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学术大会必备:31学术大会‘复杂日程管理模块’上线啦

2018/4/23 来源:原创 关键词:学术大会 学术日程 学术征文

今天,复杂日程管理模块上线啦!


许多31铁粉会发现,从去年开始,专注于各个行业数字会务解决方案的31会议已经开始涉足‘学术大会’领域。在相继发布了学术大会征文系统、MatchMaking管理系统后,学术会议中最重要的模块——复杂日程管理也在今天正式上线!

 


相信接触过学术会议的人都知道,学术会议中的日程管理工作相当困难。倒也不是需要管理者拥有多强的业务能力,而是一场动辄3-5天、20-30个会场、1000-1500名演讲嘉宾、1000到2000条随时面临变更日程内容的学术会议应该以何种方式呈现与管理?



以正在服务的‘第二十一届全国介入心脏病学论坛’为例,据负责该项目产品经理的不完全统计,本场学术大会的日程如果按照正常排布将长达4米......当然学术大会日程管理工作所面临的问题远不止这些。


通过与学术大会主办方深入浅出的交流探讨、结合历年来对学术会议的服务经验,我们发现许多主办在学术日程管理方面面临以下问题:


✖ 3到5天的会议,20到30个会场,日程如何安排?

✖ 1000到1500名演讲嘉宾,1000到2000条日程内容,怎么展示?

✖ 数千条日程安排如何确保不会冲突?

✖ 随时面临更改的会议日程,怎么有效修改?

✖ 数千嘉宾及数千论文如何一 一对应?

✖ 演讲嘉宾多论坛转换如何处理?

✖ 数千名嘉宾的日程落实跟进,怎么确定?

✖ 常会出现演讲嘉宾行程安排不当导致大会进程被打乱



31会议日程管理解决方案

31会议一键式多功能日程管理系统,针对以上痛点,不断完善现有会议日程管理系统,实现了集嘉宾和嘉宾库管理、嘉宾邀约、嘉宾行程管理、征文快速生成日程以及日程管理于一体,能够帮助会议筹备者轻松搞定数千名与会嘉宾的数千条日程管理。 


多样化的日程展示


31会议一键式多功能日程管理系统可以呈现两种展示效果,一种是按时间和会场为横纵轴的展示效果,另一种是按照单会场全议程的展示效果。


时间&会场 会议日程展示界面


可以看到日程中间一条红色的竖线,它代表现在大会已经进行的阶段,竖线前代表已经完成的日程,竖线后代表将要进行的日程,简单来说就是将时间固定,方便参会者实时了解到不同会场内的大会进展。


单会场全议程展示界面


上图是按照单会场全议程的展示效果,简单来说就是将大会场地固定,全面展示出此会场全天的日程安排,学术大会主办方可根据自身需要合理选择所需日程展现方式。



日程冲突系统自查


我们经常会收到学术大会主办方的抱怨:在日程安排结束后经常会发现有些时间段安排冲突,例如在同一时间同一会场内安排了两个讲题,或是同一讲题同一嘉宾却被分派至两个会场。修改工作可谓劳心费神,需要针对会场、时间与嘉宾身份一一核对,稍有不小心又会出现遗漏与重复。


而日程冲突自查功能的价值便体现于此:当日程安排出现冲突(会场冲突、讲题冲突、嘉宾时间冲突)时系统会自动提示并弹出红色叉子表示冲突,而当嘉宾在30分钟内在两个不同的会场均有演讲任务时,系统会弹出橘色警告标识,橘色警告标识是可以选择忽略的(存在会场距离较近情况),而红色的冲突标识必须需要主办方重新调整日程后再上传。有效避免了错误冲突的日程安排,也为主办方修改日程时节省了不少时间。


个性化的嘉宾邀约管理



常规状态下演讲嘉宾的日程确认需要邮件往复确认,但通过这个模块,主办方便可实现线上管理与邀约:预先为嘉宾设计好任务与日程通过邮件或短信发送,演讲嘉宾收到后点击链接进入个人中心,一一确认日程,选择接受或拒绝


日程确认界面



专家邀请函导出


完成确认后,主办方可以查看嘉宾所选择日程,例如发现嘉宾接受五条拒绝三条,可根据情况修改或取消日程。当完成确认后,系统可根据模板自动生成每个嘉宾自己的大会日程表,方便实时查看。


嘉宾行程管理


可以用于管理嘉宾的来程、返程以及住宿信息,可确定到达机场/车站信息,可向嘉宾发送行程通知以及实现行程确认状态。多数情况下同一个演讲嘉宾会被几个出资方资助参与活动,而这些出资方所负责的机票、酒店等权益也可在后台集中展现。



日程表可自动生成

区别于传统需要手动排的日程表,当你完成每个日程的录入后,系统可根据时间自动生成日程表采用的是所见即所得的一览模式,让日程安排更加清晰。当完成了日程编排后系统也可以自动生成word版本的日程主办方及演讲嘉宾可按照分类导出日程用于制作大会手册。


日程管理模块支持中英文双语版本(日程中英文版本、嘉宾姓名中英文版本),同时可在后台中为不同日程设置不同标题方便管理。


专家列表库

专家库可在学术会议管理后台中开启,开启后,当主办方在添加日程时,可将专家库的专家信息同步到会议中,解决了每场会议专家信息重复添加的问题。

 

以上就是本次 31学术大会复杂日程管理模块 的全部功能啦,所以如果您对以上内容感兴趣或想使用学术大会复杂日程管理模块来让你的工作更加轻松高效,猛戳下方按钮,我们将安排专业的客户成功经理与您联系。


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