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0失误办好线上会议?你需要这份详细攻略

2020/5/21 来源:原创 关键词:线上会议 在线会议 线上活动 线下会议 会议组织 会议筹备 主办方

疫情加速了会议、活动的线上化进程。线上会议筹备周期短、成本低、传播性好、不受时间空间制约、能更完整地获取客户行为数据、形成营销闭环等优势,疫情之后更多企业、组织将线上作为一种常态选择。疫情发生后,31会议快速推出的在线会议、在线直播活动解决方案,帮助主办方实现从会前筹备、会中管理到会后数据营销于一体的全流程管理,为诸多政府、协会社团、企业提供了线上会议的技术、运营支持。

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大家对于在线交流的方式并不陌生,然而高效地组织一场线上会议,仍需要系统化的思考与落地执行,大多数主办方并不具备相关经验,如何筹备线上会议?如何保证线上会议流量和嘉宾参与度?31会议手把手教你6步搞定线上会议。

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1 技术准备:选择合适的平台

如雨后春笋般出现的各种在线会议平台,为线上会议的召开提供了强有力的技术保障。面对众多平台,有商用直播平台、社群分享直播平台、视频会议系统以及电商直播平台,主办方该如何选择?我们认为,主办方需综合考虑会议的内容、流程、规模、受众等因素做出选择,比如会议是简单的直播场景?还是线上+线下双线并行?是否需要所有参与者在线讨论?是否需要内容录播?是否需要同传字幕?综合考量选择合适平台。

2 组织准备:详细的活动计划

与线下会议的组织类似,主办方需要制定详细的计划,确定会议主题、召开时间、内容策划、宣传物料设计、报名流程设计、嘉宾邀请、宣传计划、直播间搭建、嘉宾软件培训等。在筹备线上会议时,要充分考虑到线上会议在组织形式、参与体验等方面与线下会议的差异。比如一场为期2-3天的线下会议搬到线上举办时,是否变为多次的、短时间的、持续性的系列线上研讨会效果更好?此外,主办方初次举办线上会议时需要重点关注直播间搭建、嘉宾软件培训等问题。

3 宣传预热:为会议带来更多的流量

如何让更多的目标受众了解会议信息并吸引他们参与?在宣传预热阶段,主办方需要搭建宣传矩阵、选择合适的宣传渠道、进行流量导入,以确保会议获得足够的关注。

(1)搭建会议宣传的全媒体矩阵,主办方可以考虑组建:会议微网站、小程序、电子海报、H5页面、电子邀请函、会议专题页、微信图文、官网等。

(2)选择合适的宣传渠道,如:EDM、短信、微信、朋友圈海报、社群推广、渠道码海报、媒体合作、SEO/SEM等。线上会议解决了跨时间、跨空间传递信息的问题,然而面对参会者希望通过会议实现“社交”的需求,表现的有些无力。主办方可以考虑建立微信群、LinkedIn组等会议虚拟社群,让参与者能够在会议结束后继续沟通、协作,以弥补线上会议的“社交”缺憾。

(3)流量导入,主办方可以通过激活历史数据、导入外部流量、邀请自带流量的“垂直网红”等多种方式,进一步扩大会议的影响力。

4 模拟预演:会议成功的必要保障

线上会议是基于软件、技术工具应用搭建的虚拟场景,会议的顺畅进行有赖于网络、系统、硬件设施的稳定性。会前,组织演讲嘉宾、会议主持人及相关工作人进行预演、熟悉线上会议软硬件环境是非常必要的。此外,保证参与者从获取会议信息、报名参与、接收会前提醒、准确进入会议“现场”到会后调研的全流程能够顺畅、有序进行。

5 会议当天:0容错的临门一脚

测试、测试、再测试!会议当天提前进行主持人、嘉宾、观众等多角色的测试,确保手机端、电脑端、相关设备、网络环境没有故障,再次确认导演组、氛围组、答疑组等所有工作人员任务,保证嘉宾准时上线直播,参会者准时、无障碍的参与会议。

6 应急预案:从容应对突发状况的PLAN B

和所有线下会议一样,线上会议也需要应急预案,如果在最后时刻某位演讲嘉宾突然取消演讲该怎么办?会议进行中突然平台出现故障如何应对?嘉宾掉线、观众掉线如何尽快解决? 做好最充分的准备,以确保发生任何状况都能从容应对。


组织一场成功的线上会议,需要系统化的思考、计划与实施。数字化能力是组织未来必备的重要能力之一。努力提升你所在组织的数字化能力,从组织一场线上会议开始吧!31线上活动解决方案、智慧现场解决方案、智能防疫解决方案,为“线上+线下”会议活动全面保驾护航!

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