展商数字化快速上手指南（活动主办方专用）

成功引导展商使用数字会展平台的实操指南与模板

欢迎使用31会议数字会展平台！

本指南旨在帮助活动主办方制定有效的展商数字化引导策略（帮助展商轻松参展，尽快掌握使用会展数字平台和展商中心），通过31会议一站式数字会展平台，实现"会，轻松、会，成功"的目标。从前期规划到后期跟进，每一个环节都有详细的操作步骤和实用建议。

✏️ 使用说明：主办方可复制有关本文件并根据您的展商需求进行定制

目录

1. 引导策略概述

2. 规划与时间轴

3. 平台支持服务

4. 可定制引导模板

1.引导策略概述

核心理念：有效的展商数字化引导不仅仅是技术培训，更是一套完整的营收增长策略。通过系统化的引导流程，可以显著提升展商满意度和平台使用效果，最终实现主办方与展商的双赢局面。

数据驱动的价值证明

会前互动的黄金机会根据行业数据分析，67%的商务社交和40%的潜客开发发生在活动开始前。这意味着展商如果能够充分利用平台的会前功能，将获得显著的营销优势。作为主办方，引导展商抓住这个黄金时间窗口，是提升整体活动价值的关键。

会后数据的隐藏价值
虽然仅有8%的潜客互动发生在活动结束后，但这部分往往是最具转化价值的精准线索。然而，实际情况是只有少数展商会主动下载和分析最终的潜客报告。这个数据缺口恰好说明了系统化引导和持续跟进服务的重要性。

成功引导带来的综合收益

对主办方的价值：

• 提升展商续约率15-25%

• 增加数字化增值服务销售

• 获得更丰富的活动数据洞察

• 建立差异化竞争优势

对展商的价值：

• 潜客获取量平均提升40%

• 展位投资回报率显著改善

• 品牌曝光度大幅增加

• 会后跟进效率显著提高

明确了引导策略的重要性后，接下来我们需要制定详细的实施计划。

2. 规划与时间轴

规划原则：成功的展商数字化引导需要充分的前期准备和精细的时间管控。通过数据回顾、团队协调和时间节点规划，确保引导工作有序推进，避免临时抱佛脚的被动局面。

第一阶段：数据回顾与策略制定（活动前8-12周）

数据分析工作坊

在开始新一轮的展商引导工作前，首先需要与内部团队举行数据回顾会议。这不仅是对过往经验的总结，更是制定精准引导策略的基础。

关键数据分析维度：

1. 赞助投资回报率分析

• 统计各类赞助项目的点击率、转化率

• 对比不同价位升级服务的实际效果

• 识别最受展商欢迎和效果最佳的数字化产品

2. 营销数据价值挖掘

• 商务连接数据：平均每个展商的连接数量

• 潜客评分分布：高价值潜客的获取情况

• 扫码互动数据：线上线下结合的效果评估

3. 参与度变化趋势

• 会议预约数量的年度对比

• 展商档案完整度的提升空间

• 平台活跃度的时间分布规律

4. 改进机会识别

• 平台开放时间是否需要调整

• 是否需要增加按需培训内容

• 帮助台服务是否需要优化

完成数据分析后，接下来需要将这些洞察转化为具体的行动计划。

💡 实操建议：建立"展商成功案例库"，向表现优异的展商发送个性化的祝贺信息，不仅能增强客户粘性，还能为其他展商树立榜样。

第二阶段：团队协调与时间节点确定（活动前6-8周）

跨部门协调会议

展商数字化引导涉及技术、营销、客服等多个部门，需要召开专门的协调会议，明确各部门职责和关键时间节点。

技术层面时间节点：

1. 平台访问权限管理

• 确定单点登录(SSO)的技术实现方案

• 设定展商账户激活的具体时间

• 规划展商与参会者的分层访问策略

2. 数据同步与集成

• 报名注册系统与平台的数据同步频率

• 展商信息更新的实时性保障

• 会后数据保留和访问权限的时间规划

3. 内容发布时序

• 操作指南和培训材料的制作完成时间

• 在线培训会议的技术测试安排

• 帮助台系统的开通和测试时间

营销推广时间节点：

1. 培训与指导安排

• 在线培训会议的具体日期和时间

• 展商服务手册的设计和印刷进度

• 操作视频的录制和后期制作计划

2. 内容发布计划

• 活动议程的正式发布时间

• 展会平面图的制作和发布安排

• 重要功能上线的宣传推广计划

3. 重要里程碑

• 展商报到和设置的关键日期

• 活动正式开始和结束时间

• 平台关闭和数据导出的最后期限

确定了时间节点后，我们需要为展商提供全方位的平台支持服务。

💡 实操建议：制作"展商数字化时间表"，以甘特图的形式清晰展示各个时间节点，发送给展商作为参考，避免错过重要节点。

3. 平台支持服务

服务理念：优质的平台支持服务是展商成功使用数字化工具的基础保障。通过多元化的支持方式和贴心的服务细节，让展商从"会用"到"用好"，最终实现"用出效果"。

指导手册：让复杂简单化

手册设计策略

传统的技术文档往往让人望而却步，我们需要将复杂的平台功能转化为简单易懂的操作指南。通过视觉化设计和步骤化说明，让每个展商都能快速上手。

手册内容模块化设计：

1. 快速入门版（适合时间紧张的展商）

• 5分钟快速设置展商档案

• 3步开启潜客获取功能

• 关键功能一目了然

2. 功能详解版（适合希望深度使用的展商）

• 展商服务中心完整导航

• 潜客开发的高级技巧

• 会议安排与客户关系管理

• 数据分析与价值挖掘方法

3. 营销增值版（适合有升级需求的展商）

• 数字化增值服务详细介绍

• 投资回报率计算方法

• 成功案例分享和效果对比

**在每个模块中，都要巧妙地植入您的增值产品和服务介绍，**帮助展商了解如何通过平台功能提升参展效果，同时为主办方创造额外营收机会。

完善的手册还需要包含：

• 常见问题快速解答

• 重要截止日期提醒

• 客服联系方式和服务时间

• 紧急情况处理流程

完成手册制作后，接下来需要通过在线培训将知识有效传递给展商。

💡 实操建议：将平台使用指南整合到《展商参展手册》中，确保数字化内容在所有官方材料中都有体现，形成统一的信息传达。

在线培训与视频：知识传递的最佳载体

培训内容体系化设计

单纯的功能演示往往效果有限，需要围绕展商的实际需求设计培训内容，让每个参训者都能找到与自己相关的价值点。

核心培训模块：

1. 潜客开发与商务社交

• 如何通过平台功能精准定位目标客户

• 商务社交的最佳时机和策略

• 线上互动转化线下会面的技巧

2. 品牌曝光与展位引流

• 档案页面的吸引力打造方法

• 多媒体内容的展示技巧

• 如何通过线上活动为线下展位导流

3. 会议管理与客户维护

• 高效的会议邀请和安排策略

• 客户信息的整理和标签管理

• 重要客户的跟进提醒设置

4. 数据分析与价值变现

• 平台数据的解读方法

• 如何通过数据优化参展策略

• 会后数据的持续价值挖掘

培训形式的选择策略：

预录制视频的优势：

• 内容经过精心制作，质量稳定

• 展商可以根据自己的时间安排学习

• 可以反复观看，加深理解

• 便于在平台上长期展示

直播培训的优势：

• 可以实时互动，解答具体问题

• 营造学习氛围，提升参与感

• 可以根据现场反馈调整内容重点

• 录制后可以作为回放资源

建立了培训体系后，还需要为展商提供便捷的服务入口。

💡 实操建议：针对展商团队中的不同角色（决策者、执行者、技术支持），分别邀请参加相应的专场培训，提高培训的针对性和效果。

展商服务中心：一站式服务入口

服务中心设计理念

展商服务中心不仅仅是一个功能页面，更是展商与主办方建立持续连接的重要桥梁。通过精心设计的界面和贴心的服务内容，让展商感受到专业和温度并存的服务体验。

核心功能区域设置：

1. 欢迎与指引区域

• 个性化的欢迎信息

• 新功能和重要通知的及时推送

• 快速入门指引和常用功能直达

2. 业务管理区域

• 展商基本信息和展位详情

• 展位相关物品和服务的在线订购

• 合同状态和付款信息查询

3. 营销升级区域

• 赞助项目和增值服务展示

• 数字化营销工具的介绍和购买

• 投资回报率计算和效果预估

4. 学习支持区域

• 操作视频和使用指南

• 在线培训回放和课件下载

• 最佳实践案例和成功经验分享

5. 潜客管理区域

• 潜客获取工具的订购和设置

• 实时潜客数据和分析报告

• 潜客跟进提醒和管理工具

6. 客服支持区域

• 在线客服和技术支持入口

• 常见问题自助查询

• 问题反馈和建议提交通道

通过服务中心提供了便利的自助服务后，还需要建立实时响应的支持体系。

💡 实操建议：在服务中心设置"展商成功指数"，根据档案完整度、互动活跃度、功能使用情况等维度给出评分，激励展商更好地使用平台功能。

实时支持：即时响应的服务保障

多渠道支持体系构建

数字化平台的使用过程中，展商难免会遇到各种问题。建立高效的实时支持体系，不仅能及时解决问题，更能提升展商对主办方专业能力的认知。

论坛社区运营策略：

1. 版块规划设计

• 【新手入门】：基础操作问题和经验分享

• 【功能讨论】：高级功能使用技巧交流

• 【问题反馈】：bug报告和改进建议

• 【成功案例】：优秀展商经验分享

• 【官方公告】：重要通知和更新信息

2. 内容管理原则

• 使用明确的标题格式区分问题类型

• 设置权限确保论坛仅对展商群体开放

• 建立积分奖励机制鼓励互助分享

• 定期整理高频问题形成知识库

专业帮助台服务：

1. 联系方式设置

• 提供专门的客服邮箱和电话

• 设置在线客服系统支持实时对话

• 明确不同问题类型的处理时效承诺

2. 服务时间管理

• 明确告知服务时间和节假日安排

• 活动期间提供7×24小时应急支持

• 会后设置专门的数据导出服务时间

3. 问题处理流程

• 建立问题分类和优先级管理体系

• 制定标准回复模板提高响应效率

• 设置问题跟踪机制确保及时解决

建立了完善的支持体系后，我们需要为展商提供可直接使用的引导模板。

💡 实操建议：

• 建立"常见问题回复库"，将高频问题和标准答案整理成文档，提高客服响应效率

• 设置会后数据导出专门服务期，并在该期间提供延长支持，确保展商顺利获取和使用会后数据

4. 可定制引导模板

模板价值：以下模板经过实战验证，可以直接复制使用并根据具体需求进行定制。通过标准化的内容框架，确保关键信息的有效传达，同时节省制作时间。

展商欢迎指南模板

展商成功指南

《xx展会数字会展平台》完全使用手册

亲爱的展商伙伴，欢迎您！

我们精心制作了这份详实的会展平台使用指南，旨在帮助您和您的团队充分发挥数字会展平台的强大功能，实现参展投资回报率的最大化。无论您是数字化新手还是经验丰富的参展商，这份指南都将为您提供实用的操作指导和策略建议。

使用数字会展平台的三大核心价值：

1. 全程潜客开发引擎数字会展平台是您在展前预热、展中互动、展后跟进全流程中进行精准潜客开发的核心工具。通过智能匹配和数据分析，帮您找到最有价值的商业机会。

2. 统一的商务社交中心平台汇聚了所有参会者的商务社交需求，是展商搜索、议程安排、商务约见的唯一入口。在这里，您可以提前锁定重要客户，合理安排展期时间。

3. 高效的品牌展示窗口通过丰富的多媒体展示功能和产品介绍模块，您的企业信息将24小时向所有参会者开放。优质的档案页面是吸引现场展位流量的重要磁石。

完成平台注册和初步了解后，接下来我们将为您详细介绍关键的时间节点。

重要时间节点一览表

请务必将以下日期加入您的工作日历：

明确了时间安排后，我们来看看具体的平台使用方法。

平台访问与账户设置指南

第一步：完成注册认证

在开始使用平台的所有功能之前，您需要完成以下注册流程：

1. 主账户注册

• 访问注册网址：[插入具体注册链接]

• 使用企业邮箱完成主账户注册

• 验证邮箱并设置安全密码

2. 团队成员添加

• 登录展商服务中心：[插入服务中心链接]

• 在"团队管理"模块添加参展团队成员

• 为不同成员设置相应的权限级别

3. 展位信息关联

• 确认展位号码和基本信息

• 上传营业执照和参展确认函

• 完善企业基本信息和联系方式

遇到问题时的快速解决方案：

• 注册相关问题：请发送邮件至 [customer-service@yourplatform.com]

• 登录技术问题：请发送邮件至 [tech-support@yourplatform.com]

• 紧急情况联系：请拨打客服热线 [400-XXX-XXXX]

第二步：常见问题自助查询

为了帮助您快速解决常见问题，我们准备了详细的FAQ页面：[插入FAQ链接]

涵盖内容包括：

• 账户注册和密码重置

• 档案信息修改和审核

• 功能使用疑问和技巧

• 增值服务购买和配置

完成账户设置后，接下来学习如何实现参展效果的最大化。

参展成功的八大黄金法则

要实现参展投资回报率的最大化，您需要掌握以下核心策略：

法则一：拥抱数字化展示技术

• 充分利用平台的多媒体展示功能

• 上传高质量的产品图片和企业视频

• 设置互动问答和在线演示环节

• 通过数据分析了解访客兴趣点

法则二：培养专业的数字化团队

• 为参展团队提供平台使用培训

• 指定专人负责线上咨询和客户互动

• 建立快速响应机制处理客户询问

• 制定统一的线上沟通话术和标准

法则三：打造吸引眼球的展位形象

• 线上档案与线下展位形象保持一致

• 在档案中明确标注展位位置和特色

• 设置展位导航和参观预约功能

• 准备线上线下结合的互动活动

法则四：抢占会前黄金互动期

• 活动开始前就主动联系潜在客户

• 通过平台功能筛选和定位目标客户群

• 发送个性化的会议邀请和产品介绍

• 建立客户兴趣度分级管理体系

法则五：积极参与平台社交活动

• 参加官方组织的线上研讨会和论坛

• 在相关话题讨论中展示专业见解

• 与同行业展商建立良好的合作关系

• 利用社交功能扩大品牌影响力

法则六：全方位宣传参展信息

• 在企业官网和社交媒体上宣传参展信息

• 邀请现有客户关注您的平台档案

• 制作参展预告和现场直播计划

• 设计吸引人的线上互动和抽奖活动

法则七：充分利用产品展示空间

• 在平台产品展示区详细介绍核心产品

• 上传产品使用视频和客户案例

• 设置产品询价和技术咨询通道

• 准备线下产品演示和体验安排

实施了这些策略后，您还需要掌握一些具体的执行技巧。

执行层面的关键行动：

✓ 数据驱动的决策制定

• 定期查看重要日期日历：[插入日历链接]

• 考虑投资平台赞助和增值服务

• 通过展位访问数据识别潜在热门客户

• 建立客户互动记录和跟进计划

✓ 积极的客户关系管理

• 在活动开始前主动接触目标客户

• 及时回复平台消息和会议邀请

• 建立客户档案和兴趣标签系统

• 制定会后客户跟进和维护计划

✓ 持续的效果监控优化

• 定期下载和分析潜客数据报告

• 跟踪不同营销活动的转化效果

• 根据数据反馈调整参展策略

• 为下次参展积累经验和改进建议

掌握了成功策略后，接下来了解如何打造高转化率的展商档案。

高转化率展商档案创建指南

档案优化的核心原则：站在参会者角度思考

您的展商档案页面是参会者了解企业的第一印象，也是决定是否进一步接触的关键因素。优秀的档案页面应该既能快速传达核心价值，又能激发深入了解的兴趣。

档案内容的八大必备要素：

1. 引人注目的企业描述

• 用3-5句话清晰描述企业核心业务

• 突出企业的独特优势和市场地位

• 包含关键数据和成就展示

• 使用参会者容易理解的语言表达

2. 专业统一的视觉形象

• 上传高清晰度的企业LOGO

• 选择体现企业文化的背景图片

• 保持视觉风格与企业官网一致

• 确保在不同设备上显示效果良好

3. 吸引人的多媒体内容

• 制作2-3分钟的企业介绍视频

• 上传产品演示和应用案例视频

• 准备客户见证和合作伙伴采访

• 设置视频封面图片和简要说明

4. 完整的联系信息矩阵

• 提供多种联系方式（电话、邮箱、微信等）

• 添加企业官网和社交媒体链接

• 标注主要联系人和职责分工

• 设置在线咨询和预约会议功能

5. 丰富的产品和服务展示

• 充分利用平台分配的展示配额

• 上传产品图片、规格参数和价格信息

• 提供产品手册、案例研究等下载资源

• 设置产品分类和搜索标签

6. 及时响应的互动功能

• 指定专人负责平台消息回复

• 设置自动回复和常见问题解答

• 建立会议邀请的快速响应机制

• 准备个性化的客户沟通模板

7. 全时段的宣传推广

• 在活动前期进行预热宣传

• 活动期间保持高频互动更新

• 会后及时跟进和感谢参与者

• 建立长期的客户关系维护计划

8. 数据化的效果跟踪

• 定期查看档案访问量和互动数据

• 分析不同内容的受欢迎程度

• 根据数据反馈优化档案内容

• 建立转化漏斗分析和改进机制

完善了档案内容后，还需要了解技术规格要求以确保最佳展示效果。

技术规格与升级服务说明

档案内容技术要求

为了确保您的展商档案在所有设备上都能完美展示，请按照以下技术规格准备相关素材：

图片素材规格：

• 企业LOGO：PNG格式，300×300像素，背景透明

• 背景图片：JPG格式，1920×1080像素，文件大小不超过2MB

• 产品图片：JPG格式，800×600像素，文件大小不超过1MB

• 轮播图片：JPG格式，1200×600像素，支持最多5张

视频素材规格：

• 视频格式：MP4格式，H.264编码

• 视频分辨率：1080P（1920×1080）

数字赞助和平台升级

包含关于平台赞助和数字服务的信息

首页广告 - ¥30,000（限4个）首页广告每次打开移动应用时都会旋转并全屏显示，在桌面端显示在右上角。 点击的潜客名单将在展后提供给赞助商。

会议赞助 - ¥12,000通过赞助教育会议推动展商档案和展位流量。标志和档案链接将出现在会议页面和官方议程中。 参会数据将在展后提供。

展商平台使用清单

展前平台清单

• 注册自己和团队

• 访问数字会展平台展商中心

• 更新公司档案页面

• 在档案页面添加物品、链接、产品和赠品

• 熟悉平台和展商资源

• 与参会者建立联系

• 发送会议请求并将潜客分配给团队成员

• 查看赞助机会

• 查看数字升级

• 购买潜客获取/检索工具

• 查看所有折扣截止日期

• 完成所有展前订单

展中平台清单

• 在仪表板查看指标以跟踪进度

• 管理和请求会议

• 扫描潜客并管理联系人

• 通过平台内容推动展位流量

• 回复聊天消息

展后平台清单

• 与参会者建立联系

• 跟进聊天消息

• 导出您的潜客和数据

• 查看会议录像

• 截取平台截图用于记录和规划

探索更多方式

将展商参与转化为营收增长

立即联系我们

31会议，中国领先的一站式数字会展平台，已为超过30万家机构用户提供服务，成功举办130余万场各类会议、活动与展览。