可以与其他会议管理系统对接吗？

A：可以。该系统可与31会议的会议注册、电子签到等其他系统无缝对接，实现数据互通。

Q：预订人和入住人可以是不同的人吗？

A：可以。系统支持预订人和入住人分开填写，方便企业统一为员工预订酒店。