与一般的商业会议活动相比，学术会议在运营管理方面具备极强的专业属性。例如演讲嘉宾任务分配与通知需要专人对接，工作量很大；学术大会拥有海量日程，演讲嘉宾与会场随时面临更改调整；一些需要探讨的学科内容，在大会开始前，会要专家与学者‘提交征文’进行审核......一些在其他商业中从未提及的概念与需求在学术大会中却成为了不可或缺。所以如果想要实现学术大会数字化管理，我们需要立足于会议场景，为其提供更加专业更加细化的‘学术会解决方案’。

学术会是31会议重要的客户场景之一，对于学术会的数字化运营也拥有丰富的经验，上线的“学术会数智化专题”研讨会第六期，主要讲述在学术会筹备过程中，如何利用数字化产品进行高效管理，提升办会效率，从学术会各相关方的痛点出发立足于相关方的核心诉求，解析了如何在复杂的会议场景中实现演讲嘉宾、日程、报名注册的管理。同时深度解析31会议中台如何为数字会议赋能。

本期的演讲嘉宾是31会议副总裁洪布坤先生，他分享的议题为学术会议数字化解决方案深度解析，下面将对他的分享内容做部分回顾。

什么是学术会议？

学术会是一种以促进科学发展、学术交流、课题研究等学术性话题为主题的会议。

大型学术会现象：

• 征文多 、 评审任务分发困难 、 消息通知多

• 注册流程多分支

• 注册完成后希望修改信息

• 现场缴费排长队

• 申请多张发票 ， 合并开票

学术会议管理面临的挑战

• 筹备时间长，周期性明显 ， 工作任务多

学术会议一般在半年到数年不等，呈现周期性，工作量大，工作任务重

• 征文数量多 ， 对评审及时性严谨性要求高

大型学术会议征文数量大，对于评审的及时性、规范性、严谨性要求高，对在线评审的需求也愈加明显

• 嘉宾类型多样，国际化程度高，注册支付流程复杂

VIP、会员、演讲嘉宾、展商、观众等群体多样，权限不同，注册流程各异

• 日程多，会场多，管理难度大

演讲嘉宾从几十人到数千人不等，会场从几个到上百个，日程管理相当复杂，管理耗时耗力

• 大会数据， 对准确性要求高

会员数据、注册数据、征文数据、接待数据、签到数据、学分统计等数据类型多，准确性要求高

学术会议主办方核心诉求

• 便捷信息采集

• 效率管理工具

• 现场管理智能化

• 数据价值拓展

迫切需要： 融合注册 、 日程 、 征文 、 评审 、 现场管理的一站式全场景数字化解决方案

会前：大会展示 、 邀约、报名注册的数字化

• 大会展示：中英文网站、微站发布

• 注册邀约流程数字化：支持多角色多日程及商品的选择

• 系统邮件模板：发言嘉宾学术确认信、学术任务

会前数字化： 征文管理

• 支持个性化的在线审稿配置

• 支持征文消息提醒及模板自定义设置

会前、会中：日程管理

• 实现日程策划 、组织 、实施的智能联动

• 支持手机端查询、关注日程、系统自动提醒

• 支持独立审核

会中 ： 现场 管理数字化

• 报名注册服务

• 现场签到服务

• 智能证件
  

• 智能通知系统

• 电子壁报管理

• 幻灯片管理

• 直播系统

• 会场权限管理
  

会后：数据统计分析

• 论文提交统计
  

• 各主、分会场进场情况

• 短信/邮件通信报告

• 各级别人数统计

移动应用支持： 微信 、 小程序 、 微站 、 APP

学术会议数字化带来的价值：

• 解决核心问题

• 提高运营效率

• 增强参会体验

案例分享

亚洲心脏病学会年会

以上内容为re:EVENT2020线上研讨会中31会议副总裁洪布坤关于《学术会议数字化解决方案解析》议题的部分内容展示，如果想要获取更多议题内容点击下方按钮参与直播回看。