随着高规格国际会议、政府大会、品牌展会活动的举办越来越频繁，管理正式代表之外的随行人员成为一个重要的服务内容。随行人员是指陪同参会代表一起参会、观展，但通常不享有与正式参会代表和VIP完全同等权利和待遇的人员。他们在会展活动中扮演着重要的辅助和支持角色。鉴于随行人员的管理对提升主办方服务能级十分重要，31大会易和展览云新增了随行人员管理的五大功能，让随行无忧，一起来了解吧~

什么是随行人员/为什么会有随行人员？

根据国家标准《会议分类和术语》，随行人员（accompanying person; accompany guest）又称为陪同人员，指的是陪同参会代表一起参会，但通常不享有与参会代表完全同等权利和待遇的人员。

政府大会和国际大会中的随行人员

在政府大会以及国际政府组织大会中，随正式参会者一起随行的人员通常指的是正式代表以外的支持性角色，主要分为以下几类:

1. 秘书和助理：随行人员负责协助正式代表处理日程安排、文件材料等事务性工作，为代表团的工作提供重要支持。

2. 翻译：为不谙当地语言的代表提供即时翻译服务，确保信息传递的顺畅。

3. 保安：保安人员负责代表团成员的人身安全，确保参会代表的安全。

4. 司机/后勤：后勤人员负责处理代表团的接待、住宿、餐饮等后勤事宜，为代表提供便利。

5. 新闻发言人：新闻发言人作为代表团对外的新闻联络人员，负责媒体沟通。

6. 顾问参谋：参谋人员提供专业建议和政策支持，协助代表做决策。

国际学术大会中的随行人员

在国际学术会议和国际协会会议之中，随行人员也称为陪同人员（accompany person或accompany guest），通常为正式参会代表的家属，包括配偶和子女。因为在国际学术大会中，西方有学术休假的传统，参加国际学术会议对学者来说，既是工作也是休假，参加国际学术交流的时候携带家属一起参会，可以将会议出差、家庭团聚和度假完美结合，充分利用时间。

会议期间，家属可以参加主办方专门为陪同人员安排的社交活动、一日游等活动，让陪同人员更好的体验会议举办地的城市文化。家属和子女作为随行人员，不参加正式大会，但是可以视情况参加大会主办方安排的相关欢迎晚宴、招待酒会，或给随行人员安排的专属活动（比如，晚宴、旅游和专属考察活动，称为guest programme或spouse programme），这些活动的注册费与正式代表不一样，需要单独的注册并付费。

展会中的随行人员

除了常见的高规格政府大会、国际会议之外。随着会和展的一体化，特别是展会期间有高规格的开闭幕式、行业高峰论坛、买家考察、VIP巡展等系列活动，因此随行人员也会在展览项活动中出现。我们本期新增的随行人员管理也同样适用于展览中VIP观众在观展、参会期间的随行人员管理。

随行人员与正式代表有什么不同？

虽然随行人员在会展项目，特别是会议中发挥着重要的角色，但他们与正式代表之间存在明显的区别：

1. 参与程度不同：随行人员不直接参与会议谈判和决策，而是在后台提供协助和服务，而正式代表拥有在会议上的发言权和表决权。

2. 注册和费用不同：随行人员的注册费常常比代表注册费低，并且需要与代表绑定注册，不能独立注册参会。

3. 会议席位和席卡不同：随行人员的会议席位和席卡上会注明角色，如“assistant”，在会场席位也常与代表分开。

4. 参加会议的资格不同：随行人员一般不参加正式代表的所有会议或闭门会议，不具备商务洽谈的资格。

5. 福利待遇不同：随行人员可能不享受代表的部分交通接送、商务娱乐等福利待遇。

（注：以上区别仅为示例，在不同活动类型中，视主办方的礼遇有所不同）

随行人员为什么需要单独管理？

由于随行人员与正式代表具有不同的需求和参会待遇，参会的权益和地位也不一样。此外，随行人员也不是独立的参会者，而是必须与某一位正式代表身份进行关联的参会人员，所以随行人员必须与主参会人绑定注册，不能单独注册。因此，对于大型政府大会、国际大会、国际学术会议的主办方来说，单独管理随行人员是必不可少的。在随行人员注册时，需要填写与之对应的代表的关系，并支付相应的特别的注册费用。

31大会易新增随行人员管理的五大功能

我们已经详细介绍了上述随行人员参会的特殊需求和场景，为了更好地满足大会主办方对不同场景下随行人员管理和服务的需求，31大会易在本次更新中新增了五大功能：

1. 个性化注册字段：主办方可单独为随行人员设置信息收集表单，当主参会人为其随行人员注册时可以填写与自己的关系，如助理、秘书、翻译、配偶、子女等角色，实现对随行人员个性化角色信息记录。

2. 折扣注册费：随行人员的活动权限和注册费与参会人可能有区别，主办方可以为随行人员设置不同等级的注册费用/票种类型，方便陪同人员费用的个性化管理。当随行人员有多类时，也支持设置相应的不用费用。

3. 绑定注册日程：主办方可以为随行人员单独设置允许随行人员可参与的同期活动、日程的范围，从而实现对随行人员角色、权限的管理。

4. 角色标识：参会人管理列表会自动记录随行人员的身份，方便主办方在会议席位和名牌上将注明随行人员的角色，使其在会场中容易被辨认和管理。

5. 灵活行程规划：随行人员可以根据需要灵活安排行程，不必全程跟随代表，提升参会体验。

对于主办方而言：新增的上述功能帮助主办方

l 对随行人员进行更高效的管理（解决随行人员注册管理一体化管理和识别）

l 管理随行人员个性化的需求服务（参会日程、活动类别等）

l 收取特别的费用（实现有差别的费用管理）

其他更新

除了随行人员管理的五大功能，31大会易还进行了其他多项更新，包括新增了港澳通行证号等个性化字段信息，进一步提升用户的注册体验。

随行人员的管理对于会议的顺利进行至关重要。通过31大会易新增的五大功能，大会和展览的主办方可以更好地管理随行人员，为参会代表及其随行人员提供优质的参会、观展、参展体验。赶紧用起来吧，让随行人员的管理变得更加高效、便捷，助力展会活动取得更大的成功！