国际学术会议的竞标，通常由以下几类主体牵头：

作为国际学会的对口机构，如中国数学会可申办国际数学家大会；或国际学会合法在本地注册的分会（如IEEE的中国分会），也可以是依法加入国际学术机构的本地会员。

具有该领域强大学术实力的大学或研究所，如北京大学、清华大学、中国科学院等一流大学和国家级科研机构。

在该领域具有国际影响力的中国学者，特别是担任国际学会重要职务的学者。

在启动竞标工作前，需要进行充分的研究工作，了解以下关键信息：

• 中国在该学科领域的学术地位和影响力

• 国内相关领域的学者在国际学会中的职位和影响力

• 本土研究机构的科研实力和国际认可度

• 近年来中国学者在该领域的重要科研成果和突破

• 国际学会在中国的会员数量和分布

• 会员的学术影响力和决策权

• 增加本地会员的潜力和策略

• 国内学者在国际学会中的参与度

• 该会议的举办频率和历史

• 历届会议的地理分布和轮办规律

• 亚洲或中国是否在近期举办过

• 下一届可申办的时间点

• 申办截止日期和流程

• 决策委员会的组成和偏好

• 投票机制和关键决策人

• 是否有明确的竞标指南和要求

• 预期参会人数和规模

• 会场和住宿要求（分会场数量和规模）

• 技术设备需求（物品和设备出入境规定）

• 学术支持（手术直播、多个国家远程嘉宾连线等）
  

• 预算要求和财务模式

• 其他正在申办的国家和城市

• 竞争城市的优势和劣势

• 差异化竞争策略

• 涉及的政治敏感问题（如涉台问题、特殊地区签证问题等）

• 潜在的文化和超越科学的意识形态问题

• 国际形势对申办的影响

国际学术会议的竞标是一个复杂而漫长的过程，需要精心策划和执行。典型的竞标流程如下：

• 国际学会发布未来会议申办通知

• 本地学会或机构表达申办意向（Letter of intent(LOI)）

• 初步沟通并熟悉申办要求

• 进行可行性评估

• 成立申办委员会

• 确定学术带头人、团队和责任分工

• 建立与政府、场馆、赞助商的合作关系

• 制定竞标策略和时间表

• 向上级外事主办部门请示报批

• 会议基础方案（时间、城市、地点等）

• 会议预算编制

• 场地和设施确认

• 政府支持和赞助承诺获取

• 编写申办书

• 按时提交完整的申办书（Bidding Proposal）

• 相关附件补充材料和说明

• 回应学会的询问和要求

• 国际学会评审申办材料

• 筛选出进入下一轮的候选目的地（Shortlist）

• 提供反馈和修改建议

• 接待国际学会代表的实地考察

• 展示会场和设施

• 与本地学术界代表会面

• 了解当地文化和环境

• 在学会指定的场合进行正式陈述（如学会年会、理事会等）

• 答疑和辩论

• 最终申办方案完善和提交

• 投票或评选决定目的地

• 结果公布和反馈

• 对未成功申办者的建议

一个有效的国际学术会议竞标委员会，建议包含以下成员：

• 该领域的国际知名学者，最好担任或曾担任国际学会重要职务

• 具有广泛国际学术人脉和影响力

• 熟悉国际学术规则和文化

• 竞标成功后通常担任大会主席或程序委员会主席

• 该领域的中坚力量和新兴学者

• 具有突出研究成果的科研人员

• 代表不同研究方向和学术机构

• 负责学术方案设计和学术资源协调

• 国内对口国际学会的本土学会的领导或代表

• 负责国内学术资源整合

• 协调国内相关学术活动

• 提供学术场地和设施支持

• 承诺相关学术资源投入，青年学者计划

• 协调校内或院内资源

• 各级政府科技、教育部门或对口部委代表

• 地方政府部门代表

• 提供政策和资金支持

• 提供商务签证、入境等便利化问题

• 具有国际学术会议服务经验的PCO(专业会议组织者)

• 负责会议执行方案和预算

• 提供专业会议管理经验

• 会议中心或高校会议设施管理方

• 提供场地解决方案和技术支持

• 负责会议宣传和科学普及

• 设计数字化和媒体传播方案

• 参与本地会员发展和招募
  

• 相关行业企业或基金会代表

• 提供资金支持和产业合作机会

• 熟悉国际关系和文化交流

• 协调国际合作和外事工作

国际学会在选择会议举办地时，通常会考虑以下几个方面的因素：

• 申办地区在该领域的学术地位

• 本地学者的国际影响力和贡献

• 该领域在本地的发展历史和成绩

• 本地特色研究方向和成果

• 对学科发展的潜在贡献

• 该地区现有会员数量和活跃度

• 吸引新会员的潜力

• 对学会发展的战略意义

• 地区代表性和学术多样性

• 会议场地设施的适合度

• 住宿条件和容量

• 交通便利性和国际连通性

• 签证政策和入境便利度

• 安全保障和应急能力

• 预算合理性和透明度

• 资金来源的可靠性

• 财务风险控制

• 对参会者的经济负担

• 学会可能获得的财务回报

• 学术交流的开放度

• 国际学者的参与便利性

• 敏感问题的处理方案

• 会议主题和方向的创新性

• 当地特色学术资源的利用

• 新技术在会议中的应用

• 独特的学术体验设计

• 环保和可持续会议设计

• 学术资源的共享和开放

• 对发展中国家学者的支持

• 对当地学术生态的长期影响

• 主要学术带头人的声誉

• 申办团队的组织能力

• 过往举办国际会议的经验

• 与国际学会的合作历史

• 是否符合地区轮换原则

• 对全球学术平衡的贡献

• 为未能经常参与的学者创造机会

了解国际学会的决策机制对竞标成功至关重要。不同学会有不同的决策模式，但通常包括以下几种（具体依学会章程而定）：

• 学会主席或主席团直接决定

• 国际执行委员会投票表决

• 理事会讨论决定

• 常务委员会审核后提交理事会

• 会议委员会专门负责评选

• 由学科领域专家组成的评审团

• 地区代表委员会平衡各地区利益

• 学会秘书处提供技术评估

• 各国或地区会员代表投票

• 全体会员电子投票

• 在年会上现场投票表决

• 分阶段投票（初选+决选）

通常具有很大影响力，即使不直接决策也能左右方向。

直接负责会议选址的专业人士，了解其专业背景和关注点非常重要。

来自不同地区的理事会代表通常在决策中有较大发言权，尤其是涉及地区轮换时。

有丰富经验，通常参与决策或提供建议。

即使不在官方决策层，其意见也常常被重视，特别是当这个领军人物是世界级科学家的时候。

国际学术会议的竞标标书是展示申办实力和方案的重要文件，其制作需特别注意以下几点：

• 突出本地学术实力和特色

• 提出有吸引力的会议主题和分会场设置

• 列出潜在的特邀报告人和学术委员会

• 展示能促进学科发展的创新理念

• 遵循学会提供的标书格式要求（RFP）

• 目录清晰，逻辑严密

• 包含所有必要的板块和附件（完整的目录）

• 重点突出，层次分明

• 本地学术机构的支持信

• 知名学者的推荐信

• 过往相关会议的成功案例

• 本地会员和潜在参会者的支持

• 申办目的地的市长、旅游局长的欢迎信、支持信

• 政府科技、卫生或对口主管部门的支持信

• 地方政府的财政支持（现在已经很少见了）

• 签证便利化政策说明

• 详细且合理的预算

• 明确的资金来源

• 财务风险控制措施

• 参会者经济负担评估（如发展中国家优惠，学生优惠）

• 对学会可能的财务回报

• 会议场地详细信息和图片

• 住宿方案和价格区间

• 交通方案和接驳安排

• 技术设备和学术支持

• 结合本地学术特色的创新安排，技术考察

• 数字化和新技术应用

• 独特的学术体验设计

• 可持续发展理念

• 与学术主题相关的文化活动

• 促进学术交流的社交安排

• 展示当地文化的特色项目

• 参会者家属（陪同人员）项目

• 纸质版和电子版并重

• 视频介绍和虚拟展示

• 图表和信息图展示关键数据

• 交互式内容增强体验

• 专业设计和排版

• 高质量的图片和图表

• 语言准确流畅，无错误

• 印刷或数字呈现精美

中国在申办国际学术会议时，面临一些特殊的挑战和优势，需要在竞标过程中加以考量：

• 突出中国在该领域的快速发展和成就

• 展示中国学者的国际影响力和贡献

• 提供近年来在该领域的重要研究成果和突破

• 强调中国特色的研究方向和创新点

• 签证便利性和政策

• 物品出入境海关政策

• 展示中国现代化的会议设施

• 强调先进的技术支持能力

• 完善的交通和住宿系统

• 安全可靠的网络和通信保障

• 提供有竞争力的财务支持

• 展示丰富的赞助资源

• 合理的成本控制措施

• 对发展中国家学者的资助计划

• 将中国文化元素融入学术活动

• 设计特色文化体验项目

• 展示中国的人文魅力

• 促进东西方学术交流的桥梁作用

• 强调提升亚洲在国际学术界的影响力

• 促进全球学术资源的均衡分配

• 为发展中国家学者创造机会

• 推动学科的全球化和多元化

• 展示中国学术环境的开放程度

• 强调国际合作的成功案例

• 介绍本地学者的国际网络

• 提供多语言服务和跨文化交流平台

• 展示中国在科技创新方面的优势

• 强调数字化会议平台和混合模式的成熟经验

• 提供前沿技术体验和展示机会

• 推动学科与技术融合的新方向

• 强调绿色会议理念和实践

• 提供碳中和方案

• 设计学术回馈社会的活动

• 推动学术成果的社会应用

将国际学术会议引入中国内地举办是一项复杂而有意义的工作，需要坚持以下几个关键原则：

国际学术会议的核心竞争力在于学术实力。中国申办方必须展示在该领域的学术成就、研究力量和学科贡献，让国际学会相信，在中国举办会议将产生重要的学术价值。

申办工作需要从国际学术发展的高度出发，关注学科前沿和国际趋势，而非局限于本地利益。展示中国愿意为全球学术发展做出贡献的开放姿态。

成功申办需要学术界、政府部门、专业机构的密切配合。建立高效的协作机制，明确分工，共同推进。

申办国际学术会议不是一蹴而就的工作，需要提前数年规划和准备，还要向外事部门提前报备申请。即使首次申办未能成功，也应视为长期国际学术参与的一部分，积累经验，为下次申办打下基础。

持续发展和壮大中国学者在国际学会中的会员队伍，鼓励中国学者积极参与国际学会事务，争取更多的话语权和决策权。

找准中国举办国际学术会议的独特价值，如庞大的学术市场、快速的学科发展、丰富的资源投入或独特的研究视角等。

申办不是一次性工作，需要持续与国际学会理事会成员保持沟通和互动，加强日常的交往和关系维护，及时了解和响应各方关切，灵活调整申办策略。

保持高度的诚信和专业水准，确保所有承诺都能够兑现，所有安排都经过严谨计划。国际学术界看重的是长期信誉和专业能力。