《31年会数字化白皮书》（一）|如何数字化完成会前高效筹备？

年会（annual meeting、convention、session），就是每年围绕企业和组织为总结一年的运营情况、鼓励团队士气、展望美好未来而策划实施的一种集会形式。其类型有答谢客户/用户、员工总结、公司/组织总结、公司/组织联谊、年终奖励、聚餐、文艺会演等。

无论哪种年会，都面临着以下难题：如何办场让老板、员工、客户都满意的年会？如何让年会全流程顺畅，体验好？如何让年会各环节更有创意？如何营造热烈的现场气氛？

数字化年会管理解决方案，运用互联网、物联网等技术，实现年会的一站式全流程数字化运营，全面解决以上问题。

会前阶段，可以向会务管理者提供活动展示、注册报名、推广活动和数据管理的数字化管理工具。可以通过年会微站、电子邀约函或者电子海报进行传播邀约，并引导报名与分享。会议报名注册期间的注册成功通知、酒店预订成功通知、会前提醒通知等可自动发送。推广方式采用数字化渠道跟踪管理技术，管理并跟踪每个渠道的浏览量和注册情况。

年会电子邀约函& 电子海报

年会即将举办之前，需要向员工、宾客发送邀请，传统的邮件、纸质邀请卡无法引起注意，支持多样设计与特效的电子邀请函/电子海报，可基于微信进行传播，有效、方便。

 一、年会电子邀约函

（一）参考样式

（二）常用功能

l   年会主题展示；

l   年会时间、地点、日程安排和节目单；

l   各位同事信息在线实时提交；

l   地图导航。

（三）较传统方式的优势

和传统的纸质邀请函相比，电子邀请函有以下几大优势：

l   发送方便，可通过短信、邮件或者微信群发、转发，发给各个同事、嘉宾；

l   制作便捷，现成的动态模板以及动态效果，套入年会的主题设计即可完成；

l   在线信息收集，参会员工、嘉宾通过邀请函链接实时提交的自己参会信息，年会会务组可根据参会人员的数量安排相关采购事宜，减少浪费；

l   内容丰富，邀请函里的内容展示无限制，可放入年会的主题、时间地点、节目单等等；

l   传播速度快，而且低碳环保。无纸化邀请函，环保且可以永久保存留念；

l   提前预热年会气氛，炫酷的动态效果，配上欢快动听的音乐，每位员工打开邀请函即可带入年会氛围中。

（四）案例展示

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一、电子海报

（一）推荐样式

（二）常用功能

l   年会信息展示(主题元素、时间、地点、年会内容)；

l   二维码放置年会日程流程、报名连接、公司信息推广，或者年会微站二维码；

l   海报收集推广数据。

（三）较传统方式的优势

l   推广范围更广，不受时间和地域限制，网络连接的地方都可以推广；

l   将印刷成本，海报分发推广成本降低为0；

l   H5海报的推广通过网络，不消耗纸质资源；

l   海报的推广数据以及浏览数据可实时查看。

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年会节目单制作（微站）

年会节目单是年会参与者重点关注点之一。传统做法是印刷纸质节目单，往往因节目内容变数较大可能与实际有所不同，晚会结束后亦是随手就扔。基于微站制作的节目单绿色环保，可随时更改信息内容，其二级菜单可展示节目更多的介绍，查看与传播十分便捷。

一、推荐样式

一、常用功能

l   年会主题展示；

l   节目内容介绍。

 二、较传统方式优势

l   发送方便，可通过微信群发、转发至员工与嘉宾；

l   制作便捷，选好导航模板，套入年会的主题设计即可完成；

l   传播速度快，而且低碳环保。无纸化邀请函，环保且可以永久保存留念。

 三、案例展示

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